Surat penjelasan adalah dokumen penting yang digunakan oleh individu atau organisasi untuk memberikan keterangan mengenai situasi tertentu. Dalam banyak kes, pihak berkuasa seperti majikan, lembaga pendidikan, dan badan kerajaan memerlukan surat ini untuk memahami alasan di sebalik tindakan seseorang. Contoh surat penjelasan yang baik mempunyai elemen seperti format, maklumat pengirim, dan isi kandungan yang jelas. Pelajar sering memerlukan surat ini untuk menjelaskan ketiadaan mereka di sekolah, sementara pekerja mungkin perlu menerangkan sebab ketidakhadiran mereka di tempat kerja. Oleh itu, pemahaman mengenai cara menulis surat penjelasan yang efektif adalah langkah penting dalam memastikan komunikasi yang berkesan dan profesional.
Struktur Terbaik untuk Contoh Surat Penjelasan
Surat penjelasan adalah dokumen penting yang digunakan untuk memberikan keterangan mengenai sesuatu isu. Tidak kira sama ada anda ingin menjelaskan situasi, menjawab soalan, atau memberikan maklumat lanjut, surat ini perlu ditulis dengan jelas dan tersusun. Mari kita lihat struktur terbaik untuk menulis surat penjelasan yang berkesan.
Pengenalan
Pengenalan dalam surat penjelasan adalah bahagian yang sangat penting. Ia memberi pembaca idea tentang apa yang akan dibincangkan dalam surat tersebut. Anda boleh mulakan dengan menyebut tujuan surat dan situasi yang ingin dijelaskan. Berikut adalah beberapa aneka frase yang boleh digunakan:
- “Dengan ini, saya ingin menjelaskan tentang…”
- “Surat ini dibuat bagi menjelaskan….”
- “Saya ingin memberikan keterangan lanjut berkenaan…”
Isi Kandungan
Bahagian isi adalah tempat anda memberikan keterangan yang lebih terperinci. Pastikan anda menyusun maklumat dengan baik supaya pembaca dapat memahami dengan mudah. Berikut adalah cara untuk menyusun isi kandungan:
- Fakta dan Data: Berikan maklumat yang tepat dan jelas. Jika anda mempunyai statistik atau fakta lain, ini adalah tempat untuk disertakan. Contoh:
- “Pada tarikh XX, berlaku kejadian…”
- “Data menunjukkan bahawa…”
| Langkah | Tarikh | Nelaksanakan Oleh |
|---|---|---|
| Analisa isu | 1 Jan 2023 | Nama Anda |
| Sesi pertemuan | 5 Jan 2023 | Nama Lain |
Penutup
Setelah menjelaskan semua maklumat, anda boleh menutup surat dengan menyatakan harapan atau tawaran untuk maklumat lanjut jika diperlukan. Namun, pastikan nada anda tetap positif dan sopan. Anda juga boleh meminta pembaca untuk memberikan maklum balas mengenai surat yang telah anda kirim.
Dengan menggunakan struktur yang jelas dan teratur ini, surat penjelasan anda akan lebih berkesan dan mudah difahami. Ingat, tujuan utama surat ini adalah untuk memberikan keterangan yang tepat dan mencerahkan situasi yang mungkin kelihatan kelam kepada penerima surat. Selamat menulis!
Contoh Surat Penjelasan dalam Bahasa Malaysia
Berikut adalah 10 contoh surat penjelasan dengan pelbagai tujuan, ditulis dalam bahasa yang professional dan mesra. Setiap contoh menyampaikan maklumat yang jelas dan tepat agar penerima dapat memahami situasi yang dijelaskan.
1. Surat Penjelasan Kelewatan Menghantar Laporan
Tarikh: 1 September 2023
Kepada: Pengurus Projek
Perkara: Kelewatan Menghantar Laporan Bulanan
Dengan segala hormatnya, saya ingin memohon maaf atas kelewatan dalam menghantar laporan bulanan bagi projek X. Kelewatan ini disebabkan oleh beberapa faktor yang tidak dapat dielakkan, termasuk masalah teknikal dan kekurangan maklumat dari beberapa jabatan yang terlibat.
Dalam usaha untuk memastikan laporan dihasilkan dengan tepat, saya telah berusaha untuk mendapatkan semua maklumat yang diperlukan, namun terdapat beberapa isu yang menyebabkan kelewatan ini. Berikut adalah penjelasan lanjut mengenai situasi tersebut:
- Sistem IT yang mengalami masalah, yang mengganggu pengumpulan data.
- Keterlambatan daripada pasukan lain dalam menghantar data yang diperlukan.
- Keperluan untuk semakan terperinci bagi memastikan ketepatan laporan.
Walaupun demikian, saya sedang dalam proses menyelesaikan laporan tersebut dan menjadualkan untuk menghantarnya sebelum 5 September 2023. Saya menghargai kesabaran dan pengertian anda dalam perkara ini.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
[Nama Anda]
2. Surat Penjelasan Cuti Tanpa Gaji
Tarikh: 5 September 2023
Kepada: Ketua Jabatan
Perkara: Permohonan Cuti Tanpa Gaji
Dengan segala hormatnya, saya ingin mengemukakan permohonan untuk cuti tanpa gaji selama dua minggu berkuat kuasa dari 10 September hingga 24 September 2023. Keputusan ini diambil berdasarkan keadaan peribadi yang memerlukan perhatian segera.
Berikut adalah sebab-sebab yang membolehkan permohonan ini:
- Pemindahan anggota keluarga yang berniat untuk tinggal di luar kawasan.
- Keperluan untuk menjaga kesihatan mental dan fisik agar saya dapat kembali bekerja dengan lebih bersemangat.
- Pengurusan masalah peribadi yang tidak dapat ditangguhkan.
Saya bersedia untuk menyelesaikan semua tanggungjawab kerja dan memastikan pekerjaan yang tertangguh dapat dilaksanakan sebelum dan selepas cuti. Saya menghargai sokongan dan pengertian tuan dalam hal ini.
Terima kasih atas perhatian anda.
Yang benar,
[Nama Anda]
3. Surat Penjelasan Mengenai Perubahan Jadual Mesyuarat
Tarikh: 10 September 2023
Kepada: Semua Ahli Mesyuarat
Perkara: Perubahan Jadual Mesyuarat Bulanan
Saya ingin memaklumkan kepada semua bahawa mesyuarat bulanan yang dijadualkan pada 12 September 2023 terpaksa ditunda kepada 19 September 2023. Perubahan ini dilakukan berikutan kehadiran beberapa anggota penting yang tidak dapat hadir pada tarikh asal.
Untuk memastikan semua perkara yang penting dapat dibincangkan, berikut adalah maklumat lanjut mengenai mesyuarat tersebut:
- Tarikh Baru: 19 September 2023
- Masa: 10:00 pagi
- Tempat: Bilik Mesyuarat Utama, Pejabat X
Saya mohon maaf atas sebarang kesulitan yang mungkin timbul akibat perubahan ini. Jika anda mempunyai sebarang pertanyaan atau kekangan, sila maklumkan kepada saya secepat mungkin.
Terima kasih atas kerjasama dan pengertian semua.
Yang benar,
[Nama Anda]
4. Surat Penjelasan Tidak Dapat Hadir ke Majlis Perkahwinan
Tarikh: 15 September 2023
Kepada: [Nama Pengantin]
Perkara: Permohonan Maaf Tidak Dapat Hadir
Dengan segala hormatnya, saya ingin menyampaikan ucapan selamat kepada anda berdua di atas perkahwinan yang akan berlangsung pada 20 September 2023. Namun, dengan rasa yang sangat berat, saya ingin memohon maaf kerana tidak dapat hadir pada majlis tersebut.
Keadaan ini adalah disebabkan oleh komitmen kerja yang tidak dapat dielakkan yang memerlukan kehadiran saya pada hari yang sama. Saya sangat kecewa kerana tidak dapat menyaksikan detik bahagia ini dan merayakan bersama anda.
Saya berharap dapat berjumpa dan meraikan pasangan bahagia ini di lain masa. Selamat pengantin baru, saya doakan agar perkahwinan ini dipenuhi dengan kebahagiaan dan keberkatan. Besar harapan saya untuk menyambut kalian pada masa akan datang.
Terima kasih atas pemahaman anda.
Yang tulus,
[Nama Anda]
5. Surat Penjelasan Mengenai Kesilapan dalam Penghantaran Dokumen
Tarikh: 20 September 2023
Kepada: [Nama Penerima]
Perkara: Penjelasan Kesilapan Penghantaran Dokumen
Saya menulis surat ini untuk memohon maaf dan menjelaskan mengenai kesilapan yang berlaku dalam penghantaran dokumen yang sepatutnya anda terima pada 15 September 2023. Saya menyedari bahawa dokumen yang dihantar adalah tidak tepat dan tidak memenuhi kriteria yang ditetapkan.
Saya ingin memberi penjelasan mengenai perkara ini:
- Kesilapan ini adalah akibat daripada penyalahgunaan sistem fail yang tidak teratur.
- Kekurangan pengesahan sebelum dokumen dihantar kepada pihak anda.
- Keperluan untuk menyemak dan membetulkan kesilapan sebelum sebarang dokumen dihantar.
Saya telah mengambil langkah untuk memastikan kesalahan sebegini tidak berulang dan sedang dalam proses menghantar dokumen yang tepat secepat mungkin. Saya berterima kasih atas keprihatinan dan kesabaran anda.
Mohon maaf sekali lagi atas kesulitan yang timbul akibat kesilapan ini.
Yang benar,
[Nama Anda]
6. Surat Penjelasan Mengenai Kelewatan Pembayaran
Tarikh: 25 September 2023
Kepada: Pihak Pembekal
Perkara: Kelewatan Pembayaran
Dengan segala hormatnya, saya ingin memaklumkan bahawa pembayaran bagi invois [nombor invois] yang sepatutnya dijadualkan pada 24 September 2023 akan mengalami kelewatan. Kelewatan ini disebabkan oleh masalah kewangan yang tidak dapat dielakkan yang kami hadapi pada bulan ini.
Saya ingin memberi jaminan bahawa kami mengutamakan hubungan perniagaan ini dan berusaha untuk menyelesaikan pembayaran secepat mungkin. Berikut adalah beberapa maklumat mengenai situasi kami:
- Kekurangan aliran tunai yang berpunca daripada kelewatan dalam projek lain.
- Komitmen pembayaran lain yang perlu diselesaikan terlebih dahulu.
- Usaha untuk menambah aliran tunai melalui beberapa sumber lain.
Kami menjadualkan untuk menyelesaikan pembayaran tersebut sebelum 5 Oktober 2023. Kami menghargai kesabaran dan pengertian anda dalam situasi ini dan meminta maaf atas sebarang kesulitan yang mungkin timbul.
Terima kasih atas sokongan anda.
Yang benar,
[Nama Anda]
7. Surat Penjelasan Kesilapan Dalam Laporan Kewangan
Tarikh: 30 September 2023
Kepada: Pengurus Kewangan
Perkara: Penjelasan Kesilapan Dalam Laporan Kewangan
Saya ingin memberi makluman mengenai kesilapan yang telah berlaku dalam laporan kewangan yang telah dihantar pada 28 September 2023. Saya menyedari bahawa terdapat beberapa data yang tidak tepat melibatkan perbelanjaan jabatan.
Kesilapan ini berlaku kerana:
- Pengumpulan data yang tidak teratur dan tidak lengkap.
- Kesilapan manusia semasa pemindahan data ke dalam format laporan.
- Kekurangan semakan akhir sebelum laporan dihantar.
Saya sedang dalam proses memeriksa semula semua data dan menyediakan laporan yang betul. Saya komited untuk menghantar laporan yang telah diperbetulkan dalam masa terdekat. Saya mengharapkan pengertian dari pihak anda dan memohon maaf atas segala kesulitan yang timbul akibat kesilapan ini.
Terima kasih atas kerjasama anda.
Yang benar,
[Nama Anda]
8. Surat Penjelasan Mengenai Percanggahan dalam Pesanan
Tarikh: 5 Oktober 2023
Kepada: Pihak Pembekal
Perkara: Penjelasan Mengenai Percanggahan dalam Pesanan
Saya menulis bagi menjelaskan mengenai percanggahan yang berlaku dalam pesanan yang kami buat pada 1 Oktober 2023. Kami telah menerima maklumat bahawa beberapa item tidak sesuai dengan pesanan asal yang telah dibuat.
Berikut adalah butiran mengenai percanggahan tersebut:
- Item A sepatutnya dipesan dalam kuantiti sebanyak 100 unit tetapi hanya 75 unit yang diterima.
- Item B adalah dalam warna yang salah.
- Pembungkusannya tidak sesuai dan menyebabkan kerosakan pada beberapa item.
Kami berharap untuk menyelesaikan isu ini secepat mungkin dan meminta agar pihak anda menghantar item yang tepat. Kami menghargai kerjasama dan pemahaman anda dalam hal ini.
Terima kasih atas perhatian anda.
Yang benar,
[Nama Anda]
9. Surat Penjelasan Mengenai Tindakan Disiplin
Tarikh: 10 Oktober 2023
Kepada: [Nama Pekerja]
Perkara: Penjelasan Mengenai Tindakan Disiplin
Dengan hormatnya, saya ingin mengingatkan tentang tindakan disiplin yang telah dikenakan kepada anda baru-baru ini berhubung dengan pelanggaran peraturan syarikat. Ini adalah kesempatan untuk anda memberikan penjelasan mengenai keadaan yang berlaku.
Berikut merupakan isu yang dikenakan tindakan disiplin:
- Pelanggaran waktu bekerja yang kerap tanpa alasan yang munasabah.
- Kekurangan komunikasi mengenai ketidakhadiran anda kepada penyelia.
- Keperluan untuk bertanggungjawab terhadap komitmen yang telah ditetapkan.
Anda diberi peluang untuk memberi penjelasan dan kami berharap untuk mendengar pandangan anda mengenai isu ini. Penjelasan anda adalah sangat penting untuk pertimbangan kami dalam membuat keputusan lanjut.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasama anda.
Yang benar,
[Nama Anda]
10. Surat Penjelasan Mengenai Pindaan dalam Kontrak
Tarikh: 15 Oktober 2023
Kepada: [Nama Pihak Berkepentingan]
Perkara: Penjelasan Mengenai Pindaan dalam Kontrak
Saya ingin mengambil kesempatan ini untuk menjelaskan mengenai pindaan dalam kontrak yang telah dipersetujui dan ditandatangani pada 30 September 2023. Pindaan ini adalah disebabkan oleh perubahan yang perlu melakukan selaras dengan keadaan semasa dan keperluan perniagaan.
Pindaan tersebut melibatkan perkara berikut:
- Pindaan terma pembayaran yang perlu dimasukkan semula untuk mencerminkan perubahan aliran tunai.
- Perubahan kepada skop kerja yang telah dibuat secara rasmi berdasarkan keadaan terkini.
- Penambahan tempoh masa yang diperlukan untuk menyelesaikan beberapa fasa projek.
Kami percaya bahawa pindaan ini akan memberi lebih banyak fleksibiliti dan memastikan kelancaran pelaksanaan projek. Segala kerjasama dan pengertian daripada pihak anda amat kami hargai.
Terima kasih atas kerjasama dan perhatian anda.
Yang benar,
[Nama Anda]
Terima kasih kerana meluangkan masa untuk membaca artikel tentang contoh surat explanation letter ini! Harap ia memberi manfaat dan membantu anda dalam menulis surat yang jelas dan berkesan. Jangan lupa untuk singgah lagi di sini di masa hadapan, kerana kami sentiasa ada info menarik dan berguna untuk dikongsi. Jumpa lagi!