Surat peringatan adalah dokumen rasmi yang digunakan oleh majikan untuk memberi amaran kepada pekerja mengenai pelanggaran disiplin atau prestasi kerja yang tidak memuaskan. Dalam konteks ini, struktur surat peringatan biasanya merangkumi rincian masalah yang dihadapi, langkah-langkah pembetulan yang diperlukan, dan tempoh masa untuk pembetulan tersebut. Contoh surat warning letter yang baik mengandungi maklumat jelas dan spesifik agar penerima memahami isu yang dibangkitkan. Penggunaan bahasa yang formal dan profesional dalam surat ini adalah penting untuk menjaga reputasi syarikat. Oleh itu, memahami cara menyusun contoh surat warning letter dengan betul adalah langkah penting dalam pengurusan sumber manusia.
Struktur Terbaik untuk Contoh Surat Amaran
Surat amaran adalah satu dokumen yang penting dalam dunia pekerjaan. Ia digunakan untuk memberi amaran kepada pekerja tentang tingkah laku mereka yang tidak memuaskan. Jadi, adalah penting untuk tahu bagaimana cara menulis surat amaran yang berkesan. Mari kita lihat struktur terbaik untuk surat amaran ini.
1. Tajuk Surat
Tajuk surat harus jelas dan padat. Anda boleh menggunakan format berikut:
| Format | Keterangan |
|---|---|
| Surat Amaran | Nyatakan bahawa ini adalah surat amaran kepada penerima. |
2. Alamat Penerima
Di bahagian ini, anda perlu menyertakan nama penuh dan alamat pekerja yang menerima surat. Ini penting untuk memastikan tiada kekeliruan tentang siapa yang dimaksudkan.
3. Tarikh
Letakkan tarikh bila surat ini ditulis. Tarikh ini penting untuk rekod dan sebagai rujukan masa di kemudian hari.
4. Salutation
Gunakan sapaan yang formal, contoh “Kepada: [Nama Pekerja]”. Ini menunjukkan penghormatan kepada penerima.
5. Pengenalan
Pengenalan surat perlu ringkas dan jelas. Anda boleh mulakan dengan:
- Nyatakan tujuan surat tersebut, contohnya: “Surat ini dikeluarkan untuk memberi notis tentang masalah tingkah laku.”
6. Isi Surat
Ini adalah bahagian paling penting. Anda perlu menyenaraikan semua isu yang menyebabkan surat amaran diterbitkan. Pastikan ia jelas dan terperinci:
- Jelaskan perkara yang dianggap tidak memuaskan.
- Sertakan tarikh dan situasi di mana masalah tersebut berlaku.
- Nyatakan sebarang perbincangan atau tindakan sebelum ini.
7. Tindakan yang Dikehendaki
Beritahu penerima tentang tindakan yang perlu diambil selanjutnya. Contoh mungkin termasuk:
- Kami memerlukan anda untuk menghadiri sesi kaunseling.
- Perbaiki tingkah laku dalam tempoh yang ditetapkan.
8. Penutup
Boleh tutup surat dengan menyampaikan harapan untuk penambahbaikan. Anda juga boleh menyatakan bahawa surat ini akan disimpan dalam fail mereka untuk rujukan akan datang.
9. Tandatangan dan Nama Penghantar
Pastikan anda menandatangani surat tersebut dan sertakan nama dan jawatan anda. Ini menunjukkan keaslian dan tanggungjawab terhadap surat tersebut.
Cara Format Surat
Berikut adalah contoh format surat amaran:
| Bahagian | Contoh |
|---|---|
| Tajuk | Surat Amaran |
| Alamat Penerima | Nama Pekerja, Alamat Pekerja |
| Tarikh | [Tarikh] |
| Salutation | Kepada: [Nama Pekerja] |
| Pengenalan | Surat ini dikeluarkan untuk memberi notis tentang masalah tingkah laku. |
| Isi Surat | Menerangkan isu yang dihadapi. |
| Tindakan yang Dikehendaki | Nyatakan langkah penambahbaikan yang diperlukan. |
| Penutup | Kami berharap untuk melihat perubahan yang positif. |
| Tandatangan | [Tandatangan] Nama Penghantar |
Dengan mengikuti struktur di atas, anda boleh menulis surat amaran yang berkesan dan terang. Pastikan anda bersikap adil dan beretika semasa menulis surat ini. Selamat mencuba!
Contoh Surat Amaran
Berikut adalah contoh surat amaran untuk pelbagai sebab yang boleh digunakan untuk tujuan pengurusan pekerja atau situasi lain yang berkaitan.
1. Surat Amaran kerana Kehadiran Tidak Menentu
Tarikh: [Tarikh]
Kepada: [Nama Pekerja]
Jawatan: [Jawatan Pekerja]
Dengan hormat,
Surat ini dikeluarkan bagi tujuan amaran berkenaan kehadiran anda yang tidak menentu di tempat kerja. Setelah meneliti rekod kehadiran anda, didapati terdapat banyak ketidakhadiran tanpa notis dan alasan yang munasabah. Ketidakhadiran ini telah menjejaskan produktiviti dan operasi jabatan.
Adalah penting bagi anda untuk memahami bahawa setiap ahli pasukan memainkan peranan yang signifikan dalam kejayaan organisasi kita. Kami menghargai sumbangan anda, tetapi kehadiran yang konsisten dan boleh diharap adalah amat penting. Anda digalakkan untuk menghubungi pengurus penyelia jika menghadapi sebarang masalah peribadi yang mungkin menjejaskan kehadiran anda.
Oleh demikian, kami ingin memberi amaran agar anda memperbaiki kehadiran anda dalam masa terdekat. Jika tiada perubahan yang positif, tindakan lanjut mungkin diambil. Kami berharap anda dapat menjalankan tugas dengan lebih bertanggungjawab dan komited.
Jika anda mempunyai sebarang pertanyaan berkenaan surat ini, sila hubungi kami secepat mungkin. Terima kasih atas perhatian anda.
Yang benar,
[Nama Pengirim]
[Jawatan Pengirim]
2. Surat Amaran kerana Prestasi Kerja Tidak Memuaskan
Tarikh: [Tarikh]
Kepada: [Nama Pekerja]
Jawatan: [Jawatan Pekerja]
Dengan hormat,
Surat ini bertujuan untuk memberi amaran berkenaan prestasi kerja anda yang tidak memuaskan. Setelah menilai hasil kerja dan memberi maklum balas dalam beberapa mesyuarat, kami mendapati terdapat penurunan yang signifikan dalam kualiti kerja anda.
Prestasi kerja yang baik adalah asas kejayaan kumpulan dan organisasi. Ketidakmampuan untuk memenuhi standard yang ditetapkan boleh menjejaskan keseluruhan lengkung prestasi pasukan. Kami memohon agar anda mengambil serius tindakan ini dan berusaha untuk memperbaiki prestasi dalam masa sebulan akan datang.
Untuk membantu anda, kami mencadangkan beberapa sesi bimbingan dan sokongan daripada penyelia anda. Adalah diharapkan, semua tindakan yang diambil membolehkan anda mencapai potensi penuh anda. Kami percaya bahawa dengan usaha dan komitmen, anda boleh memperbaiki prestasi kerja anda.
Jika situasi ini berterusan tanpa sebarang usaha untuk membaiki, tindakan disiplin yang lebih serius mungkin akan dilaksanakan. Kami percaya anda akan mengambil langkah yang positif. Terima kasih atas perhatian anda.
Yang benar,
[Nama Pengirim]
[Jawatan Pengirim]
3. Surat Amaran kerana Tingkah Laku Tidak Profesional
Tarikh: [Tarikh]
Kepada: [Nama Pekerja]
Jawatan: [Jawatan Pekerja]
Dengan hormat,
Surat ini dikeluarkan sebagai amaran rasmi berkenaan tingkah laku anda yang tidak profesional sewaktu di pejabat. Kami telah menerima maklum balas daripada rakan sekerja anda mengenai beberapa insiden yang menunjukkan kurangnya etika profesional dalam interaksi anda.
Tingkah laku yang tidak adil dan tidak menghormati rakan sekerja akan memberi impak negatif kepada dinamik pasukan. Kami ingin menekankan bahawa setiap pekerja perlu mematuhi nilai-nilai yang ditetapkan oleh syarikat dalam menjalankan tugas harian. Oleh itu, kami memohon agar anda memberi perhatian kepada tingkah laku anda dan segera membaikinya.
Bagi mengatasi isu ini, kami cadangkan anda menghadiri sesi latihan mengenai etika di tempat kerja pada bulan hadapan. Ketiadaan perubahan yang ketara dalam tingkah laku mungkin mengakibatkan tindakan disiplin yang lebih serius.
Kami berharap anda dapat memberdayakan diri dan menunjukkan sikap yang lebih profesional pada masa akan datang. Terima kasih atas kerjasama anda dalam hal ini.
Yang benar,
[Nama Pengirim]
[Jawatan Pengirim]
4. Surat Amaran kerana Tinggal Lewat Kerja
Tarikh: [Tarikh]
Kepada: [Nama Pekerja]
Jawatan: [Jawatan Pekerja]
Dengan hormat,
Selaras dengan polisi syarikat mengenai waktu bekerja, kami perlu mengeluarkan surat amaran berkenaan ketidakhadiran anda yang berulang kali selepas waktu yang ditetapkan. Ini adalah sesuatu yang tidak boleh diabaikan kerana ia boleh menjejaskan operasi dan keperluan pasukan.
Kehadiran tepat waktu adalah kunci kepada kelancaran operasi syarikat dan keefisienan pasukan. Perlu diingat bahawa sekiranya anda mempunyai masalah yang berbangkit yang menghalang kehadiran tepat waktu, kami sedia untuk membantu dan mencari satu penyelesaian yang boleh memudahkan anda.
Walau bagaimanapun, jika situasi ini berlanjutan tanpa sebarang penjelasan yang munasabah, kami mungkin terpaksa mengambil tindakan yang lebih serius. Kami berharap anda akan mempertimbangkan perkara ini dengan serius dan berusaha untuk memperbaiki situasi kehadiran anda.
Untuk sebarang pertanyaan atau perbincangan lanjut, sila hubungi kami secepat mungkin. Terima kasih di atas perhatian anda.
Yang benar,
[Nama Pengirim]
[Jawatan Pengirim]
5. Surat Amaran kerana Penyalahgunaan Pembekal Sumber Syarikat
Tarikh: [Tarikh]
Kepada: [Nama Pekerja]
Jawatan: [Jawatan Pekerja]
Dengan hormat,
Kami ingin mengeluarkan surat amaran ini berkaitan dengan penyalahgunaan sumber syarikat yang dilakukan oleh anda. Setelah siasatan dijalankan, kami mendapati bahawa terdapat pemakaian sumber syarikat untuk kegunaan peribadi tanpa izin yang jelas.
Penyalahgunaan ini jelas bertentangan dengan polisi syarikat dan boleh membawa kesan negatif kepada reputasi dan kepercayaan pelanggan terhadap syarikat. Kami menyedari bahawa setiap pekerja mungkin menghadapi masa yang sukar, namun adalah penting untuk mematuhi semua garis panduan dan etika syarikat.
Amaran ini adalah serius dan jika tindakan ini berterusan, kami mungkin terpaksa mengambil langkah disiplin yang lebih ketat. Kami berharap anda dapat melihat situasi ini sebagai peluang untuk memperbaiki dan membaiki tindakan anda di masa hadapan.
Jika anda mempunyai sebarang keperluan atau soalan, kami sangat menggalakkan anda untuk berunding dengan pihak pengurusan. Terima kasih atas pengertian anda.
Yang benar,
[Nama Pengirim]
[Jawatan Pengirim]
6. Surat Amaran kerana Ketidakpatuhan kepada Arahan Syarikat
Tarikh: [Tarikh]
Kepada: [Nama Pekerja]
Jawatan: [Jawatan Pekerja]
Dengan hormat,
Surat ini ditujukan untuk memaklumkan bahawa terdapat beberapa insiden di mana anda gagal mematuhi arahan yang diberikan oleh pihak pengurusan. Pelanggaran ini sangat membimbangkan dan boleh menjejaskan keseluruhan proses kerja di organisasi ini.
Pihak pengurusan mengambil serius akan isu ini dan untuk itu, kami ingin menegaskan bahawa semua pekerja perlu patuh kepada semua arahan dan prosedur yang telah ditetapkan. Apabila arahan tidak diikuti, kesan boleh memberi impak kepada kerja dan rakan sekerja anda.
Kami berharap anda akan mengambil amaran ini sebagai satu peluang untuk memperbaiki diri. Tindakan disiplin yang lebih serius akan diambil sekiranya tingkah laku ini berterusan. Kami percaya anda mampu untuk melakukan dengan lebih baik.
Sekiranya anda mempunyai sebarang masalah yang menjadikan anda sukar untuk mematuhi arahan, sila bawa isu tersebut kepada perhatian pengurus anda. Terima kasih kerana memberi perhatian kepada perkara ini.
Yang benar,
[Nama Pengirim]
[Jawatan Pengirim]
7. Surat Amaran kerana Serangan Lisan ke atas Rakan Sekerja
Tarikh: [Tarikh]
Kepada: [Nama Pekerja]
Jawatan: [Jawatan Pekerja]
Dengan hormat,
Surat ini dikeluarkan berhubung dengan insiden serangan lisan yang berlaku di tempat kerja. Kami sangat menyedari banyak aduan yang diterima mengenai tingkah laku anda yang kasar terhadap rakan sekerja.
Etika dan suasana yang harmoni di tempat kerja adalah penting untuk menjalankan tugas dengan efektif. Tindakan yang anda ambil telah memberi kesan negatif kepada rakan sepejabat serta suasana kerja secara keseluruhan. Kami berasa dukacita tentang kejadian ini dan ingin menekankan bahawa kami tidak akan bertoleransi terhadap sebarang bentuk gangguan atau kesakitan yang dilakukan oleh pekerja.
Oleh itu, sama ada anda memahami kesan serius dari tindakan ini, jika keadaan ini berterusan, kami akan terpaksa mengambil langkah disiplin selanjutnya. Kami sangat berharap anda akan mengambil amaran ini dengan serius dan berusaha untuk berkomunikasi secara positif di masa hadapan.
Jika anda memerlukan bimbingan atau pertolongan, kami sedia membantu. Terima kasih atas kerjasama yang diberikan.
Yang benar,
[Nama Pengirim]
[Jawatan Pengirim]
8. Surat Amaran kerana Kegagalan Menghantar Tugas Dalam Tempoh Ditentukan
Tarikh: [Tarikh]
Kepada: [Nama Pekerja]
Jawatan: [Jawatan Pekerja]
Dengan hormat,
Surat ini dikeluarkan sebagai makluman berkenaan kegagalan anda untuk menghantar tugasan dalam jangka masa yang ditetapkan. Tugas ini adalah penting bagi projek yang sedang dijalankan dan kelewatan ini boleh menyebabkan implikasi serius terhadap tarikh akhir keseluruhan projek.
Keupayaan untuk memenuhi tarikh akhir adalah elemen penting dalam pengurusan projek. Kami sangat menekankan kepada anda untuk mengambil tanggungjawab dalam menyelesaikan tugasan tepat pada masanya. Terdapat pelbagai sumber dan sokongan yang boleh membantu anda, dan kami perlukan anda untuk tampil dan meminta bantuan jika anda cần.
Jika anda berada dalam keadaan tidak berupaya untuk menyelesaikan tugasan yang diberikan, mohon untuk berbincang dengan penyelia anda. Kami juga ingin memberitahu anda bahawa jika kelewatan ini berterusan, tindakan disiplin yang lebih serius mungkin akan diambil.
Terima kasih atas perhatian anda dan kami berharap anda boleh mengambil tindakan yang positif bagi menyelesaikan semua tugasan anda.
Yang benar,
[Nama Pengirim]
[Jawatan Pengirim]
9. Surat Amaran kerana Ketidakpatuhan SOP Keselamatan
Tarikh: [Tarikh]
Kepada: [Nama Pekerja]
Jawatan: [Jawatan Pekerja]
Dengan hormat,
Kami terpaksa mengeluarkan surat amaran kerana terdapat ketidakpatuhan terhadap Prosedur Operasi Standard (SOP) keselamatan di tempat kerja. Baru-baru ini, telah terjadi beberapa insiden di mana anda didapati mengabaikan garis panduan yang jelas tentang keselamatan, yang semakin membimbangkan kami.
Keselamatan di tempat kerja adalah tanggungjawab semua orang dan pelanggaran terhadap SOP boleh membawa kepada risiko yang tidak diingini untuk diri anda serta rakan sekerja. Kami adalah bertanggungjawab untuk memastikan semua pekerja berada dalam persekitaran yang selamat dan mematuhi semua garis panduan yang telah ditetapkan.
Amaran ini adalah serius dan jika pelanggaran berulang berlaku, kami akan terpaksa mengambil tindakan disiplin yang lebih tegas. Kami berharap anda akan mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memahami dan mematuhi SOP keselamatan dengan sepenuhnya.
Jika anda mempunyai sebarang pertanyaan atau memerlukan penjelasan lanjut, kami ingin menggalakkan anda untuk mendapatkan maklumat dari penyelia anda. Terima kasih kerana memberi perhatian kepada perkara ini.
Yang benar,
[Nama Pengirim]
[Jawatan Pengirim]
10. Surat Amaran kerana Penipuan atau Pemalsuan Data
Tarikh: [Tarikh]
Kepada: [Nama Pekerja]
Jawatan: [Jawatan Pekerja]
Dengan hormat,
Surat ini dikeluarkan sebagai amaran rasmi berkenaan tindakan yang sangat serius iaitu penipuan atau pemalsuan data yang melibatkan laporan yang anda hantar. Selepas penyiasatan terperinci, kami telah mengesahkan bahawa terdapat beberapa maklumat yang tidak tepat yang disediakan oleh anda.
Tindakan seperti ini tidak dapat diterima di mana-mana organisasi dan boleh membawa kepada tindakan disiplin yang serius termasuk kemungkinan pemberhentian kerja. Kami ingin menekankan betapa seriusnya pelanggaran ini ke atas reputasi syarikat dan kepercayaan pelanggan kami.
Jika anda mendapati anda berada dalam kesulitan yang mendorong anda ke arah tindakan sedemikian, kami menggalakkan anda untuk bercakap dengan kami mengenai isu yang dihadapi. Tindakan pencegahan perlu diambil dengan berat untuk mengelakkan perkara ini berlaku lagi di masa depan.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasama anda dalam situasi ini. Kami berharap anda akan mengambil langkah perbaikan yang sepatutnya.
Yang benar,
[Nama Pengirim]
[Jawatan Pengirim]
Terima kasih kerana sudi meluangkan masa untuk membaca artikel ni tentang contoh surat warning letter. Harapnya, informasi yang kami kongsikan dapat membantu anda dalam menghasilkan surat yang berkesan. Jangan lupa untuk singgah lagi di sini nanti, kita ada lebih banyak tips dan panduan menarik yang menanti. Sampai jumpa lagi, jaga diri dan semoga berjaya dalam segala urusan anda!