Surat confirmation letter memainkan peranan penting dalam komunikasi rasmi, terutamanya dalam dunia perniagaan. Dokumen ini sering digunakan oleh syarikat untuk mengesahkan penerimaan dokumen penting, seperti kontrak atau tawaran pekerjaan. Proses pengesahan ini melibatkan pihak yang menghantar dan menerima surat, yang bertujuan untuk memastikan semua terma dan syarat dipatuhi. Contoh surat confirmation letter yang baik harus mempunyai elemen seperti tarikh, pengesahan maklumat, dan ujian penutup yang sesuai. Memahami format dan kegunaan surat ini membantu dalam menjaga hubungan profesional antara pihak yang terlibat.
Struktur Terbaik untuk Contoh Surat Confirmation Letter
Surat confirmation letter adalah dokumen penting yang digunakan untuk mengesahkan sesuatu perkara, seperti perjanjian, tempahan, atau janji temu. Untuk sesiapa yang baru nak menulis surat ini, ada beberapa elemen utama yang perlu diambil perhatian. Berikut adalah struktur yang sesuai dan mudah untuk diikuti.
1. Tajuk Surat
Tajuk surat biasanya diletakkan di bahagian atas. Ia boleh di tulis dengan besar dan tebal untuk menarik perhatian pembaca.
2. Maklumat Pengirim
Pastikan anda menyertakan maklumat tentang siapa yang menghantar surat tersebut. Ini termasuk:
- Nama Pengirim
- Alamat Pengirim
- Nombor Telefon Pengirim
- Alamat Emel Pengirim
3. Tarikh
Letakkan tarikh surat ditulis di bawah maklumat pengirim. Tarikh penting supaya penerima tahu bila surat ini ditulis.
4. Maklumat Penerima
Berikutnya, masukkan maklumat tentang penerima surat. Ini merangkumi:
- Nama Penerima
- Jawatan Penerima (jika ada)
- Alamat Penerima
5. Salam Pembuka
Gunakan salam yang mesra dan profesional. Contoh cara untuk memulakan surat adalah dengan “Yang Berhormat” atau “Salam Sejahtera”.
6. Isi Surat
Dalam bahagian ini, terangkan tujuan surat. Pastikan isi surat mengandungi maklumat utama yang perlu disahkan. Anda boleh mengikuti langkah ini:
- Nyatakan perkara yang ingin disahkan.
- Apa yang termaktub dalam perjanjian tiga atau empat ayat.
- Jika ada sebarang tarikh atau lokasi, sertakan juga.
7. Penutup Surat
Rumuskan isi surat dengan ringkas dan jelas. Nyatakan sekali lagi harapan untuk penerimaan surat ini.
8. Salam Penutup
Gunakan salam penutup yang sesuai seperti “Sekian, terima kasih.” Ini memberi sentuhan yang baik pada surat anda.
9. Tandatangan
Berikan ruang untuk tandatangan dan nama pengirim di bawahnya. Jika surat dihantar secara elektronik, tandatangan tidak diperlukan tetapi anda boleh menyertakan nama penuh.
Contoh Struktur dalam Format Jadual
| Elemen | Contoh |
|---|---|
| Tajuk Surat | Surat Pengesahan Tempahan |
| Maklumat Pengirim | Ali bin Ahmad, No. 12, Jalan Batu, Kuala Lumpur |
| Tarikh | 1 November 2023 |
| Maklumat Penerima | Encik Zainal, Pengurus Hotel ABC, No. 5, Jalan Merah, Kuala Lumpur |
| Salam Pembuka | Salam Sejahtera, |
| Isi Surat | Merujuk kepada tempahan bilik yang dibuat pada 31 Oktober 2023… |
| Penutup Surat | Saya berharap maklumat ini disahkan secepat mungkin. |
| Salam Penutup | Sekian, terima kasih. |
| Tandatangan | _________________ Ali bin Ahmad |
Dengan mengikuti struktur di atas, anda boleh menulis surat confirmation letter dengan lebih mudah dan berkesan. Jangan lupa untuk menyemak semula surat anda sebelum menghantarnya bagi memastikan semua maklumat adalah tepat dan jelas.
Contoh Surat Pengesahan
Berikut adalah sepuluh contoh surat pengesahan untuk pelbagai tujuan yang mungkin berguna dalam situasi perniagaan dan peribadi.
1. Surat Pengesahan Temu Janji
Tarikh: 15 Oktober 2023
Kepada: Encik Ahmad bin Ali
Alamat: 12, Lorong Damai, Kuala Lumpur.
Saudara Encik Ahmad,
Dengan ini, kami ingin mengesahkan temu janji yang telah ditetapkan pada:
Tarikh: 20 Oktober 2023
Masa: 10:00 pagi
Lokasi: Pejabat kami di Jalan Meru, Klang.
Tujuan temu janji ini adalah untuk membincangkan kerjasama strategik antara syarikat kita. Kami sangat menghargai kehadiran anda dan berharap perjumpaan ini dapat memberikan manfaat kepada kedua-dua pihak.
Sekiranya terdapat sebarang perubahan atau anda ingin menggunakan platform lain seperti panggilan video, sila maklumkan kepada kami secepat mungkin. Terima kasih dan kami menanti kehadiran anda.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
Siti Sarah
Pengurus Komunikasi
2. Surat Pengesahan Pendaftaran Kursus
Tarikh: 10 Oktober 2023
Kepada: Puan Maria binti Hassan
Alamat: Blok B, No. 5, Taman Selamat, Johor Bahru.
Puan Maria,
Kami mengesahkan bahawa pendaftaran anda untuk kursus “Pengurusan Projek” yang akan berlangsung dari 25 hingga 27 Oktober 2023 telah diterima.
Butiran kursus adalah seperti berikut:
Tarikh: 25 – 27 Oktober 2023
Masa: 9:00 pagi – 5:00 petang
Tempat: Dewan Latihan Nadi, Johor Bahru.
Yuran kursus telah disahkan dan boleh dibayar terus ke akaun bank kami. Sila bawa bersama dokumen pengenalan diri semasa menghadiri kursus. Sekiranya anda memerlukan sebarang maklumat tambahan, jangan ragu untuk menghubungi kami di talian 07-1234567. Kami menantikan kehadiran anda!
Salam hormat,
Zainab Ibrahim
Ketua Program Latihan
3. Surat Pengesahan Penghantaran Barang
Tarikh: 12 Oktober 2023
Kepada: Senarai Pemasok Sdn. Bhd.
Alamat: No. 8, Jalan Ahmad, Shah Alam.
Yang Berhormat,
Dengan ini kami ingin mengesahkan bahawa penghantaran barang yang telah anda lakukan pada 11 Oktober 2023 telah kami terima dengan baik.
Berikut adalah butiran barang yang diterima:
– 50 unit Mesin Pencetak 3D
– 100 kg Serbuk Resin
– 200 unit Aksesori Pencetak.
Kami akan membuat pembayaran secepat mungkin berdasarkan terma yang telah dipersetujui. Terima kasih di atas kerjasama anda. Jika ada sebarang isu atau pertanyaan, sila hubungi kami pada bila-bila masa.
Terima kasih dan salam sejahtera,
Hasan Mohd
Pengurus Pembelian
4. Surat Pengesahan Keputusan Temuduga
Tarikh: 10 Oktober 2023
Kepada: Cik Aisha binti Rahman
Alamat: 45, Jalan Indah, Kuala Lumpur.
Salam sejahtera, Cik Aisha,
Dengan sukacitanya, kami ingin mengesahkan bahawa anda telah berjaya dalam temuduga yang diadakan pada 8 Oktober 2023 untuk jawatan Eksekutif Pemasaran di syarikat kami.
Berdasarkan prestasi anda, kami ingin menawarkan anda untuk menyertai pasukan kami. Sila semak tawaran yang terlampir dan berikan maklum balas paling lambat 15 Oktober 2023. Kami berharap anda dapat menyertai kami pada 1 November 2023.
Jika terdapat sebarang soalan atau kebimbangan, jangan teragak-agak untuk menghubungi kami. Kami sangat teruja untuk mempunyai anda dalam pasukan kami!
Selamat sejahtera,
Rizal etc
Pengurus Sumber Manusia
5. Surat Pengesahan Pembayaran
Tarikh: 11 Oktober 2023
Kepada: Cik Nora binti Ibrahim
Alamat: 20, Jalan Melati, Petaling Jaya.
Salam, Cik Nora,
Saya ingin mengesahkan bahawa kami telah menerima pembayaran dari anda berjumlah RM 500.00 untuk penyertaan dalam program “Kursus Kebajikan Masyarakat” pada 5 Oktober 2023.
Kami menghargai kerjasama anda dan berharap anda menikmati pengalaman pembelajaran yang menarik bersama kami. Resit pembayaran terlampir untuk rujukan anda.
Jika anda memerlukan lebih banyak maklumat atau ingin bertanya tentang program lain yang akan datang, sila hubungi kami di talian 03-123456. Terima kasih lagi dan kami berharap untuk bertemu anda di program seterusnya!
Salam hormat,
Halimah Ahmad
Koordinator Program
6. Surat Pengesahan Tempahan Bilik
Tarikh: 11 Oktober 2023
Kepada: Encik Fariz bin Kamal
Alamat: No. 7, Jalan Kencana, Putrajaya.
Encik Fariz,
Dengan ini kami mengesahkan tempahan bilik anda untuk penginapan di Hotel Selamat pada:
Tarikh: 30 Oktober – 2 November 2023
Jenis bilik: Deluxe Room
Masa daftar masuk: 2:00 petang.
Anda boleh mengubah tempahan sehingga 48 jam sebelum tarikh daftar masuk tanpa sebarang caj tambahan. Jika anda memerlukan sebarang bantuan atau mahu menambahkan perkhidmatan lain, jangan ragu untuk menghubungi kami.
Terima kasih dan selamat datang ke Hotel Selamat!
Kami berharap anda menikmati penginapan anda bersama kami.
Salam sejahtera,
Azhar bin Rahmat
Pengurus Hotel
7. Surat Pengesahan Kelulusan Projek
Tarikh: 10 Oktober 2023
Kepada: Puan Zita binti Zain
Alamat: No. 15, Jalan Cemerlang, Kuala Lumpur.
Yang Berhormat Puan Zita,
Saya ingin mengesahkan bahawa projek “Inovasi Hijau” yang telah anda hantar kepada kami untuk kelulusan telah diluluskan oleh jawatankuasa kami pada 9 Oktober 2023.
Langkah seterusnya adalah untuk memenuhi syarat yang ditetapkan dalam surat kelulusan terlampir, dan kami ingin meluangkan masa untuk mempraktikkan langkah tersebut. Kami berharap anda dapat memulakan projek ini secepat mungkin dan menjadualkan mesyuarat lanjut bagi perkembangan projek ini.
Untuk sebarang pertanyaan atau penjelasan lebih lanjut, sila hubungi kami. Terima kasih di atas usaha dan komitmen anda!
Salam hormat,
Ismail Mohd
Ketua Jabatan Projek
8. Surat Pengesahan Waktu Kerja
Tarikh: 12 Oktober 2023
Kepada: Encik Malik bin Putra
Alamat: 36, Jalan Merdeka, Kota Bharu.
Salam sejahtera Encik Malik,
Dengan ini kami ingin mengesahkan waktu kerja barisan staf untuk bulan Oktober 2023 di syarikat kami menurut yang telah ditetapkan seperti berikut:
- Hari Isnin hingga Jumaat: 9:00 pagi – 6:00 petang
- Hari Sabtu: 9:00 pagi – 1:00 petang
Jika terdapat sebarang perubahan atau keperluan untuk mengambil cuti, sila maklumkan kepada pengurus anda dengan segera. Kami berharap dapat meneruskan kerjasama yang baik dengan anda.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasama anda!
Salam sejahtera,
Liana Maisarah
Pengurus Operasi
9. Surat Pengesahan Pertemuan Agung
Tarikh: 14 Oktober 2023
Kepada: Semua Ahli Jawatankuasa
Alamat: 7, Jalan Sukacita, Kuala Lumpur.
Salam sejahtera, semua,
Saya ingin mengesahkan bahawa Mesyuarat Agung Tahunan akan diadakan pada:
Tarikh: 28 Oktober 2023
Masa: 10:00 pagi
Tempat: Dewan Besar, Perbadanan XYZ.
Semua ahli jawatankuasa diminta untuk hadir dan membawa bersama semua dokumen berkaitan. Kami berharap dapat membincangkan prestasi tahunan serta merancang aktiviti untuk tahun hadapan.
Sila sahkan kehadiran anda sebelum 21 Oktober 2023. Terima kasih atas kerjasama anda dan kami berharap untuk bertemu semua!
Salam hormat,
Hafiz bin Zaki
Setiausaha Agung
10. Surat Pengesahan Penutupan Akaun
Tarikh: 15 Oktober 2023
Kepada: Cik Lela binti Ramli
Alamat: No. 22, Jalan Kejayaan, Kuala Lumpur.
Dengan ini kami ingin mengesahkan bahawa permohonan anda untuk menutup akaun simpanan di Bank ABC telah diproses dan diselesaikan pada 15 Oktober 2023.
Semua baki dan transaksi terakhir telah dipotong dan penyata terperinci mengenai pengakhiran akaun ini telah dihantar ke alamat emel anda. Jika anda memerlukan salinan kertas atau maklumat lanjut, sila maklumkan kepada kami.
Terima kasih kerana menjadi pelanggan setia kami. Kami berharap dapat berkhidmat lagi pada masa akan datang. Semoga segala urusan anda berjalan lancar dan berjaya.
Salam sejahtera,
Farhana Hamid
Pengurus Khidmat Pelanggan
Terima kasih banyak kerana sudah meluangkan masa untuk membaca tentang contoh surat confirmation letter. Harap-harap semuanya jelas dan membantu anda dalam membuat surat yang tepat. Jika anda ada sebarang soalan atau nak kongsi pengalaman, jangan ragu untuk tinggalkan komen. Jangan lupa datang lagi untuk lebih banyak tips dan panduan berguna di masa akan datang. Sampai jumpa lagi!