Surat penolakan adalah dokumen penting yang digunakan dalam proses pemilihan untuk menyampaikan keputusan kepada pemohon. Dalam dunia pekerjaan, syarikat sering menggunakan contoh surat penolakan untuk memberitahu calon bahawa permohonan mereka tidak berjaya. Calon yang menerima surat tersebut perlu menerima maklumat dengan positif dan memahami bahawa keputusan mungkin tidak mencerminkan kemampuan mereka. Institusi pendidikan juga mengeluarkan surat penolakan kepada pelajar yang memohon untuk memasuki program tertentu, sekaligus memberi peluang kepada mereka untuk mencari pilihan lain. Dalam konteks permohonan pinjaman, institusi kewangan menyediakan surat penolakan untuk menjelaskan sebab-sebab permohonan tidak diluluskan kepada pemohon.
Struktur Terbaik untuk Contoh Surat Penolakan
Surat penolakan adalah dokumen penting yang digunakan untuk memberitahu seseorang bahawa permohonan atau tuntutan mereka tidak diterima. Dalam menulis surat ini, kita perlu memastikan bahawa pesanan kita jelas, sopan dan profesional. Di bawah ini adalah struktur terbaik untuk menulis contoh surat penolakan.
1. Maklumat Penghantar
Pada bahagian ini, letakkan maklumat lengkap anda atau organisasi yang menghantar surat. Ini termasuk:
- Nama Penghantar
- Alamat Penghantar
- Nombor Telefon
2. Tarikh
Selitkan tarikh di mana surat itu ditulis. Ini penting untuk rekod dan rujukan di masa hadapan.
3. Maklumat Penerima
Seterusnya, sertakan maklumat tentang penerima surat. Ini termasuk:
- Nama Penuh Penerima
- Alamat Penerima
4. Salam Pembuka
Gunakan salam yang sesuai, seperti “Salam Sejahtera” atau “Kepada [Nama Penerima]”. Pastikan ia sopan dan menunjukkan penghormatan.
5. Pengenalan
Pengenalan adalah tempat anda memberitahu tujuan surat tersebut. Sebaiknya, nyatakan jenis permohonan yang telah diterima. Contohnya, “Kami menerima permohonan anda untuk…”
6. Penjelasan Penolakan
Ini adalah bahagian paling penting. Anda perlu menyatakan bahawa permohonan tersebut telah ditolak. Pastikan penjelasan anda ringkas dan jelas. Anda boleh menggunakan format berikut:
| Langkah | Perincian |
|---|---|
| 1 | Satakan secara langsung bahawa permohonan ditolak. |
| 2 | Berikan alasan ringkas mengapa permohonan ditolak. |
| 3 | Sampaikan penghargaan kepada penerima kerana telah memohon. |
7. Penutup
Di penghujung surat, anda boleh mengucapkan terima kasih kepada penerima kerana memahami situasi ini. Gunakan penutup yang sesuai seperti “Sekian, terima kasih.”
8. Tandatangan
Akhir sekali, jangan lupa menandatangani surat anda dan menambah nama penuh serta jawatan jika perlu. Ini menunjukkan profesionalisme dan kredibiliti surat tersebut.
Dengan mengikuti struktur ini, surat penolakan yang anda hasilkan akan lebih tersusun dan mudah difahami. Ia juga menunjukkan bahawa anda menghargai usaha dan masa penerima. Ingat, surat ini mungkin sukar untuk ditulis, tetapi dengan sikap positif dan cara yang betul, ia pasti dapat disampaikan dengan baik.
Contoh Surat Penolakan dalam Bahasa Malaysia
Berikut adalah sepuluh contoh surat penolakan yang boleh digunakan dalam situasi yang berbeza. Setiap contoh memberikan maklumat yang jelas dan profesional kepada penerima mengenai keputusan yang diambil.
1. Penolakan Permohonan Pekerjaan
Tarikh: [Tarikh]
Nama Pemohon,
Alamat Pemohon,
Kota, Poskod.
Yang Berhormat,
Terima kasih kerana telah mengemukakan permohonan untuk jawatan [nama jawatan] di [nama syarikat]. Kami menghargai minat dan usaha yang anda tunjukkan dalam proses ini.
Setelah mempertimbangkan dengan teliti semua permohonan yang diterima, kami ingin memaklumkan bahawa kami telah memutuskan untuk tidak meneruskan permohonan anda. Meskipun anda mempunyai kelayakan yang baik, kami telah memilih calon lain yang lebih sesuai dengan keperluan dan objektif syarikat kami pada masa ini.
Kami sangat menghargai minat anda terhadap syarikat kami dan kami ingin menggalakkan anda untuk memohon semula di masa hadapan jika terdapat peluang lain yang sesuai. Sekali lagi, terima kasih kerana mempertimbangkan [nama syarikat] sebagai tempat untuk mengembangkan kerjaya anda.
Semoga anda berjaya dalam pencarian pekerjaan yang lebih sesuai.
Yang benar,
[Nama Anda]
[Jabatan]
[Nama Syarikat]
[Nombor Telefon]
[Email]
2. Penolakan Permohonan Izin Cuti
Tarikh: [Tarikh]
Nama Pekerja,
Alamat Pekerja,
Kota, Poskod.
Yang Berhormat,
Rujukan kepada permohonan cuti yang telah anda serahkan pada [tarikh permohonan]. Kami menghargai keinginan anda untuk bercuti bagi urusan peribadi pada [tarikh permohonan cuti].
Malangnya, setelah mempertimbangkan jadual kerja dan projek yang sedang berlangsung, kami dengan penuh rasa kesal tidak dapat meluluskan permohonan cuti anda pada tarikh tersebut. Kami memerlukan semua anggota pasukan untuk memberikan komitmen penuh demi kelancaran operasi syarikat.
Kami ingin menasihatkan anda untuk mempertimbangkan tarikh lain untuk cuti tersebut, dan kami akan melakukan yang terbaik untuk menyokong permohonan anda pada waktu yang lebih sesuai. Harap maklum bahawa kami menghargai kesejahteraan anda dan memahami bahawa cuti adalah penting untuk keseimbangan kerja dan kehidupan.
Terima kasih atas pemahaman anda dan jangan ragu untuk mendiskusikan perkara ini lebih lanjut.
Yang benar,
[Nama Anda]
[Jabatan]
[Nama Syarikat]
[Nombor Telefon]
[Email]
3. Penolakan Permohonan Kerjasama
Tarikh: [Tarikh]
Nama Pihak Ketiga,
Alamat Pihak Ketiga,
Kota, Poskod.
Yang Berhormat,
Kami ingin mengucapkan terima kasih atas minat anda untuk menjalankan kerjasama dengan [nama syarikat]. Kami telah menerima dan meneliti cadangan anda dengan teliti.
Walau bagaimanapun, setelah pertimbangan yang rapi, kami terpaksa menolak permohonan kerjasama ini. Keputusan ini diambil kerana [sebab-sebab tertentu, contohnya, perbezaan visi, sumber yang terhad, dan sebagainya]. Kami percaya bahawa keutamaan yang berbeza antara kedua-dua pihak akan membawa kepada cabaran di masa akan datang.
Kami sangat menghargai usaha anda dan berharap masa akan datang dapat menemukan jalan bagi kedua belah pihak untuk kembali berbincang semula. Syarikat kami sentiasa terbuka untuk idea baru dan peluang kerjasama yang lain.
Terima kasih sekali lagi atas minat anda.
Yang benar,
[Nama Anda]
[Jabatan]
[Nama Syarikat]
[Nombor Telefon]
[Email]
4. Penolakan Permintaan Pembiayaan
Tarikh: [Tarikh]
Nama Pemohon,
Alamat Pemohon,
Kota, Poskod.
Yang Berhormat,
Merujuk kepada permohonan pembiayaan yang telah anda ajukan untuk [tujuan pembiayaan] di [nama syarikat]. Kami menghargai aliran idea dan projek inovatif yang anda kemukakan.
Namun, selepas membuat pelbagai analisis dan penjangkaun, kami terpaksa menolak permohonan anda. Keputusan ini adalah berdasarkan [sebab-sebab seperti kekurangan sumber, atau projek lain yang mempunyai keutamaan lebih tinggi].
Kami menggalakkan anda untuk mengemukakan semula permohonan di masa hadapan dengan penambahbaikan atau cadangan lain yang mungkin lebih sesuai dengan keperluan kami. Kami sentiasa mencari peluang untuk menyokong projek yang mempunyai potensi yang baik.
Terima kasih atas perhatian anda.
Yang benar,
[Nama Anda]
[Jabatan]
[Nama Syarikat]
[Nombor Telefon]
[Email]
5. Penolakan Permohonan Majlis
Tarikh: [Tarikh]
Nama Pemohon,
Alamat Pemohon,
Kota, Poskod.
Yang Berhormat,
Terima kasih kerana mengemukakan permohonan untuk menganjurkan majlis di [lokasi] pada [tarikh]. Kami menghargai keinginan anda untuk mengadakan majlis tersebut.
Malangnya, kami terpaksa menolak permohonan anda kerana konflik jadual. Kalendar aktiviti di lokasi tersebut pada tarikh yang telah dinyatakan tidak membenarkan penggunaan ruang yang diperlukan. Kami memahami bahawa ini adalah keputusan yang sukar tetapi kami berharap anda dapat mencari tarikh alternatif yang mungkin lebih sesuai.
Kami juga berharap agar ada peluang untuk bekerjasama dalam acara akan datang. Mohon jangan teragak-agak untuk menghubungi kami jika anda memerlukan pertolongan lain.
Terima kasih atas pemahaman anda.
Yang benar,
[Nama Anda]
[Jabatan]
[Nama Syarikat]
[Nombor Telefon]
[Email]
6. Penolakan Permohonan Sponsorship
Tarikh: [Tarikh]
Nama Pemohon,
Alamat Pemohon,
Kota, Poskod.
Yang Berhormat,
Terima kasih kerana telah mempertimbangkan [nama syarikat] sebagai penaja untuk [nama acara] yang akan datang pada [tarikh acara]. Kami menghargai inisiatif anda dan sokongan yang telah anda tunjukkan.
Setelah mempertimbangkan permohonan sponsorship anda, kami harus menyampaikan bahawa kami tidak dapat menjadi penaja untuk acara tersebut. Keputusan ini adalah disebabkan oleh [sebab-sebab seperti budget sumber yang terhad, atau prioriti lain yang sudah ditetapkan].
Kami sangat menghargai usaha anda dan berharap supaya anda dapat memahami situasi ini. Kita berharap dapat berkolaborasi dalam kesempatan lain di masa hadapan. Anda boleh menghubungi kami untuk sebarang ide baru yang mungkin muncul.
Semoga berjaya dengan acara anda.
Yang benar,
[Nama Anda]
[Jabatan]
[Nama Syarikat]
[Nombor Telefon]
[Email]
7. Penolakan Permintaan Pindah Kerja
Tarikh: [Tarikh]
Nama Pekerja,
Alamat Pekerja,
Kota, Poskod.
Yang Berhormat,
Kami menerima permintaan anda untuk berpindah ke [nama jabatan atau lokasi lain] yang telah diajukan pada [tarikh]. Kami menghargai keinginan anda untuk pertumbuhan kerjaya.
Walau bagaimanapun, kami menyesal untuk memberitahu bahawa permohonan tersebut tidak dapat diluluskan pada waktu ini kerana [sebab-sebab seperti kekurangan kekosongan di jabatan tersebut, atau keperluan untuk mengekalkan pesanan].
Kami memahami keinginan anda untuk perkembangan dalam kerjaya dan satu hari mungkin terdapat peluang yang lebih sesuai untuk anda. Kami sentiasa mendorong semua pekerja untuk bercakap mengenai perkembangan dalam kerjaya dan kami terbuka untuk perbincangan pada masa akan datang.
Terima kasih atas pemahaman anda.
Yang benar,
[Nama Anda]
[Jabatan]
[Nama Syarikat]
[Nombor Telefon]
[Email]
8. Penolakan Permohonan untuk Menghadiri Konferensi
Tarikh: [Tarikh]
Nama Pekerja,
Alamat Pekerja,
Kota, Poskod.
Yang Berhormat,
Saya telah menerima permohonan anda untuk menghadiri konferensi [nama konferensi] yang akan diadakan pada [tarikh]. Terima kasih atas usaha yang anda tunjukkan untuk meningkatkan kompetensi profesional anda.
Namun, saya dengan berat hati menghargai bahawa kami tidak dapat meluluskan permohonan anda disebabkan oleh [sebab-sebab seperti kos tinggi, kesesuaian waktu, dan lain-lain]. Kami mengutamakan pelbagai program pembangunan dalam syarikat pada tahun ini dan perlu memberi tumpuan kepada semakan dan pengagihan bajet yang telah ditentukan.
Kami sangat mendorong inisiatif seperti ini dan berharap di masa hadapan, anda akan terus mengusulkan peluang lain yang mungkin lebih cocok. Sekali lagi, terima kasih atas pengertian anda.
Yang benar,
[Nama Anda]
[Jabatan]
[Nama Syarikat]
[Nombor Telefon]
[Email]
9. Penolakan Pembangunan Platform Aplikasi
Tarikh: [Tarikh]
Nama Pemohon,
Alamat Pemohon,
Kota, Poskod.
Yang Berhormat,
Terima kasih atas cadangan anda untuk pembangunan platform aplikasi [nama platform] yang telah dikemukakan. Kami menghargai semua usaha dan inovasi yang anda tunjukkan dalam cadangan tersebut.
Walau bagaimanapun, kami dengan berat hati terpaksa menolak cadangan ini. Walaupun idea anda luar biasa, namun kami telah membuat keputusan untuk berprioriti kepada projek lain yang selari dengan visi dan misi syarikat pada waktu ini.
Namun, kami berharap agar anda dapat terus memberi usulan dan cadangan lain yang mungkin boleh kita analisis pada masa akan datang. Jangan ragu untuk menghubungi kami jika anda ingin berbincang lebih lanjut.
Terima kasih atas perhatian anda.
Yang benar,
[Nama Anda]
[Jabatan]
[Nama Syarikat]
[Nombor Telefon]
[Email]
10. Penolakan Permohonan Peningkatan Gaji
Tarikh: [Tarikh]
Nama Pekerja,
Alamat Pekerja,
Kota, Poskod.
Yang Berhormat,
Merujuk kepada permohonan anda untuk peningkatan gaji yang telah diajukan pada [tarikh permohonan]. Terima kasih kerana menyuarakan pandangan dan keprihatinan anda mengenai nilai sumbangan anda terhadap syarikat.
Namun, setelah perbincangan dan pertimbangan lanjut, kami dengan berat hati terpaksa menolak permohonan anda pada waktu ini. Keputusan ini diambil berlandaskan keadaan kewangan syarikat dan juga struktur gaji yang telah ditetapkan pada ketika ini.
Walaupun begitu, kami mengalu-alukan anda untuk terus bekerja dengan penuh semangat dan kami berkomitmen untuk menilai semula permohonan ini pada masa hadapan. Kami percaya bahawa prestasi anda akan sangat dihargai dan berpotensi untuk pertumbuhan lebih lanjut.
Terima kasih atas pemahaman anda.
Yang benar,
[Nama Anda]
[Jabatan]
[Nama Syarikat]
[Nombor Telefon]
[Email]
Terima kasih kerana meluangkan masa untuk membaca tentang contoh surat rejection letter ini. Kami harap anda dapat mengambil manfaat dan ilmu daripada panduan yang kami kongsikan. Jangan lupa untuk singgah lagi di sini untuk mendapatkan lebih banyak tips dan maklumat berguna di masa akan datang. Sampai jumpa lagi dan semoga berjaya dalam segala usaha anda!