Surat kiriman rasmi merupakan dokumen penting dalam komunikasi rasmi di Malaysia. Contoh surat kiriman rasmi sering digunakan oleh organisasi, institusi pendidikan, syarikat, dan individu untuk menyampaikan maklumat penting. Dalam konteks ini, surat rasmi boleh termasuk aduan, permohonan, dan keputusan mesyuarat yang perlu disebar kepada pihak berkepentingan. Penggunaan contoh surat kiriman rasmi yang tepat adalah penting untuk memastikan mesej disampaikan dengan jelas dan profesional. Dengan memahami format dan elemen yang diperlukan dalam surat tersebut, penulis dapat menghasilkan surat yang berkesan dan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.
Struktur Kontemporari untuk Contoh Surat Kiriman Rasmi
Surat kiriman rasmi adalah satu bentuk komunikasi yang digunakan dalam pelbagai situasi rasmi, sama ada di pejabat, institusi pendidikan, atau agensi kerajaan. Menulis surat yang baik dan betul adalah penting untuk memberikan impresi yang positif. Nah, jom kita lihat struktur dan elemen-elemen penting dalam contoh surat kiriman rasmi yang perlu anda tahu!
Elemen Penting Dalam Surat Kiriman Rasmi
Sebelum kita melangkah lebih jauh, ada beberapa elemen asas yang mesti ada dalam surat kiriman rasmi. Berikut adalah panduan ringkas tentang apa yang perlu anda masukkan:
- Alamat Pengirim:
– Letakkan nama penuh dan alamat pengirim di bahagian atas surat.
– Contohnya:
- Ahmad bin Ali
- No. 10, Jalan Sejahtera
- 12300 Kuala Lumpur
– Tuliskan tarikh surat ditulis, biasanya di sebelah kanan surat.
– Sertakan nama dan alamat penerima sebelum memulakan isi surat.
- Saya Ingin Arah
- No. 5, Jalan Damai
- 12300 Kuala Lumpur
– Mulakan dengan ungkapan seperti “Yang Berhormat” atau “Kepada…” diikuti dengan nama penerima.
– Bahagikan isi surat kepada beberapa perenggan untuk menjadikan ia lebih kemas dan teratur.
– Mulakan dengan pengenalan, diikuti dengan tujuan penulisan surat, dan diakhiri dengan penutup.
– Ucapkan terima kasih atau nyatakan harapan untuk maklum balas.
– Contoh: “Sekian, terima kasih.” atau “Diharapkan mendapat perhatian yang sewajarnya.”
– Tinggalkan ruang untuk tandatangan di bawah salam penutup, diikuti dengan nama penuh pengirim.
Format Surat Kiriman Rasmi dalam Bentuk Jadual
| Elemen | Contoh |
|---|---|
| Alamat Pengirim | Ahmad bin Ali No. 10, Jalan Sejahtera 12300 Kuala Lumpur |
| Tarikh | 1 Januari 2023 |
| Alamat Penerima | Saya Ingin Arah No. 5, Jalan Damai 12300 Kuala Lumpur |
| Salam Pembuka | Yang Berhormat, |
| Isi Surat | Merujuk kepada perbincangan kita mengenai pengubahsuaian projek, saya ingin mengusulkan beberapa cadangan baru… |
| Salam Penutup | Sekian, terima kasih. |
| Tandatangan | Ahmad bin Ali |
Dengan mengetahui struktur ini, anda pasti dapat menulis surat kiriman rasmi dengan lebih yakin dan berkesan. Pastikan anda ikut format ini agar surat anda kelihatan lebih profesional dan teratur!
Contoh Surat Kiriman Rasmi
Berikut adalah contoh surat kiriman rasmi yang boleh dijadikan rujukan untuk pelbagai tujuan dan situasi.
Contoh Surat Permohonan Cuti
Kepada: Pengurus Sumber Manusia
Synergy Sdn Bhd
Jalan Harmoni, 12300 Kuala Lumpur.
Tarikh: 15 Oktober 2023
Per: Permohonan Cuti
Dengan hormatnya, saya, Ahmad bin Abdul, pekerja di bahagian Pemasaran ingin memohon cuti selama tiga hari bermula 20 hingga 22 Oktober 2023 atas urusan keluarga yang tidak dapat dielakkan.
Dengan ini, saya telah memastikan semua tugas saya di pejabat akan diselesaikan sebelum cuti diambil, dan saya juga telah membuat pengaturan untuk menyerahkan tanggungjawab kepada rakan sekerja, Encik Rahim. Saya berjanji untuk mematuhi semua tanggungjawab saya sebaik sahaja saya kembali ke pejabat pada 23 Oktober 2023.
Kerjasama dan pertimbangan pihak tuan amat saya hargai. Sekian, terima kasih.
Yang benar,
Ahmad bin Abdul
No. Pekerja: 12345
Contoh Surat Pemberitahuan Mesyuarat
Kepada: Semua Kakita
Jabatan Pembangunan Produk
Tech Innovations Sdn Bhd
Tarikh: 16 Oktober 2023
Per: Pemberitahuan Mesyuarat
Dengan ini dimaklumkan bahawa mesyuarat bagi membincangkan projek terbaru akan diadakan pada:
Hari/Tarikh: 25 Oktober 2023
Masa: 10:00 pagi
Tempat: Bilik Mesyuarat Utama
Semua kakitangan diminta hadir tepat pada masa kerana agenda mesyuarat adalah penting untuk kelancaran projek. Sila bawa bersama sebarang dokumen berkaitan projek yang telah dibincangkan sebelum ini.
Kerjasama semua dalam menghadiri mesyuarat ini amat dihargai. Terima kasih.
Yang benar,
Siti Aishah
Pengurus Jabatan
Contoh Surat Aduan Perkhidmatan
Kepada: Pengurus Perkhidmatan Pelanggan
XYZ Telekomunikasi Sdn Bhd
Jalan Teknologi, 50400 Kuala Lumpur
Tarikh: 17 Oktober 2023
Per: Aduan Mengenai Perkhidmatan Internet
Dengan hormatnya, saya, Farhan b. Noor, seorang pelanggan yang berdaftar dengan nombor akaun 78901234 ingin mengajukan aduan mengenai isu perkhidmatan internet yang dialami di kawasan saya. Sejak beberapa minggu lalu, saya telah mengalami gangguan serta kelajuan internet yang sangat perlahan.
Saya telah menghubungi pusat khidmat pelanggan sebanyak tiga kali tetapi kini keadaan masih belum pulih. Ini telah menyebabkan kesulitan dalam bekerja dari rumah dan juga mengganggu aktiviti harian saya.
Oleh itu, saya amat berharap pihak tuan dapat mengambil tindakan segera untuk menyelesaikan masalah ini. Kerjasama pihak tuan dalam menyelesaikan isu ini amat saya hargai. Terima kasih.
Yang benar,
Farhan b. Noor
No. Telefon: 012-3456789
Contoh Surat Pemintaan Rujukan Kerja
Kepada: Encik Ali Ahmad
mantan Pengurus Pemasaran
ABC Corporation Sdn Bhd
Tarikh: 18 Oktober 2023
Per: Permintaan Rujukan Kerja
Dengan hormatnya, saya, Nurul Huda binti Hassan, bekas pekerja under Encik Ali semasa bekerja di ABC Corporation, ingin memohon agar Encik berkenan memberikan rujukan bagi tujuan permohonan kerja saya di XYZ Industries.
Pengalaman bekerja di bawah pimpinan Encik selama dua tahun memberi saya banyak pengetahuan dan kemahiran yang berguna. Saya percaya rujukan daripada Encik akan memperkuat permohonan saya yang telah pun dihantar kepada mereka.
Jika Encik memerlukan sebarang maklumat tambahan atau dokumen sokongan, sila hubungi saya di nombor telefon atau email di atas. Saya amat menghargai masa dan pertimbangan Encik untuk memberikan rujukan ini. Terima kasih.
Yang benar,
Nurul Huda binti Hassan
No. Telefon: 019-8765432
Contoh Surat Pengesahan Tempahan
Kepada: Encik Rahman
Pengurus Restoran Selera Rasa
Jalan Makan, 12000 Shah Alam
Tarikh: 19 Oktober 2023
Per: Pengesahan Tempahan
Dengan hormatnya, kami ingin mengesahkan tempahan yang dibuat untuk majlis makan malam pada 5 November 2023 oleh Encik Rahman. Tempahan adalah seperti berikut:
Waktu: 7:00 malam
Bilangan Tetamu: 30 orang
Menu: Bufet Pilihan
Sila sahkan kembali jika anda mempunyai sebarang permintaan atau perubahan yang perlu dibuat terhadap tempahan ini. Kami berharap dapat memberikan perkhidmatan yang terbaik bagi acara tersebut.
Terima kasih atas kepercayaan Encik kepada Restoran Selera Rasa.
Yang benar,
Fatimah binti Maza
Pengurus Restoran
Contoh Surat Ucapan Terima Kasih
Kepada: Cik Sarah binti Johan
Ketua Komuniti Kebajikan
Yayasan Kebajikan Malaysia
Tarikh: 20 Oktober 2023
Per: Ucapan Terima Kasih
Dengan hormatnya, saya ingin mengambil kesempatan ini untuk mengucapkan terima kasih kepada Cik Sarah dan seluruh pasukan di Yayasan Kebajikan Malaysia atas usaha dan sokongan yang diberikan dalam program bantuan makanan yang baru-baru ini diadakan di kawasan kami.
Program tersebut telah memberi manfaat yang besar kepada penduduk yang memerlukan, dan sokongan daripada organisasi Cik telah membawa harapan baru kepada mereka. Kami benar-benar menghargai komitmen dan kerja keras yang telah ditunjukkan.
Semoga kerjasama ini dapat diteruskan di masa hadapan dan kita dapat bersama-sama melaksanakan lebih banyak program yang memberi manfaat kepada masyarakat.
Terima kasih sekali lagi.
Yang benar,
Amirul bin Azlan
Pengerusi Komuniti
Contoh Surat Tawaran Pekerjaan
Kepada: Encik Rafiq bin Ahmad
No. 12, Jalan Sejahtera
35000 Perak
Tarikh: 21 Oktober 2023
Per: Tawaran Pekerjaan
Dengan gembira dimaklumkan bahawa selepas meneliti permohonan dan temu duga yang dihadiri oleh Encik, kami ingin menawarkan jawatan sebagai Eksekutif Pemasaran di syarikat kami, Momentum Solutions Sdn Bhd.
Gaji bulanan akan menjadi RM3,000.00 dan permulaan kerja dijadualkan pada 1 November 2023. Sila hadir ke pejabat untuk menandatangani surat tawaran rasmi dan dokumentasi berkaitan antara jam 9:00 pagi dan 5:00 petang pada 28 Oktober 2023.
Kami percaya bahawa Encik akan memberikan sumbangan yang signifikan kepada syarikat dan kami menantikan kerjasama yang produktif.
Terima kasih.
Yang benar,
Zara Binti Mohd
Pengurus Sumber Manusia
Contoh Surat Permohonan Penangguhan Bayaran
Kepada: Pengurus Kewangan
CB Finance Sdn Bhd
Jalan Kewangan, 20000 Kuala Lumpur
Tarikh: 22 Oktober 2023
Per: Permohonan Penangguhan Bayaran Pinjaman
Dengan menghormati pagi ini, saya, Sharif b. Ibrahim, ingin memohon penangguhan bayaran untuk pinjaman peribadi saya berjumlah RM5,000.00 yang sepatutnya dibayar pada 30 Oktober 2023..
Saya menghadapi kesulitan kewangan sementara akibat kehilangan pekerjaan baru-baru ini. Oleh itu, saya berharap pihak tuan dapat memberikan penangguhan selama tiga bulan bagi membolehkan saya mengatur semula kewangan saya dengan lebih baik.
Saya berjanji untuk menghubungi pihak tuan lagi selepas tempoh ini untuk menjelaskan situasi saya dan membuat perbincangan mengenai pembayaran seterusnya. Kerjasama dan pertimbangan pihak tuan amat saya hargai. Terima kasih.
Yang benar,
Sharif b. Ibrahim
No. Telefon: 014-5678901
Contoh Surat Makluman Pindah Alamat
Kepada: Semua Pelanggan
Perfect Traders Sdn Bhd
Tarikh: 23 Oktober 2023
Per: Makluman Pindah Alamat Pejabat
Dengan hormatnya, kami ingin memaklumkan bahawa Perfect Traders Sdn Bhd telah berpindah ke alamat baru berkuatkuasa 1 November 2023. Alamat baru kami adalah:
Alamat Baru: No. 45, Jalan Cemerlang, 55000 Kuala Lumpur.
Semua urusniaga dan komunikasi mula akan dilakukan di alamat tersebut. Kami menghargai semua usaha dan sokongan pelanggan sepanjang waktu. Sila dapatkan informasi tentang perkhidmatan dan produk kami hanya di pejabat baru kami.
Terima kasih di atas kerjasama dan sokongan anda. Kami percaya bahawa kami akan dapat memberikan perkhidmatan yang lebih baik di lokasi baru.
Yang benar,
Mohamad b. Rahman
Pengurus Besar
Sekian sahaja perkongsian tentang contoh surat kiriman rasmi untuk kali ini. Harapnya info yang kami kongsikan ini dapat membantu anda dalam mengarang surat yang lebih efektif dan profesional. Terima kasih kerana meluangkan masa untuk membaca artikel ini. Jangan lupa singgah lagi nanti untuk lebih banyak tips dan panduan menarik. Sampai jumpa!