Surat amaran prestasi kerja tidak memuaskan merupakan alat penting dalam pengurusan sumber manusia. Dalam konteks organisasi, surat ini berfungsi sebagai komunikasi rasmi untuk memberi amaran kepada pekerja yang menunjukkan tahap prestasi yang rendah. Pihak pengurusan perlu menyediakan contoh surat amaran yang jelas dan terperinci bagi memastikan mesej yang disampaikan adalah tepat. Proses ini melibatkan penilaian prestasi yang sistematik, di mana setiap pekerja dinilai berdasarkan kriteria tertentu. Penggunaan surat amaran yang efektif dapat membantu dalam membimbing pekerja untuk memperbaiki kelemahan mereka dan meningkatkan produktiviti di dalam syarikat.
Struktur Terbaik untuk Contoh Surat Amaran Prestasi Kerja Tidak Memuaskan
Surat amaran prestasi kerja tidak memuaskan adalah dokumen penting yang digunakan oleh majikan untuk memberi makluman kepada pekerja mengenai prestasi mereka yang tidak memenuhi standard yang ditetapkan. Muka surat ini harus ditulis dengan jelas dan tegas, tetapi tetap dalam nada yang profesional. Mari kita lihat struktur yang terbaik untuk surat ini.
Pengenalan Surat
Bahagian ini seharusnya menjelaskan tujuan surat tersebut. Anda perlu memastikan bahawa penjelasan ini ringkas dan padat. Berikut adalah beberapa elemen yang perlu ada dalam pengenalan:
- Nama penerima (pekerja yang terlibat)
- Nama pengirim (majikan atau penyelia)
- Tarikh surat
- Subjek surat (contohnya, “Amaran Prestasi Kerja”)
Isi Surat
Dalam bahagian isi surat, anda perlu menyampaikan maklumat spesifik mengenai masalah prestasi. Ini termasuk:
- Butiran prestasi yang tidak memuaskan: Nyatakan dengan jelas apa aspek kerja yang tidak memenuhi jangkaan.
- Contoh spesifik: Sertakan contoh situasi atau kejadian yang menunjukkan prestasi yang tidak memuaskan.
- Jangkaan atau standard yang sepatutnya: Terangkan apa yang diharapkan dari pekerja dalam aspek tersebut.
Langkah Tindakan
Sekarang, penting untuk memberikan pekerja langkah-langkah yang perlu diambil untuk memperbaiki prestasi mereka. Ini boleh merangkumi:
| Langkah | Tempoh | Tindakan Susulan |
|---|---|---|
| Pertemuan dengan penyelia | 1 minggu | Bincang tentang masalah dan cara pengubahsuaian |
| Latihan tambahan | 2 minggu | Kursus yang berkaitan dengan tugas |
| Penilaian semula | 4 minggu | Menilai semula prestasi selepas tindakan diambil |
Menutup Surat
Bahagian penutup surat perlu mengingatkan pekerja tentang keseriusan situasi ini, tetapi jangan lupa untuk memberi semangat bagi mereka untuk memperbaiki diri. Ucapan terima kasih di atas perhatian mereka terhadap isu ini juga adalah penting. Kemudian, akhiri surat dengan.
- Tandatangan pengirim
- Nama penuh dan jawatan
Contoh Surat Amaran Prestasi Kerja Tidak Memuaskan
Surat amaran prestasi kerja adalah dokumen penting dalam pengurusan sumber manusia yang bertujuan untuk menangani isu prestasi pekerja secara rasmi. Berikut adalah 10 contoh surat amaran yang menggambarkan pelbagai situasi prestasi kerja tidak memuaskan.
1. Amaran Berkaitan Kualiti Kerja
Kepada En. Ahmad Hamidi,
Di sini, kami ingin memaklumkan bahawa kami telah membuat penilaian mengenai kualiti kerja anda dalam tempoh enam bulan yang lepas. Kami mendapati bahawa terdapat beberapa kelemahan yang perlu diambil perhatian serius.
Kerja anda sering kali tidak memenuhi standard yang ditetapkan dan ini telah menyebabkan kelewatan dalam projek-projek kami. Kami percaya bahawa anda mampu memberikan hasil yang lebih baik, namun anggapan kami tidak sejajar dengan prestasi semasa anda.
Untuk menangani isu ini, kami ingin menetapkan beberapa langkah pemulihan yang perlu diambil oleh anda, termasuk:
- Menghadiri sesi latihan yang akan diadakan pada minggu hadapan.
- Bekerja lebih rapat dengan penyelia untuk mendapatkan maklumbalas yang lebih kerap.
- Menetapkan sasaran kerja berkualiti untuk bulan depan.
Anda mempunyai tempoh 30 hari untuk menunjukkan peningkatan. We are hopeful that you can address these issues and bring your performance back to the expected level.
Salam Hormat,
Jabatan Sumber Manusia
2. Amaran Kerana Ketidakhadiran
Kepada Puan Siti Rohani,
Dengan surat ini, kami ingin membincangkan masalah ketidakhadiran anda ke pejabat dalam minggu-minggu sebelum ini. Ketidakhadiran yang sering tanpa pemberitahuan telah menimbulkan pelbagai masalah dalam pengurusan tugas harian.
Kehadiran adalah salah satu faktor penting dalam menilai prestasi kerja. Kami telah mencatatkan kehadiran anda yang tidak memuaskan, yang boleh mempengaruhi pasukan dan projek yang sedang berjalan.
Berikut adalah langkah-langkah yang perlu anda ambil untuk memperbaiki situasi ini:
- Memberi notis awal sekiranya anda tidak dapat hadir ke pejabat.
- Menetapkan janji temu dengan pihak pengurusan untuk membincangkan masalah ini.
- Mengemukakan alasan yang sah untuk ketidakhadiran anda.
Harapan kami adalah agar anda dapat memperbaiki kehadiran anda dalam masa terdekat. Anda mempunyai masa sebulan untuk menunjukkan komitmen anda semula.
Salam Hormat,
Jabatan Sumber Manusia
3. Amaran Berkaitan Etika Kerja
Kepada En. Rahim Iskandar,
Surat ini dikirim untuk mengingatkan anda mengenai isu etika kerja yang telah kami catatkan dalam beberapa mesyuarat yang lalu. Kami percaya bahawa setiap pekerja dalam organisasi ini perlu mengamalkan tingkah laku profesional dan beretika.
Namun, kami mendapati bahawa tingkah laku anda dalam beberapa situasi kebelakangan ini kurang memuaskan dan tidak mencerminkan nilai-nilai syarikat. Ini termasuk:
- Ketidakhadiran pada mesyuarat penting tanpa alasan yang sah.
- Komunikasi yang kurang baik dengan rakan sekerja dan klien.
- Kritikan terbuka terhadap keputusan syarikat di hadapan pihak luar.
Pihak pengurusan ingin memberikan peluang kepada anda untuk memperbaiki situasi ini dan kami berharap anda dapat mengambil langkah-langkah berikut:
- Menghadiri sesi bimbingan mengenai etika kerja.
- Bekerjasama lebih baik dengan rakan sekerja.
- Berkelakuan profesional dalam setiap pertemuan.
Kami percaya bahawa anda boleh melakukan perubahan positif dan kami sudi membantu anda dalam proses ini.
Salam Hormat,
Jabatan Sumber Manusia
4. Amaran Berkaitan Produktiviti
Kepada Puan Laila Azhar,
Kami ingin memaklumkan bahawa kami telah menilai produktiviti anda dalam beberapa bulan terakhir dan mendapati ia adalah di bawah jangkaan kami. Ini telah menjejaskan kemajuan pasukan dalam projek-projek yang sedang berjalan.
Walaupun kami menghargai usaha anda, tetapi kami perlu menyatakan bahawa hasil kerja tidak mencukupi. Beberapa isu yang menonjol termasuk:
- Melanggar tarikh akhir projek tanpa pemberitahuan awal.
- Kurang inisiatif dalam menyelesaikan tugas.
- Kekurangan komunikasi dengan pasukan lain yang berkaitan.
Untuk meningkatkan produktiviti anda, kami syorkan agar anda:
- Bekerja untuk menyusun semula tugas-tugas berdasarkan keutamaan.
- Berkomunikasi lebih kerap dengan penyelia untuk mendapatkan arahan.
- Mengambil langkah aktif untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi.
Anda mempunyai masa 30 hari untuk menunjukkan peningkatan produktiviti. Kami berharap anda mengambil isu ini dengan serius dan mencapai pelajaran penting.
Salam Hormat,
Jabatan Sumber Manusia
5. Amaran Kerana Kelewatan Laporan
Kepada En. Zainal Abidin,
Rujukan kepada laporan yang perlu disempurnakan setiap bulan, kami mendapati bahawa anda telah lewat dalam menghantar laporan selama dua bulan berturut-turut. Ini menyebabkan beberapa masalah dalam pemantauan prestasi projek.
Kelewatan dalam pengeluaran laporan adalah sesuatu yang kami ambil serius kerana laporan tersebut adalah penting untuk pembentangan kepada pihak pengurusan dan stakeholders. Kami ingin mengingatkan anda tentang kepentingan mematuhi tarikh akhir yang telah ditetapkan.
Untuk meningkatkan situasi ini, kami syorkan yang berikut:
- Mengatur waktu kerja anda lebih efisien untuk memenuhi tarikh akhir.
- Berkolaborasi dengan pasukan lain untuk mendapatkan maklumat yang diperlukan tepat pada masanya.
- Menghadiri sesi pengurusan masa yang akan dianjurkan oleh syarikat.
Kami berharap anda dapat menunjukkan perubahan dalam masa sebulan. Kami percaya bahawa anda mempunyai potensi untuk memberikan hasil kerja yang baik semula.
Salam Hormat,
Jabatan Sumber Manusia
6. Amaran Kerana Komunikasi Yang Kurang Berkesan
Kepada Puan Farah Qasim,
Dalam kajian prestasi yang kami jalankan, kami mendapati bahawa komunikasi anda dengan rakan sekerja dan pelanggan adalah tidak memuaskan. Kesilapan dalam menghantar maklumat dan kekurangan interaksi telah menjejaskan kelancaran kerja.
Oleh itu, kami ingin mengeluarkan surat amaran ini sebagai peringatan kepada anda tentang pentingnya komunikasi yang berkesan dalam persekitaran kerja. Antara masalah utama yang kami lihat adalah:
- Maklumat yang diberikan kepada rakan sekerja sering tidak tepat dan mengelirukan.
- Kurangnya maklumbalas daripada anda mengenai isu-isu yang dihadapi pasukan.
- Kekurangan ketepatan dalam menjawab soalan pelanggan.
Anda disarankan untuk:
- Memperbaiki cara anda berkomunikasi dengan rakan sekerja dan pihak luar.
- Menghadiri kursus komunikasi yang akan diadakan oleh syarikat.
- Menjalankan sesi maklumbalas selepas mesyuarat untuk mendengar pandangan rakan sekerja.
Di harap anda memandang serius amaran ini dan berusaha untuk memperbaiki komunikasi anda dalam masa terdekat.
Salam Hormat,
Jabatan Sumber Manusia
7. Amaran Kerana Pengurusan Masa yang Tidak Baik
Kepada En. Khairul Anuar,
Dengan ini ingin dimaklumkan bahawa kami telah memantau cara anda menguruskan masa dalam melaksanakan tugasan. Kami mendapati bahawa anda sering kali gagal memenuhi jadual dan ini memberi kesan yang ketara kepada pasukan.
Pengurusan masa yang efektif adalah teras kepada prestasi kerja yang baik. Beberapa bulan lepas, kami telah catatkan beberapa kejadian di mana anda telah gagal menyelesaikan tugasan dalam masa yang ditetapkan.
Untuk menangani perkara ini, kami cadangkan anda:
- Membuat perancangan harian dan menetapkan keutamaan untuk setiap tugas.
- Berbincang dengan penyelia tentang cara untuk mengatasi cabaran yang dihadapi.
- Belajar teknik pengurusan masa dari sumber luar atau dalam syarikat.
Kami berharap anda akan mengambil langkah-langkah perlu dan menunjukkan peningkatan dalam 30 hari akan datang.
Salam Hormat,
Jabatan Sumber Manusia
8. Amaran Akibat Pelanggaran Prosedur Syarikat
Kepada Puan Melinda Zahari,
Surat ini ditulis untuk memberitahu anda mengenai pelanggaran prosedur syarikat yang berlaku baru-baru ini. Pelaksanaan prosedur yang telah ditetapkan adalah penting bagi menjaga integriti dan keselamatan organisasi.
Dalam satu kejadian, anda didapati mengabaikan beberapa langkah pencegahan yang sepatutnya diikuti. Ini boleh menyebabkan risiko yang tinggi, bukan hanya untuk anda tetapi juga kepada rakan sekerja.
Untuk mengelakkan insiden serupa berulang, kami syorkan anda:
- Memastikan pemahaman yang baik mengenai semua prosedur syarikat.
- Menghadiri sesi arahan semula yang akan diadakan pada minggu depan.
- Membuat pertanyaan terhadap sebarang ketidakjelasan mengenai prosedur.
Harapan kami adalah agar anda dapat mematuhi semua prosedur ini dan mengelakkan tindakan yang sama di masa akan datang.
Salam Hormat,
Jabatan Sumber Manusia
9. Amaran Kerana Tingkah Laku Yang Tidak Profesional
Kepada En. Aminul Hakim,
Merujuk kepada beberapa kejadian yang berlaku di tempat kerja, kami ingin memberi amaran berkaitan tingkah laku anda yang tidak profesional. Kami menganggap tingkah laku ini adalah tidak sesuai dan bertentangan dengan nilai-nilai syarikat.
Sikap kurang hormat terhadap rakan sekerja dan pelanggan tidak boleh diterima sama sekali. Sebagai contoh, terdapat insiden di mana anda telah membuat komen yang menyinggung perasaan semasa satu mesyuarat.
Untuk mengatasi masalah ini, kami mengesyorkan anda:
- Mengikuti sesi bimbingan mengenai tingkah laku profesional.
- Berkesempatan untuk berkomunikasi dengan rakan sekerja dengan lebih positif.
- Menjalankan refleksi peribadi terhadap tingkah laku anda dan kesannya terhadap pasukan.
Pihak kami berharap anda akan memperbaiki tingkah laku anda dalam masa terdekat dan mematuhi garis panduan yang telah ditetapkan.
Salam Hormat,
Jabatan Sumber Manusia
10. Amaran Kerana Gagal Mematuhi Arahan Kerja
Kepada Puan Nabila Rahman,
Dalam satu kajian yang telah dijalankan mengenai pelaksanaan tugas anda, kami mendapati bahawa terdapat beberapa arahan kerja yang tidak dipatuhi. Pelanggaran ini telah membawa kepada kesan yang negatif terhadap projek yang sedang berjalan.
Adalah amat penting untuk semua anggota pasukan mematuhi arahan yang ditetapkan demi kelancaran operasi. Beberapa situasi yang kami dapati adalah:
- Menolak untuk menggunakan prosedur yang telah ditetapkan dalam melaksanakan tugas.
- Gagal menghantar laporan yang sepatutnya dihantar sebelum tarikh akhir.
- Enggan berkomunikasi dengan ahli pasukan lain yang menyebabkan kekeliruan yang lebih lanjut.
Anda disarankan untuk:
- Mengadakan perbincangan dengan penyelia untuk memahami arahan yang diberikan.
- Datang sendiri ke sesi latihan yang akan diadakan mengenai kepatuhan kerja.
- Menulis senarai sasaran untuk dicapai setiap minggu.
Anda mempunyai masa untuk memperbaiki sikap ini dan memahami kepentingan mematuhi arahan kerja. Kami berharap anda mengambil serius amaran ini.
Salam Hormat,
Jabatan Sumber Manusia
Sekian saja untuk artikel kali ini tentang contoh surat amaran prestasi kerja tidak memuaskan. Harapnya, informasi ini dapat membantu anda dalam menguruskan isu-isu berkaitan prestasi kerja di tempat kerja. Terima kasih kerana meluangkan masa membaca, dan jangan lupa untuk singgah lagi di sini lain kali untuk lebih banyak tips dan panduan berguna! Sampai jumpa!