Surat pengesahan adalah dokumen penting yang digunakan dalam pelbagai konteks, termasuk pengesahan identiti, kelayakan, dan kejayaan. Contoh surat pengesahan sering diperlukan oleh institusi pendidikan seperti universiti dan kolej untuk mengesahkan pemohonan pelajar. Selain itu, organisasi perniagaan juga memerlukan surat pengesahan bagi mengesahkan maklumat pekerja mereka. Dalam bidang perubatan, surat pengesahan dari doktor adalah diperlukan untuk memastikan kesihatan pesakit sebelum menjalani prosedur tertentu. Oleh itu, memahami cara penyusunan surat pengesahan yang tepat adalah penting dalam memastikan maklumat yang diberikan adalah jelas dan sah.
Struktur Terbaik untuk Contoh Surat Pengesahan
Surat pengesahan adalah dokumen yang penting untuk membuktikan sesuatu perkara atau mengesahkan status. Dalam menulis surat pengesahan, struktur adalah kunci untuk memastikan mesej anda sampai dengan jelas dan berkesan. Di bawah ini, kita akan membincangkan struktur terbaik untuk surat pengesahan dengan lebih terperinci.
1. Tajuk Surat
Tajuk surat merupakan bahagian penting yang memberikan pembaca maklumat awal tentang tujuan surat tersebut. Pastikan tajuk anda jelas dan ringkas. Contoh tajuk yang baik termasuk:
- Surat Pengesahan Kehadiran
- Surat Pengesahan Penempatan
- Surat Pengesahan Pendaftaran
2. Alamat Pengirim
Seterusnya, tuliskan alamat pengirim. Ini memberikan maklumat kepada penerima tentang tetapi siapa anda dan di mana anda berada. Contohnya:
| Nama Pengirim | Alamat | Telefon |
|---|---|---|
| Ali bin Ahmad | No 12, Jalan Mahmud, Kuala Lumpur | 012-3456789 |
3. Tarikh
Sertakan tarikh surat ditulis. Ini penting untuk rekod dan rujukan kemudian. Biasanya, tarikh diawalkan dalam format: Hari, Tarikh Bulan Tahun (contoh: Isnin, 20 Jun 2023).
4. Alamat Penerima
Anda perlu menulis alamat penerima dengan lengkap. Ini membantu memastikan surat sampai kepada orang yang betul. Contohnya:
- Nama Penerima: Siti binti Mohammad
- Alamat Penerima: No 25, Jalan Permai, Kuala Lumpur
5. Penggilan Hormat
Bermulalah surat dengan penggilan hormat, seperti “Yth. Puan Siti” atau “Kepada yang Berkenaan”. Ini menunjukkan penghormatan kepada penerima.
6. Isi Surat
Ini adalah bahagian utama surat pengesahan. Pastikan untuk menyatakan dengan jelas apa yang ingin anda sahkan. Anda boleh menggunakan format berikut:
- Perkenalan: Beritahu penerima tentang tujuan surat.
- Butiran: Sertakan maklumat lanjut mengenai perkara yang disahkan.
- Penutupan: Nyatakan harapan atau tindakan yang diharapkan daripada penerima.
7. Penutup
Walaupun tidak perlu berjela-jela, penutup adalah bahagian penting. Ucapkan terima kasih atau harapan positif. Anda boleh menggunakan frasa seperti “Sekian, terima kasih atas perhatian anda” atau “Saya harap maklumat ini membantu”.
8. Tandatangan
Di akhir surat, tambahkan tandatangan anda. Jika surat tersebut mewakili organisasi, pastikan untuk menulis nama dan jawatan anda. Contohnya:
| Nama | Jawatan |
|---|---|
| Ali bin Ahmad | Setiausaha Eksekutif |
Dengan mengikuti struktur ini, anda boleh menulis contoh surat pengesahan yang lengkap, jelas, dan profesional. Ensure setiap bahagian ditulis dengan betul untuk memudahkan penerimaan dan pemahaman pesan yang ingin disampaikan.
Contoh Surat Pengesahan Dalam Bahasa Malaysia
Berikut adalah 10 contoh surat pengesahan untuk pelbagai tujuan. Setiap contoh ini dihasilkan bagi memudahkan rujukan dan pemahaman mengenai format dan nada yang sesuai digunakan dalam situasi tertentu.
1. Surat Pengesahan Pekerjaan
Tarikh: 1 April 2023
Kepada yang berkenaan,
Dengan ini kami ingin mengesahkan bahawa Ali bin Ahmad, nombor kad pengenalan 123456-78-9011, adalah seorang pekerja di syarikat kami, Syarikat XYZ Sdn Bhd sejak 1 Januari 2020. Beliau memegang jawatan sebagai Eksekutif Pemasaran.
Sebagai Eksekutif Pemasaran, Ali telah menunjukkan prestasi kerja yang cemerlang dan berupaya memenuhi segala tanggungjawab yang diberikan. Beliau memainkan peranan penting dalam kempen pemasaran kami yang baru-baru ini dan juga mempunyai kepakaran dalam analisis data dan strategi jualan.
Surat ini dikeluarkan sebagai pengesahan bagi kegunaan beliau untuk tujuan permohonan pinjaman perumahan. Jika terdapat sebarang pertanyaan lanjut, sila hubungi kami di 012-3456789 atau melalui emel kami di [email protected].
Terima kasih.
Bertandatangan,
Mohd Razak
Pengurus Sumber Manusia
Syarikat XYZ Sdn Bhd
2. Surat Pengesahan Penyertaan dalam Program Latihan
Tarikh: 5 April 2023
Kepada yang berkenaan,
Dengan ini, kami ingin mengesahkan bahawa Fatimah binti Hussein, kad pengenalan 789012-34-5678, telah menyertai program latihan “Kepimpinan dalam Organisasi” yang diadakan pada 3 hingga 5 April 2023. Program ini dianjurkan oleh Institut Pengurusan Malaysia.
Fatimah telah aktif mengambil bahagian dalam semua sesi dan berjaya memperolehi pengetahuan serta kemahiran baru yang akan membantu beliau dalam melaksanakan tugas sebagai pemimpin. Kami percaya bahawa pengalaman ini akan memberi impak yang positif terhadap prestasi dan keupayaan beliau untuk berfungsi dalam organisasi kami.
Surat pengesahan ini dikeluarkan untuk tujuan rekod dan pengesahan penyertaan Fatimah. Sebarang pertanyaan lanjut boleh diajukan kepada kami di [email protected].
Terima kasih.
Bertandatangan,
Haji Ahmad
Ketua Program
Institut Pengurusan Malaysia
3. Surat Pengesahan Pembayaran
Tarikh: 15 April 2023
Kepada yang berkenaan,
Dengan ini kami ingin mengesahkan bahawa pembayaran bagi invois #INV123456 telah diterima daripada Syarikat ABC Sdn Bhd pada 10 April 2023. Jumlah pembayaran yang diterima adalah sebanyak RM10,000.00.
Pembayaran ini adalah untuk perkhidmatan pembekalan alat ganti mesin yang telah dihantar kepada syarikat anda pada 1 April 2023. Kami menghargai kerjasama dan kesungguhan anda dalam memastikan pembayaran ini dilakukan dalam waktu yang ditetapkan.
Jika ada sebarang pertanyaan mengenai dokumen ini, anda boleh menghubungi kami di [email protected] atau telefon 03-12345678.
Terima kasih.
Bertandatangan,
Lim Wei Min
Pengurus Kewangan
Syarikat ABC Sdn Bhd
4. Surat Pengesahan Keputusan Peperiksaan
Tarikh: 20 April 2023
Kepada yang berkenaan,
Berdasarkan keputusan peperiksaan yang telah dilaksanakan pada bulan Mac 2023, kami ingin mengesahkan bahawa Nurul Aisyah binti Rahman, nombor kad pengenalan 123009-78-1234, telah lulus dengan jayanya bagi semua subjek yang diambil.
Keputusan ini menunjukkan bahawa Nurul Aisyah telah memperoleh gred A dalam Matematik, gred B dalam Biologi, dan gred C dalam Bahasa Inggeris. Kami sangat berbangga dengan pencapaian beliau dan mengucapkan tahniah di atas kejayaan ini.
Surat ini dikeluarkan sebagai pengesahan rasmi untuk kegunaan beliau semasa memohon ke institusi pengajian tinggi. Sebarang pertanyaan berkaitan keputusan ini boleh dikemukakan kepada [email protected].
Terima kasih.
Bertandatangan,
Encik Ahmad Zaki
Guru Besar
Sekolah Menengah ABC
5. Surat Pengesahan Persetujuan Perjanjian
Tarikh: 25 April 2023
Kepada yang berkenaan,
Kami ingin mengesahkan bahawa perjanjian kerjasama antara Syarikat Def Sdn Bhd dan Syarikat GHI Sdn Bhd telah dipersetujui pada 20 April 2023. Perjanjian ini berkaitan dengan pembangunan projek perumahan yang akan dimulakan pada suku kedua tahun ini.
Melalui kerjasama ini, kedua-dua pihak berhasrat untuk mencapai objektif pembangunan yang berdaya saing dan memberi manfaat kepada masyarakat. Segala terma dan syarat telah dibincangkan dan dipersetujui oleh semua pihak tanpa sebarang paksaan.
Surat ini dikeluarkan untuk merakamkan persetujuan rasmi di antara kedua-dua pihak. Untuk sebarang isu berkaitan perjanjian ini, sila hubungi pengurus projek kami di [email protected].
Terima kasih.
Bertandatangan,
Encik Abdullah
Pengarah Urusan
Syarikat Def Sdn Bhd
6. Surat Pengesahan Pendaftaran Kursus
Tarikh: 30 April 2023
Kepada yang berkenaan,
Kami dengan sukacitanya mengesahkan bahawa Ahmad bin Ismail, nombor kad pengenalan 456789-01-2345, telah mendaftar bagi mengikuti kursus “Pengurusan Projek” yang akan berlangsung dari 3 hingga 10 Mei 2023.
Kursus ini akan diadakan di Pusat Latihan Ketrampilan dan dikendalikan oleh Fasilitator Berpengalaman dalam bidang pengurusan. Ahmad telah memenuhi segala syarat pendaftaran dan kini layak mengambil bahagian dalam kursus tersebut.
Surat ini dikeluarkan sebagai pengesahan pendaftaran dan juga untuk tujuan maklumat lanjut. Untuk pertanyaan tentang kursus ini, anda boleh menghubungi kami di [email protected].
Terima kasih.
Bertandatangan,
Encik Faizal
Pengarah Latihan
Pusat Latihan Ketrampilan
7. Surat Pengesahan Tuntutan Wang Perjalanan
Tarikh: 5 Mei 2023
Kepada yang berkenaan,
Dengan ini kami ingin mengesahkan bahawa tuntutan wang perjalanan yang dikemukakan oleh Rina binti Ibrahim, kad pengenalan 678901-12-3456, berjumlah RM500.00, telah diluluskan untuk pembayaran.
Tuntutan ini adalah bagi perjalanan rasmi yang dilakukan oleh Rina ke Kuala Lumpur untuk menghadiri mesyuarat pada 2 Mei 2023. Sebagai syarat, semua resit dan dokumen berkaitan telah diberikan dan disahkan oleh pengurus bahagian.
Surat pengesahan ini dikeluarkan untuk merakamkan kelulusan tuntutan. Sekiranya terdapat pertanyaan lanjutan, sila hubungi bahagian kewangan di [email protected].
Terima kasih.
Bertandatangan,
Puan Siti Nur
Pengurus Kewangan
Syarikat XYZ Sdn Bhd
8. Surat Pengesahan Alumni
Tarikh: 10 Mei 2023
Kepada yang berkenaan,
Kami dengan berbesar hati ingin mengesahkan bahawa Yasmin binti Muhammad, kad pengenalan 234567-89-0123, merupakan alumni Universiti ABC, yang telah menamatkan pengajian dalam jurusan Jurutera Awam pada 20 Mei 2022.
Yasmin telah menunjukkan prestasi akademik yang baik sepanjang pengajian dan telah aktif terlibat dalam pelbagai aktiviti luar kelas yang berkaitan dengan jurusannya. Kami ingin merakamkan penghargaan kepada beliau di atas usaha dan sumbangannya kepada universiti.
Surat pengesahan ini dikeluarkan untuk digunakan bagi tujuan pengesahan status alumni dan juga untuk sebarang urusan lain yang memerlukan. Sebarang pertanyaan boleh dikemukakan kepada [email protected].
Terima kasih.
Bertandatangan,
Encik Jamil
Ketua Alumni
Universiti ABC
9. Surat Pengesahan Syarikat Baharu
Tarikh: 15 Mei 2023
Kepada yang berkenaan,
Dengan ini kami ingin mengesahkan bahawa Syarikat JKL Sdn Bhd telah berdaftar secara sah di bawah Akta Syarikat 1965 pada 10 Mei 2023. Nombor pendaftaran syarikat adalah 123456-V.
Syarikat kami ditubuhkan untuk menjalankan perniagaan dalam bidang perdagangan barang elektronik. Kami komited untuk memberikan perkhidmatan terbaik kepada pelanggan dan berhasrat untuk berkembang dengan pesat dalam industri ini.
Surat ini dikeluarkan sebagai pengesahan bahawa kami adalah syarikat yang berdaftar dan sah di sisi undang-undang. Sebarang pertanyaan berhubung dengan syarikat, sila hubungi kami di [email protected].
Terima kasih.
Bertandatangan,
Encik Farhan
Pengarah Urusan
Syarikat JKL Sdn Bhd
10. Surat Pengesahan Penyewaan Premis
Tarikh: 20 Mei 2023
Kepada yang berkenaan,
Kami dengan ini ingin mengesahkan bahawa Encik Rashid bin Hamid, nombor kad pengenalan 987654-32-1010, telah menyewa premis kami yang terletak di No. 123, Jalan ABC, Kuala Lumpur untuk kegunaan perniagaan runcit mulai dari 1 Jun 2023 hingga 31 Mei 2024.
Perjanjian sewanya telah ditandatangani pada 15 Mei 2023, dan kami percaya Encik Rashid akan menjalankan perniagaan ini dengan penuh tanggungjawab dan etika. Kami berharap kerjasama ini akan memberi manfaat kepada kedua-dua belah pihak.
Surat ini dikeluarkan sebagai pengesahan rasmi penyewaan. Untuk maklumat lanjut, sila hubungi kami di [email protected].
Terima kasih.
Bertandatangan,
Encik Sulaiman
Pengurus Premis
Syarikat XYZ Sdn Bhd
Sekian sahaja perkongsian tentang contoh surat pengesahan kali ini. Harapnya ia dapat membantu anda dalam membuat surat yang tepat dan berkesan. Terima kasih kerana meluangkan masa untuk membaca artikel kami! Jangan lupa singgah lagi nanti untuk lebih banyak tips dan info berguna. Jumpa lagi!