Surat kiriman rasmi merupakan satu bentuk komunikasi penting dalam urusan rasmi di Malaysia. Contoh karangan surat kiriman rasmi yang baik perlu mengikuti format tertentu, termasuk alamat penerima, tarikh, dan isi surat yang jelas. Dalam suasana akademik, pelajar sering kali diminta untuk menulis surat rasmi kepada pihak sekolah atau universiti bagi tujuan permohonan dan pembelajaran. Di sektor perniagaan, syarikat perlu menyediakan surat rasmi untuk berkomunikasi dengan pelanggan dan rakan kongsi. Oleh itu, memahami cara menulis serta contoh karangan surat kiriman rasmi akan membantu individu menyampaikan maklumat dengan tepat dan profesional.
Struktur Terbaik untuk Contoh Karangan Surat Kiriman Rasmi
Surat kiriman rasmi adalah salah satu bentuk komunikasi yang penting dalam urusan rasmi. Meskipun ada pelbagai jenis surat, struktur surat kiriman rasmi ini harus diketahui agar mesej yang ingin disampaikan menjadi jelas dan mudah difahami. Mari kita lihat struktur terbaik untuk menulis surat kiriman rasmi.
1. Alamat Pengirim
Alamat pengirim diletakkan di bahagian atas surat. Ini penting supaya penerima tahu dari siapa surat ini datang. Biasanya, alamat ini ditulis di sebelah kiri dan diketik dengan cara berikut:
- Nama Pengirim
- Alamat Pengirim
- Poskod dan Bandar
- Tarikh
Contoh:
Ahmad bin Ali
123 Jalan Melati
53200 Kuala Lumpur
1 Januari 2023
2. Alamat Penerima
Setelah alamat pengirim, langkah seterusnya ialah mencantumkan alamat penerima. Pastikan alamat penerima ditulis dengan betul, termasuk gelaran yang sesuai. Alamat penerima biasanya diletakkan di sebelah kiri, di bawah alamat pengirim.
Contoh:
Puan Siti Aishah
Pengetua Sekolah Menengah Kebangsaan Merah
Jalan Padi, 123
53200 Kuala Lumpur
3. Salam Pembuka
Selepas alamat penerima, tulis salam pembuka yang sesuai. Gunakan salam yang formal dan menghormati penerima surat.
Contoh:
Yang Berhormat Puan Siti Aishah,
4. Isi Surat
Ini adalah bahagian paling penting dalam surat. Dapatkan perhatian penerima dengan memperkenalkan tujuan surat anda dengan jelas. Bagi isi surat, anda boleh menggunakan struktur berikut:
- Perenggan 1: Perkenalan dan tujuan surat.
- Perenggan 2: Huraian lanjut tentang tujuan surat.
- Perenggan 3: Permohonan atau penutupan surat.
Contoh pembukaan isi surat:
Saya ingin memaklumkan bahawa…
5. Penutup
Dalam penutup, ucapkan terima kasih kepada penerima atau menyatakan harapan agar penerima dapat memberi perhatian kepada surat tersebut. Pastikan nada anda tetap sopan.
Contoh:
Terima kasih atas perhatian Puan. Saya berharap mendapatkan maklum balas secepat mungkin.
6. Salam Penutup
Setelah penutup, tulis salam penutup yang formal. Contoh sedikit sebanyak membantu dalam mencapai nada yang betul.
Contoh:
Yang benar,
Ahmad bin Ali
7. Tanda Tangan dan Nama Pengirim
Kalau dalam surat rasmi, tanda tangan biasanya ditambah di bawah nama pengirim untuk memberi sentuhan peribadi. Leperkan nama anda dalam huruf cetak selepas tanda tangan.
| Tanda Tangan | Nama Pengirim |
|---|---|
| [Tandatangan] | Ahmad bin Ali |
Itulah struktur surat kiriman rasmi yang sesuai dan harus diikuti. Dengan mengikuti panduan ini, anda dapat memastikan surat yang ditulis adalah profesional dan jelas.
“`html
Contoh Karangan Surat Kiriman Rasmi
Di bawah ini adalah sepuluh contoh karangan surat kiriman rasmi yang boleh digunakan untuk pelbagai tujuan. Setiap contoh mempunyai konteks dan nada yang sesuai dengan tujuan komunikasi.
1. Surat Permohonan Kerja
Kepada: Pengurus Sumber Manusia, Syarikat XYZ
Tarikh: 1 Februari 2023
Dengan hormatnya, saya, Norazimah binti Mohamad, ingin memohon jawatan Eksekutif Pemasaran yang diiklankan di laman web rasmi syarikat. Saya mempunyai pengalaman lebih 5 tahun dalam bidang pemasaran dan pengiklanan, serta mempunyai ijazah dalam bidang Pemasaran dari Universiti Kebangsaan Malaysia.
Semasa bekerja dengan Syarikat ABC, saya telah berjaya melaksanakan kempen pemasaran yang meningkatkan jualan sebanyak 30% dalam tahun pertama. Saya percaya pengalaman dan kemahiran saya dalam menganalisis pasaran dan memahami kehendak pelanggan akan menjadikan saya calon yang sesuai untuk jawatan ini.
Saya berharap agar dapat diberikan peluang untuk menghadiri sesi temu duga bagi membincangkan kelayakan dan sumbangan yang boleh saya berikan kepada syarikat tuan/puan. Saya sertakan salinan resume untuk rujukan tuan/puan.
Terima kasih kerana mempertimbangkan permohonan saya. Saya berharap mendapat maklum balas daripada tuan/puan dalam masa terdekat.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
Norazimah binti Mohamad
2. Surat Rayuan Kenaikan Pangkat
Kepada: Ketua Jabatan, Jabatan Perkhidmatan Awam
Tarikh: 15 Mac 2023
Dengan segala hormatnya, saya, Ahmad bin Ali, ingin merayu keputusan jawatankuasa mengenai permohonan kenaikan pangkat saya ke gred yang lebih tinggi dalam organisasi. Saya telah berkhidmat di jabatan ini selama 8 tahun dan selama tempoh tersebut, saya telah menunjukkan prestasi kerja yang memuaskan serta memperoleh beberapa anugerah yang diiktiraf.
Dalam tempoh itu, saya telah mengambil inisiatif untuk memimpin beberapa projek yang berjaya memberikan impak positif kepada jabatan, termasuk penjimatan kos dan peningkatan kebolehan operasi. Saya percaya pencapaian yang telah saya capai wajar dipertimbangkan semasa penilaian pangkat.
Saya berharap agar pihak tuan/puan dapat mempertimbangkan rayuan ini dengan sebaik mungkin agar saya dapat terus berkhidmat dan memberi sumbangan yang lebih besar kepada jabatan. Saya bersedia untuk memberikan sebarang maklumat tambahan jika diperlukan.
Terima kasih atas perhatian tuan/puan.
Yang benar,
Ahmad bin Ali
3. Surat Permohonan Mengadakan Aktiviti
Kepada: Pengetua, Sekolah Menengah Kebangsaan Damai
Tarikh: 20 April 2023
Dengan hormatnya, saya, Fatimah binti Abdul Rahman, selaku pengerusi Kelab Siswa Sekolah Menengah Kebangsaan Damai ingin memohon kebenaran untuk mengadakan aktiviti Kem Kepimpinan Pelajar yang dijadualkan berlangsung pada 15 dan 16 Mei 2023.
Tujuan aktiviti ini adalah untuk meningkatkan kemahiran kepimpinan dan kerjasama dalam kalangan pelajar. Aktiviti ini melibatkan pelbagai program seperti ceramah, aktiviti berkumpulan, dan latihan luar yang akan diadakan di kawasan sekolah dan tempat lain yang ditetapkan.
Saya percaya aktiviti ini akan memberikan manfaat yang besar kepada pelajar dalam pembentukan sahsiah dan kepimpinan. Segala perbelanjaan akan ditanggung oleh kelab dan sumbangan dari pihak penaja yang bersetuju. Saya berharap dapat mendapat kebenaran dari pihak tuan/puan bagi menjayakan aktiviti ini.
Terima kasih atas perhatian tuan/puan.
Yang benar,
Fatimah binti Abdul Rahman
4. Surat Tuntutan Bayaran
Kepada: Pengarah, Syarikat Pembangunan XYZ
Tarikh: 5 Jun 2023
Dengan segala hormatnya, saya, Siti Aminah binti Rahman, bertindak sebagai wakil daripada Syarikat Bina Utama ingin mengemukakan tuntutan pembayaran bagi projek pembinaan yang telah selesai pada 30 April 2023. Jumlah yang tertunggak adalah sebanyak RM50,000.00.
Selaras dengan perjanjian yang telah dimeterai, pembayaran sepatutnya dibuat dalam masa 14 hari selepas penyelesaian projek. Namun begitu, sehingga hari ini, kami belum menerima pembayaran tersebut. Ini menyebabkan kami menghadapi kesukaran dalam menguruskan kos operasi syarikat.
Sehubungan dengan itu, kami berharap pihak tuan/puan dapat menyelesaikan bayaran dalam jangka waktu yang ditetapkan sebelum tindakan lanjut diambil. Kami menghargai hubungan baik yang telah terjalin dan berharap masalah ini dapat diselesaikan segera.
Terima kasih atas kerjasama tuan/puan.
Yang benar,
Siti Aminah binti Rahman
5. Surat Penamatan Kontrak
Kepada: Pengarah, Syarikat ABC
Tarikh: 10 Julai 2023
Dengan segala hormatnya, saya, Khairul Nizam bin Ismail, ingin memaklumkan bahawa Syarikat XYZ akan menamatkan kontrak perkhidmatan yang telah ditandatangani pada 1 Januari 2023. Surat penamatan ini berkuat kuasa serta-merta.
Keputusan ini diambil setelah mempertimbangkan beberapa faktor yang memberi kesan kepada prestasi dan keberkesanan perkhidmatan yang diberikan. Kami menghargai semua kerjasama yang telah pihak tuan berikan sepanjang tempoh kontrak ini.
Walau bagaimanapun, kami berharap agar semua urusan penamatan ini dapat diselesaikan secepat mungkin agar tiada sebarang masalah timbul di masa hadapan. Kami juga akan memastikan semua penyelesaian kewangan dibuat mengikut terma yang telah dipersetujui.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasama tuan/puan.
Yang benar,
Khairul Nizam bin Ismail
6. Surat Aduan Perkhidmatan
Kepada: Pengurus, Syarikat Telekomunikasi ABC
Tarikh: 18 Ogos 2023
Dengan segala hormatnya, saya, Liyana binti Ahmad, merupakan pelanggan dengan nombor akaun 123456789 ingin membuat aduan mengenai perkhidmatan internet yang saya terima. Sejak sebulan lepas, sambungan internet di rumah saya sering terputus dan sangat lambat.
Saya telah menghubungi pusat khidmat pelanggan beberapa kali, tetapi masalah ini masih tidak dapat diselesaikan. Sebagai pengguna yang bergantung kepada sambungan internet untuk kerja dan pendidikan, situasi ini sangat mengecewakan.
Oleh itu, saya berharap pihak tuan/puan dapat mengambil tindakan segera untuk menambah baik perkhidmatan kepada pelanggan dan menyelesaikan masalah sambungan ini. Saya percaya bahawa pelanggan yang berpuas hati adalah keutamaan syarikat tuan/puan.
Terima kasih kerana memberi perhatian kepada aduan ini.
Yang benar,
Liyana binti Ahmad
7. Surat Permohonan Cuti
Kepada: Pengetua, Sekolah Kebangsaan Cemerlang
Tarikh: 25 September 2023
Dengan hormatnya, saya, Ahmad bin Mohd, ingin memohon cuti selama dua minggu bermula dari 1 hingga 14 Oktober 2023. Cuti ini diperlukan untuk meraikan majlis perkahwinan adik saya dan juga untuk membantu keluarga dalam persiapan majlis tersebut.
Saya akan memastikan semua tugas dan tanggungjawab saya akan diselesaikan sebelum cuti dan akan mengarahkan rakan sekerja saya untuk mengambil alih tugas saya sepanjang tempoh tersebut. Di samping itu, saya akan sentiasa ada melalui emel jika ada perkara yang perlu dirujuk.
Saya berharap agar permohonan cuti ini dapat dipertimbangkan dan kelulusan dapat diberikan secepat mungkin. Terima kasih atas perhatian dan kerjasama tuan/puan.
Yang benar,
Ahmad bin Mohd
8. Surat Makluman Mesyuarat
Kepada: Semua Ahli Jawatankuasa, Kelab Debat Sekolah
Tarikh: 5 Oktober 2023
Dengan hormatnya, saya, Siti Khatijah binti Yusof, selaku setiausaha Kelab Debat ingin memaklumkan bahawa satu mesyuarat akan diadakan pada 10 Oktober 2023, bertempat di Bilik Mesyuarat Sekolah mulai jam 3.00 petang.
Agenda mesyuarat termasuklah persiapan menghadapi pertandingan debat yang akan datang, pemilihan wakil, dan aktiviti kelab yang akan datang. Kehadiran semua ahli jawatankuasa adalah sangat penting bagi memastikan setiap perancangan berjalan dengan lancar.
Jika terdapat sebarang kekangan untuk hadir, sila maklumkan kepada saya secepat mungkin. Terima kasih atas perhatian dan kerjasama semua.
Yang benar,
Siti Khatijah binti Yusof
9. Surat Pengesahan Penerimaan
Kepada: Ibu Pejabat Syarikat ABC
Tarikh: 12 Oktober 2023
Dengan segala hormatnya, saya, Lina binti Rahim, ingin mengesahkan penerimaan dokumen berkaitan kerjasama yang telah dihantar oleh pihak tuan pada 10 Oktober 2023. Semua dokumen telah diterima dan sedang dalam proses untuk diteliti.
Dokumen tersebut adalah penting untuk perjanjian kerjasama antara syarikat kami dan kami akan memastikan segala syarat dipatuhi. Jika terdapat sebarang pertanyaan mengenai dokumen ini, pihak tuan boleh menghubungi saya secara terus.
Terima kasih atas kerjasama yang diberikan dan kami berharap dapat menjalinkan hubungan yang lebih baik di masa hadapan.
Yang benar,
Lina binti Rahim
10. Surat Penghargaan
Kepada: Ketua Jabatan, Syarikat XYZ
Tarikh: 25 Oktober 2023
Dengan segala hormatnya, saya, Mohamad bin Usman, ingin merakamkan ucapan penghargaan kepada tuan/puan atas sokongan dan bimbingan yang telah diberikan sepanjang projek terbaru yang dijalankan. Kerjasama yang erat dari pihak tuan/puan telah membolehkan kami menyelesaikan projek ini dengan jayanya.
Kejayaan ini tidak mungkin dapat dicapai tanpa input yang bernas dan dedikasi dari pasukan tuan/puan. Saya percaya hubungan baik yang terjalin antara kita akan membawa kepada kejayaan yang lebih besar di masa hadapan.
Semoga kerjasama ini akan terus berlanjutan dan berkembang dengan lebih baik pada masa akan datang. Terima kasih sekali lagi atas segala sokongan yang diberikan.
Yang benar,
Mohamad bin Usman
“`
Jadi, itulah serba sedikit mengenai contoh karangan surat kiriman rasmi yang mungkin dapat membantu anda dalam penulisan surat. Harap-harap info yang diberikan boleh dijadikan panduan untuk memudahkan anda. Terima kasih kerana sudi meluangkan masa membaca artikel ini! Jangan lupa untuk singgah lagi di sini nanti untuk lebih banyak tips dan info menarik. Sampai jumpa!