Surat kelulusan permohonan merupakan dokumen rasmi yang penting dalam proses pengurusan perniagaan. Dokumen ini biasanya dikeluarkan oleh agensi kerajaan seperti Kementerian Pendidikan, sebagai bukti penerimaan permohonan oleh individu atau organisasi. Pelajar yang memohon surat kelulusan akan menerima notifikasi rasmi melalui surat, yang menyatakan status permohonan mereka. Contoh surat kelulusan ini boleh membantu pemohon memahami format dan elemen yang perlu ada dalam dokumen tersebut. Mematuhi prosedur yang ditetapkan oleh badan berkuasa, seperti Jabatan Pendaftaran Negara, adalah langkah penting bagi memastikan kelancaran proses permohonan.
Struktur Terbaik untuk Contoh Surat Kelulusan Permohonan
Surat kelulusan permohonan adalah dokumen penting yang sering digunakan dalam pelbagai situasi, sama ada untuk permohonan pekerjaan, pendidikan, atau bantuan kewangan. Sebuah surat yang baik perlu mempunyai struktur yang jelas dan mengandungi maklumat yang relevan untuk memastikan pembaca memahami mesej yang ingin disampaikan. Mari kita lihat dengan lebih mendalam tentang cara untuk menyusun surat ini.
1. Maklumat Pengirim
Bahagian pertama surat adalah maklumat pengirim. Ini harus termasuk nama, alamat, dan mungkin nombor telefon dan email. Maklumat ini membolehkan penerima mengenali siapakah yang mengirim surat tersebut.
- Nama Pengirim
- Alamat Pengirim
- Nombor Telefon
- Email (jika perlu)
2. Tarikh
Letakkan tarikh surat ditulis. Ini penting untuk rekod dan juga membantu penerima mengetahui bila surat itu dikeluarkan.
3. Maklumat Penerima
Ingatlah untuk mengarahkan surat kepada individu atau jabatan tertentu. Sertakan nama penerima, jawatan, dan alamat mereka.
| Nama Penerima | Jawatan | Alamat |
|---|---|---|
| Encik Ahmad | Pegawai Kewangan | Jabatan Kewangan, Wisma Persekutuan, Kuala Lumpur |
| Puan Siti | Pengurus HR | Pejabat HR, Syarikat XYZ, Petaling Jaya |
4. Salutation
Dalam bahagian ini, anda harus menyapa penerima surat dengan jelas. Gunakan salutation yang sesuai seperti “Yang Berhormat” atau “Tuan/Puan”. Contohnya:
“Yang Berhormat Tuan/Puan,”
5. Pengenalan
Dalam pengenalan, nyatakan tujuan surat anda dengan ringkas. Ini boleh dilakukan dalam satu atau dua ayat. Sebagai contoh:
“Saya ingin memohon kelulusan bagi permohonan bantuan kewangan untuk program pendidikan saya.”
6. Isi Utama Surat
Bahagian ini merupakan penjelasan terperinci mengenai permohonan anda. Sertakan alasan mengapa permohonan anda perlu diluluskan. Beberapa perkara yang anda boleh masukkan termasuk:
- Details tentang permohonan
- Alasan untuk memohon
- Dokumen sokongan yang disertakan
- Pautan kepada sebarang maklumat tambahan yang mungkin diperlukan
7. Penutup Surat
Dalam penutup, ucapkan terima kasih kepada penerima kerana meluangkan masa untuk mempertimbangkan permohonan anda. Anda juga boleh menyatakan harapan untuk menerima jawapan dalam masa terdekat.
Contohnya:
“Saya berharap untuk menerima maklum balas yang positif dan terima kasih di atas perhatian yang diberikan.”
8. Tandatangan
Akhir sekali, jangan lupa untuk menandatangani surat tersebut. Sertakan nama penuh dan jawatan (jika berkaitan). Jika surat dihantar melalui email, anda boleh menyertakan tandatangan digital jika ada.
- Tandatangan
- Nama Penuh
- Jawatan (jika ada)
Dengan mengikuti struktur ini, anda akan dapat menghasilkan surat kelulusan permohonan yang lengkap dan mudah difahami. Pastikan setiap bahagian ditulis dengan jelas dan padat supaya tidak mengelirukan pembaca. Selamat menulis!
Contoh Surat Kelulusan Permohonan
Berikut adalah 10 contoh surat kelulusan permohonan untuk pelbagai tujuan yang berbeza, yang dihasilkan dalam bahasa Malaysia dengan nada profesional dan mesra.
1. Kelulusan Permohonan Cuti Kerja
Kepada YBhg. Dato’/Datin,
Dengan segala hormatnya, saya ingin mengesahkan bahawa permohonan cuti kerja yang telah dikemukakan oleh Cik Hana Binti Ahmad pada 15 Februari 2023 telah diluluskan. Cik Hana akan bercuti selama 7 hari bermula dari 1 Mac hingga 7 Mac 2023.
Adalah diharapkan agar segala urusan kerja dapat dipindahkan kepada rakan sekerja berlangsung dengan lancar, dan Cik Hana dapat menikmati cutinya tanpa sebarang kebimbangan.
Terima kasih atas perhatian tuan/puan.
Yang benar,
John Doe
Pengurus Sumber Manusia
2. Kelulusan Permohonan Melanjutkan Pelajaran
Yang Berhormat,
Dengan segala hormatnya, saya ingin mengesahkan bahawa permohonan Cik Siti Nurhaliza untuk melanjutkan pelajaran ke peringkat sarjana di Universiti Malaya bagi sesi 2023 telah diluluskan. Kelulusan ini diberi selepas mengambil kira prestasi akademik dan potensi beliau dalam bidang yang dipilih.
Di sini juga, kami mengharapkan agar Cik Siti dapat memanfaatkan peluang ini dengan sebaik-baiknya dan membawa pulang pengetahuan serta pengalaman yang diperoleh untuk manfaat organisasi.
Sekian, terima kasih.
Salam hormat,
Ahmad bin Ali
Ketua Jabatan Pendidikan
3. Kelulusan Permohonan Latihan Industri
Kepada Cik Aida,
Dengan ini dimaklumkan bahawa permohonan Cik Aida untuk menjalani latihan industri di syarikat kami bagi tempoh tiga bulan telah diluluskan. Latihan ini bermula pada 1 April hingga 30 Jun 2023. Kami percaya bahawa Cik Aida dapat memperoleh pengalaman berharga dari pelbagai jabatan di syarikat ini.
Pengalaman yang diperoleh akan memperkukuh kemahiran serta niat untuk memberi sumbangan yang lebih besar kepada industri ini.
Selamat menjalani latihan, dan semoga berjaya!
Yang ikhlas,
Faizul Rahman
Pengurus Latihan
4. Kelulusan Permohonan Projek Penyelidikan
Yang Berhormat,
Merujuk kepada permohonan projek penyelidikan yang dikemukakan oleh Dr. Rozita Ismail pada 10 Januari 2023, kami dengan sukacitanya ingin memaklumkan bahawa permohonan tersebut telah diluluskan. Projek ini bertujuan untuk mengkaji potensi penggunaan bahan buangan dalam penghasilan tenaga boleh diperbaharui.
Kelulusan ini disertakan dengan kriteria dan syarat yang perlu dipatuhi sepanjang tempoh projek dilaksanakan. Kami berharap hasil daripada projek ini dapat memberi impak yang positif kepada masyarakat.
Terima kasih atas dedikasi dan usaha Dr. Rozita.
Dengan hormat,
Dr. Khalid Ahmad
Pengarah Penyelidikan
5. Kelulusan Permohonan Penjagaan Anak
Untuk perhatian Cik Fatimah,
Dengan segala hormatnya, saya ingin memaklumkan bahawa permohonan Cik Fatimah untuk mendapatkan cuti penjagaan anak bagi menguruskan anaknya yang sakit telah diluluskan. Cuti ini akan bermula dari 5 Mei hingga 12 Mei 2023. Kami memahami bahawa keluarga adalah prioriti utama dan berharap Cik Fatimah dapat memberi perhatian yang secukupnya kepada anak.
Sila berikan maklumat terkini mengenai keadaan anak setelah cuti ini berakhir.
Terima kasih kerana memaklumkan kepada kami.
Salam,
Rina Binti Ismail
Ketua Jabatan
6. Kelulusan Permohonan Pindahan Jabatan
Kepada Tuan Amir,
Dengan ini, kami mengesahkan bahawa permohonan pindahan Tuan Amir dari Jabatan Pembangunan kepada Jabatan Pemasaran telah diluluskan berkuatkuasa 1 Jun 2023. Keputusan ini diambil selepas mempertimbangkan kepakaran dan pengalaman Tuan Amir yang sesuai dengan keperluan jabatan baru.
Kami percaya bahawa peralihan ini akan memberi manfaat bukan sahaja kepada Tuan Amir tetapi juga kepada jabatan yang akan Tuan Amir sertai.
Tahniah dan selamat menjalani cabaran baru!
Yang benar,
Hassan Mohd
Pengarah Sumber Manusia
7. Kelulusan Permohonan Menaikkan Pangkat
Kepada Puan Noraini,
Kami ingin memaklumkan bahawa permohonan Puan Noraini untuk dinaikkan pangkat kepada Ketua Unit pada Jabatan Penjualan telah diluluskan. Berdasarkan prestasi kerja yang cemerlang dan komitmen Puan kepada syarikat, kami yakin bahawa Puan Noraini layak memegang jawatan tersebut bermula 1 Julai 2023.
Kami berharap Puan dapat meneruskan kecemerlangan tersebut dan memberi inspirasi kepada rakan-rakan sekerja yang lain.
Selamat maju jaya dan tahniah!
Salam mesra,
Azhar Bin Zainal
Ketua Pegawai Eksekutif
8. Kelulusan Permohonan Geran Penyelidikan
Yang Berbahagia,
Merujuk kepada permohonan geran penyelidikan yang dikemukakan oleh Prof. Lim pada 20 Februari 2023, kami senang hati mengumumkan bahawa permohonan itu telah diluluskan. Geran ini akan membiayai penyelidikan mengenai kesan pemanasan global ke atas biodiversiti di Malaysia.
Diharapkan hasil penyelidikan ini dapat membantu dalam merumuskan strategi pemuliharaan yang lebih berkesan. Terima kasih atas sumbangan tanpa henti Prof. Lim kepada bidang penyelidikan di negara ini.
Salam hormat,
Dr. Azura Rahman
Pengerusi Jawatankuasa Penyelidikan
9. Kelulusan Permohonan Kelayakan Pemasaran Produk
Kepada Tuan Haji Ahmad,
Dengan ini, kami ingin memaklumkan bahawa permohonan Tuan untuk mendapatkan kelayakan pemasaran bagi produk kesihatan “Herba Muda” telah diluluskan. Kami berpendapat bahawa produk ini mempunyai potensi yang tinggi dalam pasaran dan dapat beri manfaat kepada masyarakat.
Walau bagaimanapun, Tuan diminta untuk mematuhi semua syarat dan peraturan pemasaran yang ditetapkan oleh pihak kami. Semoga produk ini berjaya mendapat sambutan yang menggalakkan!
Salam sukses,
Halim Bin Rahim
Pengurus Pemasaran
10. Kelulusan Permohonan Program Pertukaran Pelajar
Yang Berhormat,
Dengan segala hormatnya, kami mengesahkan bahawa permohonan program pertukaran pelajar dari Sekolah Menengah Kebangsaan Seri Jaya kepada Sekolah Menengah Hitech di Kuala Lumpur untuk sesi 2023 telah diluluskan. Program ini bertujuan untuk memperluas pengalaman pelajar dan membuka minda mereka kepada budaya yang berbeza.
Kami berharap agar pelajar dapat memanfaatkan kesempatan ini sebaik mungkin dan membawa pulang pelajaran yang bermanfaat untuk perkembangan mereka di masa hadapan.
Terima kasih atas kerjasama semua pihak yang terlibat.
Dengan hormat,
Encik Farhan
Pengetua
Terima kasih kerana meluangkan masa untuk membaca artikel tentang contoh surat kelulusan permohonan ini! Harap ia dapat membantu anda dalam menulis surat yang tepat dan berkesan. Jangan lupa singgah lagi di sini untuk lebih banyak tips dan panduan berguna pada masa akan datang. Sampai jumpa lagi, dan selamat berurusan!