Surat makluman adalah dokumen penting yang sering digunakan dalam pelbagai konteks, termasuk pendidikan, perniagaan, dan kerajaan. Dalam pendidikan, contoh surat makluman boleh digunakan oleh guru untuk memaklumkan pelajar dan ibu bapa tentang aktiviti yang akan datang. Di kalangan perniagaan, syarikat mungkin mengeluarkan surat makluman kepada pelanggan mengenai perubahan harga atau promosi terkini. Kerajaan juga memanfaatkan surat makluman untuk menyampaikan berita penting kepada rakyat, seperti pengumuman dasar baru atau arahan kebajikan. Selain itu, organisasi bukan untung menggunakan surat makluman untuk memberikan maklumat tentang acara amal atau kempen penggalangan dana kepada penyokong mereka. Dengan memahami contoh surat makluman, individu dapat meningkatkan komunikasi dan memastikan semua pihak yang terlibat sentiasa berada dalam maklumat terkini.
Struktur Terbaik untuk Contoh Surat Makluman
Surat makluman adalah salah satu cara yang penting dalam menyampaikan informasi kepada pihak lain. Dalam penulisan surat makluman, struktur yang betul akan membantu memastikan mesej yang ingin disampaikan jelas dan mudah difahami. So, mari kita lihat struktur terbaik untuk surat makluman ini!
1. Tajuk Surat
Tajuk surat seharusnya mencerminkan isi kandungan surat. Biasanya, ia diletakkan di bahagian atas surat dan perlu ditulis dalam huruf yang lebih besar. Contoh tajuk yang sesuai adalah:
- Makluman Penyampaian Pada Tarikh
- Notis Perubahan Waktu Pertemuan
- Pengumuman Pembukaan Kembali Operasi
2. Alamat Pengirim
Letakkan alamat pengirim di sudut kiri atas surat. Ini penting supaya penerima tahu daripada siapa surat ini datang. Contoh format alamat adalah:
| Nama Pengirim |
| Alamat Jalan |
| Poskod, Bandar |
| No. Telefon |
3. Tarikh
Setelah alamat pengirim, masukkan tarikh surat ditulis. Ini membantu penerima untuk mengetahui waktu surat tersebut ditulis.
4. Alamat Penerima
Selepas tarikh, tulis alamat penerima di sebelah kiri. Anda juga boleh menambah nama penerima jika perlu. Formatnya seperti berikut:
| Nama Penerima |
| Alamat Jalan |
| Poskod, Bandar |
5. Salam Pembuka
Gunakan salam pembuka yang sesuai seperti “Yang Berhormat,” atau “Tuan/Puan,” diikuti dengan nama penerima jika perlu. Ia memberi sentuhan peribadi kepada surat anda.
6. Isi Surat
Ini adalah bahagian paling penting dalam surat makluman. Dalam isi, jelas dan padatkan informasi yang ingin disampaikan. Anda boleh membahagikan isi kepada beberapa perenggan jika perlu. Hati-hati, jangan terlalu panjang ya! Berikut adalah struktur yang boleh digunakan:
- Perenggan Pengenalan: Kenapa surat ini ditulis?
- Perenggan Utama: Detail tentang makluman yang ingin disampaikan.
- Perenggan Penutup: Apa yang diharapkan dari penerima selepas menerima makluman ini?
7. Salam Penutup
Rumuskan surat dengan menggunakan salam penutup yang sopan, seperti “Sekian, terima kasih.” atau “Hormat kami,” diikuti dengan nama pengirim dan jawatan jika perlu.
8. Tandatangan
Jangan lupa untuk meletakkan tandatangan pengirim di bawah nama. Ini menunjukkan keaslian dan pengesahan surat tersebut.
9. Lampiran (Jika Perlu)
Jika ada dokumen tambahan yang ingin dilampirkan, nyatakan di bahagian bawah surat. Contoh boleh jadi:
- Dokumen A
- Fail B
Dengan mengikuti struktur ini, surat makluman anda mesti kelihatan profesional dan menarik perhatian. Pastikan setiap bahagian teratur dan jelas supaya pembaca dapat memahami mesej dengan mudah!
Contoh Surat Makluman
Di bawah ini, kami menyenaraikan sepuluh contoh surat makluman yang boleh digunakan untuk pelbagai situasi. Setiap contoh disesuaikan untuk menyampaikan maklumat dengan cara yang profesional dan mesra.
1. Makluman Penutupan Pejabat Khas
Dengan segala hormatnya, kami ingin memaklumkan kepada semua kakitangan bahawa pejabat akan ditutup untuk aktiviti khas pada 15 November 2023. Penutupan ini adalah bagi memberi laluan kepada sesi latihan yang akan diadakan untuk meningkatkan kebolehan dan pengetahuan semua pekerja di organisasi kita. Selain itu, satu acara amal juga akan dilaksanakan pada hari yang sama.
Pelaksanaan latihan ini adalah penting untuk memastikan kita sentiasa berada di barisan hadapan dalam industri. Namun, kami juga menekankan bahawa semua urusan kerja harian yang biasa adalah diminta untuk diselesaikan lebih awal atau dijadualkan semula. Kami mohon maaf atas segala kesulitan yang mungkin timbul akibat penutupan ini.
- Tarikh penutupan: 15 November 2023
- Waktu: 9:00 pagi hingga 5:00 petang
- Aktiviti: Latihan dan acara amal
Terima kasih atas kerjasama anda.
2. Makluman Perubahan Waktu Operasi
Kepada semua pelanggan yang dihargai, kami ingin memaklumkan bahawa waktu operasi kedai kami akan mengalami perubahan. Mulai 1 Disember 2023, waktu buka kedai akan diubah kepada jam 10:00 pagi hingga 9:00 malam. Perubahan ini telah dilakukan bagi memastikan kami dapat memberikan perkhidmatan yang lebih baik dan sesuai dengan keperluan pelanggan yang semakin meningkat.
Kami percaya bahawa waktu operasi baru ini akan memberikan lebih banyak fleksibiliti kepada pelanggan kami untuk berkunjung ke kedai kami. Semua jenis produk dan perkhidmatan kami akan tetap tersedia dalam waktu baru ini, dan kami berbesar hati untuk melayani anda dengan lebih baik. Jika ada sebarang pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi kami melalui saluran yang tersedia.
- Tarikh berkuat kuasa: 1 Disember 2023
- Waktu baru: 10:00 pagi – 9:00 malam
Terima kasih atas sokongan anda.
3. Makluman Cuti Awam
Kepada semua kakitangan, kami ingin memaklumkan bahawa pejabat akan ditutup pada 25 Disember 2023 sempena Hari Krismas. Ini merupakan cuti umum yang ditetapkan, dan kami ingin memberi masa kepada semua kakitangan untuk merayakan hari bersama keluarga dan sahabat. Kami berharap anda semua dapat menikmati cuti ini dengan sebaiknya.
Walau bagaimanapun, kami juga ingin mengingatkan anda untuk memastikan semua tugas penting diselesaikan sebelum cuti agar tiada kesulitan yang timbul selepas kembalinya semua pekerja. Pejabat akan dibuka semula pada 26 Disember 2023. Jika terdapat sebarang pertanyaan tentang projek yang sedang berlangsung, sila hubungi pemimpin pasukan anda sebelum cuti bermula.
- Tarikh cuti: 25 Disember 2023
- Pejabat dibuka semula: 26 Disember 2023
Selamat menyambut Krismas kepada semua!
4. Makluman Kenaikan Gaji
Kepada semua kakitangan, kami ingin mengumumkan dengan penuh kesyukuran bahawa mulai 1 Januari 2024, semua kakitangan akan menerima kenaikan gaji sebanyak 10%. Keputusan ini diambil sebagai pengiktirafan terhadap usaha dan dedikasi anda semua sepanjang tahun lalu. Kami percaya bahawa setiap individu di dalam organisasi ini telah memberikan sumbangan yang tidak ternilai.
Kenaikan gaji ini direka untuk memberikan motivasi tambahan kepada kakitangan dalam menjalankan tanggungjawab harian. Kami berharap ini akan menjadi dorongan untuk terus berusaha menjadikan organisasi kita lebih cemerlang. Sebarang pertanyaan mengenai kenaikan gaji ini boleh diajukan kepada Jabatan Sumber Manusia.
- Kenaikan gaji: 10%
- Tarikh berkuat kuasa: 1 Januari 2024
Ini adalah langkah positif bagi memastikan kebajikan kakitangan kita sentiasa diutamakan. Terima kasih atas komitmen anda.
5. Makluman Pertukaran Alam Sekitar Kerja
Kepada semua pegawai, kami ingin memaklumkan bahawa bermula dari 1 Januari 2024, lokasi kerja akan dipindahkan ke pejabat baru yang terletak di Jalan Bukit Bintang. Pemindahan ini adalah untuk memberikan ruang kerja yang lebih selesa dan efisien bagi semua kakitangan. Pejabat baru ini dilengkapi dengan kemudahan yang lebih baik untuk menyokong keperluan kerja kita.
Sebelum hari pemindahan, kami akan mengadakan sesi makluman untuk memberi panduan tentang proses pemindahan. Pastikan anda menyemak surat makluman selanjutnya yang akan dihantar di dalam email. Terima kasih atas kerjasama dan sokongan anda sepanjang tempoh perpindahan ini. Kami yakin semua orang akan berasa gembira dengan perubahan ini!
- Tarikh pemindahan: 1 Januari 2024
- Alamat pejabat baru: Jalan Bukit Bintang
Sila hubungi Jabatan Sumber Manusia untuk maklumat lanjut.
6. Makluman Aktiviti Pengambilan Pelajar Baru
Dengan hormatnya, kami ingin memaklumkan kepada semua penghuni dan pelajar di institusi ini bahawa pengambilan pelajar baru bagi sesi 2024 akan bermula pada 1 Februari 2024. Kami sangat teruja menyambut kedatangan pelajar baru yang akan menjadi sebahagian daripada komuniti kita. Proses permohonan boleh dilakukan secara atas talian di laman web rasmi institusi.
Pihak kami akan mengadakan sesi orientasi bagi membantu pelajar baru mengenali kampus dan program yang ditawarkan. Sesi ini akan dilakukan pada minggu pertama bulan Mac. Kami berharap semua pelajar baru dapat hadir bagi mendapatkan maklumat lanjut tentang pengajian dan aktiviti yang dijalankan. Sekiranya terdapat sebarang pertanyaan, sila hubungi pejabat pendaftaran pelajar.
- Tarikh pengambilan pelajar baru: 1 Februari 2024
- Sesi orientasi: Minggu pertama bulan Mac
Selamat datang ke keluarga kami!
7. Makluman Penukaran Tarikh Mesyuarat
Kepada semua ahli lembaga pengarah, kami ingin memaklumkan bahawa mesyuarat yang dijadualkan pada 10 November 2023 telah ditunda ke tarikh baru, iaitu 15 November 2023. Penukaran ini adalah untuk memberikan kesempatan kepada semua ahli untuk menghadiri mesyuarat tanpa sebarang gangguan. Kami mohon agar semua ahli menjadualkan semula komitmen lain untuk memastikan kehadiran.
Agenda mesyuarat akan sama dan akan memfokuskan kepada perancangan strategik untuk tahun 2024. Kami sangat menghargai kerjasama anda dalam menjadikan mesyuarat ini bermanfaat. Sila sahkan kehadiran anda melalui email balas sebelum 10 November 2023. Terima kasih atas perhatian anda.
- Tarikh mesyuarat baru: 15 November 2023
- Waktu: 2:00 petang
Kami berharap dapat melihat anda semua di mesyuarat tersebut.
8. Makluman Perubahan Polisi Keselamatan
Dengan segala hormatnya, kami ingin memaklumkan kepada semua pekerja bahawa terdapat beberapa perubahan dalam polisi keselamatan yang akan berkuatkuasa mulai 1 Januari 2024. Perubahan ini termasuk prosedur baharu bagi akses pintu masuk, pemakaian kad pengenalan dan penggunaan alat pelindung diri di kawasan tertentu. Perubahan ini diambil demi keselamatan dan kesejahteraan semua kakitangan di tempat kerja.
Semua kakitangan dikehendaki menghadiri sesi taklimat mengenai polisi baru ini yang akan diadakan pada 29 Disember 2023. Kehadiran adalah wajib bagi memastikan semua memahami dan mematuhi polisi keselamatan yang ditetapkan. Sila berjaga-jaga untuk menerima email lanjut mengenai sesi taklimat tersebut.
- Tarikh berkuat kuasa: 1 Januari 2024
- Sesi taklimat: 29 Disember 2023
Kami mengharapkan kerjasama semua dalam pelaksanaan polisi baharu ini.
9. Makluman Perubahan Peraturan Sewa Ruang Pejabat
Untuk perhatian semua penyewa, kami ingin memaklumkan bahawa berkuat kuasa mulai 1 Februari 2024, terdapat perubahan dalam peraturan sewa ruang pejabat. Perubahan ini adalah untuk meningkatkan kualiti perkhidmatan dan keselesaan kepada semua penyewa yang berada di dalam bangunan ini. Semua penyewa dikehendaki menandatangani semula perjanjian sewa yang mengandungi terma baru sebelum memulakan sesi penyewaan yang baru.
Kami memahami bahawa perubahan ini mungkin memerlukan penyesuaian bagi sesetengah penyewa. Kami di sini untuk membantu dan menjawab sebarang pertanyaan berkaitan. Sesi penerangan akan diadakan kepada semua penyewa pada 25 Januari 2024 untuk memberi peluang kepada semua untuk mempersoalkan dan memahami perubahan tersebut. Terima kasih atas kerjasama anda selama ini.
- Tarikh berkuat kuasa: 1 Februari 2024
- Sesi penerangan: 25 Januari 2024
Segala kesulitan amat kami kesali dan terima kasih atas keprihatinan anda.
10. Makluman Pelantikan Pengurus Baru
Kepada semua staf, dengan ini kami ingin mengumumkan bahawa syarikat telah melantik Tuan Ahmad sebagai Pengurus Bahagian Pemasaran yang baru, berkuatkuasa mulai 1 Januari 2024. Tuan Ahmad mempunyai pengalaman lebih dari 15 tahun dalam industri ini dan kami percaya beliau akan membawa perubahan yang positif dan memberi nafas baru kepada pasukan kami.
Perutusan ini adalah untuk memaklumkan kepada semua kakitangan agar memberi kerjasama sepenuhnya kepada Tuan Ahmad dalam tugasan ini. Beliau akan bertanggungjawab dalam merancang dan melaksanakan strategi pemasaran yang berkualiti tinggi. Kami akan menganjurkan satu sesi pengenalan untuk beliau pada 3 Januari 2024, dan semua kakitangan dijemput untuk hadir.
- Tarikh pelantikan: 1 Januari 2024
- Sesi pengenalan: 3 Januari 2024
Sila sambut beliau dengan mesra dan kita terus bergerak ke hadapan bersama.
Sekian sahaja tentang contoh surat makluman yang boleh kita kongsikan hari ini! Harap artikel ni memberi sedikit panduan dan inspirasi untuk anda semua. Terima kasih banyak kerana meluangkan masa untuk membaca, dan jangan lupa untuk singgah lagi di sini nanti untuk lebih banyak tips dan info berguna. Sampai jumpa lagi, ya!