Surat melalui dan salinan merupakan dokumen penting dalam urusan rasmi antara individu atau organisasi. Contohnya, surat rasmi yang digunakan oleh syarikat untuk menghantar maklumat kepada pelanggan memerlukan salinan bagi rekod. Di samping itu, institusi pendidikan sering menggunakan surat melalui untuk berkomunikasi dengan pelajar mereka tentang keputusan peperiksaan. Pejabat kerajaan juga memerlukan surat ini untuk menyampaikan arahan kepada jabatan lain, manakala pengurus projek menggunakan surat melalui untuk memastikan semua pihak terlibat berada pada halaman yang sama. Dengan adanya contoh surat melalui dan salinan, proses penyampaian maklumat menjadi lebih teratur dan efisien.
Struktur Terbaik untuk Contoh Surat Melalui dan Salinan
Surat melalui dan salinan adalah salah satu cara formal untuk menyampaikan maklumat kepada pihak tertentu atau untuk mengenakan tindakan lanjut. Dalam penulisan surat, ada beberapa elemen penting yang perlu kita ikuti untuk memastikan surat itu jelas dan berkesan. Mari kita lihat struktur terbaik untuk surat ini.
1. Tajuk Surat
Tajuk surat sangat penting kerana ia memberi pembaca idea tentang kandungan surat tersebut. Tajuk ini biasanya ditulis di bahagian atas surat.
2. Alamat Pengirim
Dalam surat, alamat pengirim biasanya diletakkan di sudut kiri atas. Alamat ini termasuk:
- Nama lengkap pengirim
- Alamat penuh (jalan, bandar, poskod)
- Emel (jika perlu)
- No. telefon (opsional)
3. Tarikh
Setelah alamat pengirim, tulis tarikh surat ditulis. Ini membantu penerima mengetahui bila surat tersebut dihantar.
4. Alamat Penerima
Sama seperti alamat pengirim, alamat penerima juga penting. Ia ditulis di sebelah kanan surat dengan format berikut:
- Nama penerima
- Jawatan atau gelaran
- Nama organisasi (jika ada)
- Alamat lengkap
5. Salam Pembuka
Gunakan salam yang sesuai sebelum memulakan isi surat. Contoh salam:
- Yang Berhormat,
- Tuan/Puan,
- Kepada pihak yang bertanggungjawab,
6. Isi Surat
Ini adalah bahagian paling penting. Pastikan anda menggunakan bahasa yang jelas dan mudah difahami. Struktur isi surat boleh dibahagikan kepada beberapa perenggan:
- Perenggan pertama: Perkenalan dan tujuan surat.
- Perenggan kedua: Maklumat lanjut atau penjelasan.
- Perenggan ketiga: Panggilan untuk bertindak atau meminta jawapan.
7. Penutup
Bagi menamatkan surat, gunakan penutup yang sesuai. Contoh penutup yang boleh digunakan:
- Terima kasih di atas perhatian Tuan/Puan.
- Semoga jawapan Tuan/Puan dapat memberi kepastian.
8. Tandatangan
Selepas penutup, tinggalkan ruang untuk tandatangan anda. Jika surat itu ditulis secara digital, hanya masukkan nama penuh anda di bawah tanda tangan.
9. Lampiran dan Salinan
Jika ada dokumen atau maklumat tambahan yang ingin disertakan, anda boleh menyatakan di akhir surat. Senaraikan lampiran dan salinan kepada orang lain jika perlu.
| Maklumat | Contoh |
|---|---|
| Lampiran | 1. Salinan laporan |
| Salinan kepada | A. Ahmad, B. Ali |
Dengan mengikuti struktur di atas, surat anda pasti akan lebih teratur dan mudah difahami. Setiap bahagian surat mempunyai tujuan dan peranan tertentu, jadi jangan abaikan mana-mana elemen yang penting. Pastikan juga anda semak ejaan dan tata bahasa sebelum menghantar surat agar ia kelihatan lebih profesional.
Contoh Surat Melalui dan Salinan
Berikut adalah 10 contoh surat melalui dan salinan dalam bahasa Malaysia untuk berbagai tujuan. Setiap contoh mempunyai konteks dan nada komunikasi yang sesuai dengan tujuannya.
1. Surat Permohonan Kerja
Kepada,
Pengurus Sumber Manusia,
Syarikat ABC Sdn Bhd,
Jalan Kemajuan,
Kuala Lumpur.
Tarikh: 1 Januari 2024
Per: Permohonan Untuk Jawatan Eksekutif Pemasaran.
Dengan segala hormatnya, saya ingin memohon jawatan sebagai Eksekutif Pemasaran di syarikat tuan. Nama saya ialah Ahmad bin Abdullah dan saya mempunyai pengalaman lebih lima tahun dalam bidang pemasaran. Saya percaya pengalaman saya dalam merancang dan melaksanakan kempen pemasaran yang berjaya akan memberi sumbangan positif kepada syarikat.
Saya terlampirkan resume saya untuk rujukan tuan. Saya amat berharap dapat dipanggil untuk sesi temuduga bagi membincangkan bagaimana saya boleh menyumbang kepada kejayaan syarikat tuan.
Terima kasih atas perhatian tuan. Saya menanti maklum balas positif daripada pihak tuan.
Yang benar,
Ahmad bin Abdullah
2. Surat Permohonan Menjalankan Majlis
Kepada,
Ketua Kampung,
Kampung Sejahtera,
Perak.
Tarikh: 5 Februari 2024
Per: Permohonan Menjalankan Majlis Gotong-Royong.
Dengan segala hormatnya, saya, Zainab binti Ahmad, selaku Pengerusi Persatuan Penduduk Kampung Sejahtera ingin memohon kebenaran untuk mengadakan majlis gotong-royong membersihkan kawasan kampung pada 20 Februari 2024, bermula dari jam 8 pagi hingga 12 tengah hari.
Majlis ini bertujuan untuk menggalakkan semangat kerjasama dalam kalangan penduduk sekaligus menjaga kebersihan dan keindahan kampung kita. Semua penduduk dijemput untuk menyertai dalam menjayakan program ini.
Kerjasama daripada pihak tuan amatlah dihargai. Sekian, terima kasih.
Yang benar,
Zainab binti Ahmad
Pengerusi Persatuan Penduduk
3. Surat Mohon Cuti
Kepada,
Pengurus Operasi,
Syarikat XYZ Sdn Bhd,
Jalan Utama,
Kuala Lumpur.
Tarikh: 10 Mac 2024
Per: Permohonan Cuti Rehat.
Dengan yang tersebut di atas, saya, Farid bin Ahmad, ingin membuat permohonan untuk cuti rehat selama tiga hari, dari 15 hingga 17 Mac 2024. Permohonan ini dibuat atas sebab urusan peribadi yang tidak dapat dielakkan.
Saya akan memastikan semua tugas yang perlu diselesaikan akan diuruskan sebelum hari cuti, dan akan menggantikan tugasan saya kepada rakan sekerja bagi memastikan kelancaran operasi syarikat. Saya akan kembali bertugas seperti biasa pada 18 Mac 2024.
Segala kerjasama daripada pihak tuan amat saya hargai. Terima kasih.
Yang benar,
Farid bin Ahmad
4. Surat Pengesahan Pendaftaran Pelajar
Kepada,
Pengetua,
Sekolah Menengah Terbilang,
Selangor.
Tarikh: 20 April 2024
Per: Pengesahan Pendaftaran Pelajar.
Dengan segala hormatnya, saya, Munirah binti Nasir, ingin mengesahkan pendaftaran anak saya, Amirul bin Munirah, di Sekolah Menengah Terbilang bagi sesi pembelajaran 2024. Kami telah menyelesaikan semua proses pendaftaran serta pembayaran yang diperlukan.
Amirul adalah pelajar yang sangat bersemangat untuk belajar dan saya yakin dia akan memberikan yang terbaik di sekolah. Mohon tuan dapat memberikan segala maklumat lanjut mengenai orientasi pelajar baru yang dijadualkan dan keperluan lain.
Terima kasih atas perhatian tuan.
Yang benar,
Munirah binti Nasir
5. Surat Tawaran Kerja
Kepada,
Siti Aisyah binti Ahmad,
Jalan Bunga Raya,
Melaka.
Tarikh: 25 Mei 2024
Per: Tawaran Jawatan Sebagai Pembantu Peribadi.
Dengan segala hormatnya, kami ingin menawarkan jawatan Pembantu Peribadi di syarikat kami, Syarikat Melaka Jaya Sdn Bhd. Selepas pertimbangan yang teliti terhadap kebolehan dan pengalaman Siti, kami yakin bahawa Siti akan memberikan sumbangan yang berharga kepada pasukan kami.
Pihak kami menawarkan gaji bulanan sebanyak RM2,500 serta faedah lain seperti insuran kesihatan dan cuti tahunan. Sila sahkan penerimaan tawaran ini sebelum 1 Jun 2024 agar kami dapat memproses dokumen berkaitan.
Selamat datang ke dalam pasukan kami dan kami menanti kehadiran Siti dengan penuh harapan.
Yang benar,
Yusuf bin Ibrahim
Pengurus HR
6. Surat Pembatalan Tempahan
Kepada,
Pengurus Hotel Indah,
Jalan Melati,
Kuala Lumpur.
Tarikh: 30 Jun 2024
Per: Pembatalan Tempahan Bilik.
Dengan segala hormatnya, saya, Nurul binti Azman, ingin memohon pembatalan tempahan bilik yang telah dibuat pada 5 hingga 7 Julai 2024 di Hotel Indah. Keputusan ini terpaksa dibuat atas sebab masalah peribadi yang tidak dapat dielakkan.
Saya menyedari bahawa terdapat bayaran yang dikenakan bagi pembatalan ini. Mohon tuan memberikan pengesahan sekiranya pembatalan berjaya diproses. Terima kasih di atas layanan yang baik selama ini.
Yang benar,
Nurul binti Azman
7. Surat Ucapan Terima Kasih
Kepada,
Bapa Mertua,
Jalan Damai,
Johor Bahru.
Tarikh: 15 Julai 2024
Per: Ucapan Terima Kasih di Atas Hadiah.
Dengan segala hormatnya, saya ingin mengucapkan terima kasih kepada bapa mertua di atas hadiah yang sangat bermakna sempena ulang tahun perkahwinan kami. Hadiah itu amat dihargai dan akan sentiasa diingati.
Kehadiran bapa pada majlis tersebut juga sangat bermakna bagi kami sekeluarga. Kami berharap dapat memenuhi undangan ke rumah bapa pada hari tertentu. Terima kasih sekali lagi!
Yang benar,
Azhar bin Ibrahim
8. Surat Penangguhan Pembayaran
Kepada,
Pengurus Kewangan,
Syarikat XYZ Group,
Jalan Wang,
Petaling Jaya.
Tarikh: 1 Ogos 2024
Per: Permohonan Penangguhan Pembayaran Bil.
Dengan segala hormatnya, saya, Mohd Firdaus bin Ahmad, ingin memohon penangguhan pembayaran bil untuk invois No. 1234 yang sepatutnya dibayar pada 10 Ogos 2024.
Permohonan ini dilakukan kerana masalah kewangan yang tidak dijangka. Saya berharap pihak tuan dapat memberikan penangguhan selama sebulan, dan akan memastikan pembayaran dilakukan pada 10 September 2024.
Keprihatinan dan kerjasama pihak tuan dalam hal ini sangat saya hargai. Terima kasih.
Yang benar,
Mohd Firdaus bin Ahmad
9. Surat Laporan Penyertaan Aktiviti
Kepada,
Pengerusi Kelab Sukan,
Universiti ABC,
Johor.
Tarikh: 12 September 2024
Per: Laporan Penyertaan Aktiviti Hari Sukan Universiti.
Dengan segala hormatnya, saya ingin melaporkan tentang penyertaan kelab kami dalam Hari Sukan Universiti yang berlangsung pada 10 September 2024. Kelab kami, Kelab Sukan Tenis, telah menyertai pertandingan tenis dan menggondol tempat kedua.
Sebagai wakil kelab, saya ingin mengucapkan terima kasih kepada pihak pengurusan kelab atas sokongan yang diberikan. Kami berharap dapat meneruskan aktiviti ini dan meningkat prestasi di masa depan.
Sekian laporan ini, terima kasih atas perhatian.
Yang benar,
Rafiq bin Omar
Setiausaha Kelab Sukan Tenis
10. Surat Permintaan Kemas Kini CTOS
Kepada,
Pengurus CTOS Data Systems Sdn Bhd,
Kuala Lumpur.
Tarikh: 20 Oktober 2024
Per: Permohonan Kemas Kini Maklumat Data Peribadi.
Dengan segala hormatnya, saya ingin memohon agar pihak tuan dapat mengemas kini maklumat peribadi saya yang terdapat dalam sistem CTOS. Saya mendapati bahawa terdapat beberapa kesilapan yang perlu diperbetulkan.
Maklumat yang perlu dikemas kini adalah alamat dan nombor telefon saya. Saya telah melampirkan bukti pengenalan dan dokumen berkaitan untuk rujukan pihak tuan. Mohon agar kemas kini ini dibuat secepat mungkin.
Terima kasih di atas kerjasama yang diberikan.
Yang benar,
Nazri bin Ahmad
Sekian saja perkongsian kali ini mengenai contoh surat melalui dan salinan. Semoga info yang kita bincangkan ini bermanfaat dan membantu anda dalam penulisan surat. Jangan segan-segan untuk kembali lagi di lain waktu, kerana kita akan terus explore pelbagai topik menarik yang lain. Terima kasih kerana sudi membaca, dan sampai jumpa lagi! Ambil care!