Surat iringan menghantar dokumen adalah elemen penting dalam komunikasi rasmi di Malaysia. Dalam konteks ini, organisasi boleh menggunakan surat ini untuk menyertakan dokumen seperti kontrak, laporan, dan invois. Surat iringan yang baik membantu menjelaskan tujuan pengiriman dan memberikan maklumat tambahan kepada penerima. Selain itu, ia juga meningkatkan profesionalisme dalam hubungan perniagaan. Oleh itu, memahami contoh surat iringan yang tepat akan memudahkan proses penghantaran dokumen secara berkesan.
Struktur Terbaik untuk Contoh Surat Iringan Menghantar Dokumen
Sesuatu surat iringan sangat penting bila kita menghantar dokumen. Surat ini berfungsi untuk memperkenalkan dokumen tersebut dan memberi maklumat kepada penerima tentang isi kandungannya. Dalam artikel ini, kita akan lihat struktur yang sesuai untuk surat iringan, agar ia lebih jelas dan mudah difahami.
1. Tajuk Surat
Mulakan dengan tajuk surat yang sesuai. Tajuk ini seharusnya ringkas dan jelas. Contoh tajuk boleh ditulis seperti berikut:
- Surat Iringan Dokumen
- Penghantaran Dokumen
2. Maklumat Pengirim
Seterusnya, masukkan maklumat tentang pengirim surat. Ini termasuk:
| Butiran | Contoh |
|---|---|
| Nama Pengirim | Ahmad bin Ali |
| Alamat Pengirim | No. 123, Jalan ABC, Kuala Lumpur |
| No. Telefon | 012-3456789 |
3. Maklumat Penerima
Setelah itu, sertakan maklumat tentang penerima surat. Ini termasuk:
| Butiran | Contoh |
|---|---|
| Nama Penerima | Siti Aishah binti Rahman |
| Alamat Penerima | No. 456, Jalan DEF, Petaling Jaya |
4. Tarikh
Jangan lupa untuk menulis tarikh di mana surat itu ditulis. Contohnya, “30 September 2023”. Ini penting supaya penerima tahu bila surat ini dibuat.
5. Salam Pembuka
Seterusnya, mulakan surat dengan salam. Anda boleh menggunakan:
- Yang Dihormati,
- Saudara/Saudari,
6. Pengenalan Surat
Di sini, nyatakan tujuan anda menulis surat tersebut. Ini boleh diungkapkan secara ringkas, contohnya:
Saya ingin menghantar dokumen berkaitan permohonan sebagai rujukan kepada pihak tuan/puan.
7. Maklumat Dokumen
Berikan maklumat lanjut tentang dokumen yang dihantar. Anda boleh ikut format berikut:
- Nama Dokumen
- Tujuan Dokumen
- Bilangan Salinan
8. Penutup Surat
Akhirkan surat dengan menyatakan harapan atau permohonan agar penerima dapat memproses dokumen tersebut. Contoh:
Saya berharap pihak tuan/puan dapat memproses permohonan ini secepat mungkin.
9. Salam Penutup dan Tandatangan
Gunakan salam penutup yang sesuai seperti:
- Dengan hormatnya,
- Salam sejahtera,
Dan jangan lupa untuk menandatangani surat tersebut di bawah nama pengirim.
Contoh Surat Iringan Menghantar Dokumen
Di bawah ini terdapat 10 contoh surat iringan yang boleh digunakan untuk menghantar dokumen bagi pelbagai tujuan. Setiap surat diolah dengan nada yang profesional dan mesra untuk memastikan mesej yang ingin disampaikan jelas dan tepat.
1. Surat Iringan Permohonan Kerja
Tarikh: 15 Oktober 2023
Kepada: Pengurus Sumber Manusia
Nama Syarikat
Alamat Syarikat
Dengan segala hormatnya, saya ingin merujuk kepada iklan jawatan kosong bagi Posisi Eksekutif Pemasaran di laman web syarikat. Saya dengan ini melampirkan resume dan dokumen sokongan lain untuk pertimbangan pihak tuan/puan.
Saya merupakan graduan dalam bidang Pemasaran dari Universiti XYZ dan telah mempunyai pengalaman kerja selama 3 tahun di syarikat ABC. Saya yakin bahawa latar belakang pendidikan dan pengalaman praktikal saya menjadikan saya calon yang sesuai untuk jawatan ini.
Saya amat berharap agar dapat diberi peluang untuk menghadiri sesi temuduga bagi membincangkan potensi sumbangan saya kepada syarikat. Terima kasih kerana meluangkan masa untuk mempertimbangkan permohonan saya.
Yang benar,
Nama Anda
No. Telefon: 012-3456789
Email: [email protected]
2. Surat Iringan Pemberitahuan Mesyuarat
Tarikh: 20 Oktober 2023
Kepada: Semua Kakitangan
Dengan hormatnya, kami ingin memaklumkan bahawa mesyuarat bulanan akan diadakan pada 25 Oktober 2023, jam 10 pagi di Bilik Mesyuarat Utama. Saya melampirkan agenda bagi mesyuarat tersebut untuk rujukan tuan/puan.
Sila pastikan kehadiran anda dan bawa sebarang dokumen yang berkaitan untuk dibincangkan semasa mesyuarat. Kami percaya bahawa pandangan semua pihak adalah penting untuk mencapai keputusan yang terbaik untuk syarikat.
Jika terdapat sebarang pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi saya melalui email atau telefon. Terima kasih atas perhatian dan kerjasama anda.
Yang benar,
Nama Anda
Jawatan
3. Surat Iringan Aduan Perkhidmatan
Tarikh: 12 Oktober 2023
Kepada: Pengurus Perkhidmatan Pelanggan
Nama Syarikat
Alamat Syarikat
Dengan penuh hormat, saya ingin mengemukakan aduan tentang layanan yang saya terima pada 10 Oktober 2023. Saya melampirkan salinan resit dan dokumentasi lain untuk pertimbangan pihak tuan/puan.
Saya telah menghadapi beberapa isu berkaitan dengan perkhidmatan yang disediakan dan merasa kecewa dengan cara ia diuruskan. Saya percaya bahawa isu ini memerlukan perhatian segera bagi memastikan pelanggan lain tidak mengalami situasi yang sama.
Saya menghargai jika pihak tuan/puan dapat memberikan maklum balas kepada aduan ini secepat mungkin. Terima kasih kerana memberi perhatian kepada isu ini.
Yang benar,
Nama Anda
No. Telefon: 012-1234567
Email: [email protected]
4. Surat Iringan Pembayaran Invoice
Tarikh: 5 Oktober 2023
Kepada: Akaun Kewangan
Nama Syarikat
Alamat Syarikat
Saya ingin memaklumkan bahawa pembayaran bagi Invoice #12345 telah dilakukan pada 5 Oktober 2023. Saya melampirkan bukti pembayaran dan salinan invoice untuk rekod pihak tuan/puan.
Jumlah yang dibayar adalah RM1,500.00 seperti yang dinyatakan dalam invois tersebut. Sila sahkan penerimaan pembayaran ini dan beritahu jika terdapat sebarang isu berbangkit.
Terima kasih atas kerjasama yang baik. Jika terdapat sebarang pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi saya.
Yang benar,
Nama Anda
Jawatan
No. Telefon: 012-9876543
5. Surat Iringan Permohonan Cuti
Tarikh: 18 Oktober 2023
Kepada: Pengurus Jabatan
Nama Syarikat
Alamat Syarikat
Dengan segala hormatnya, saya ingin memohon cuti dari 30 Oktober hingga 3 November 2023 atas sebab peribadi. Saya melampirkan borang permohonan cuti untuk perhatian tuan/puan.
Saya telah memastikan bahawa tugasan saya dalam keadaan baik dan telah menyusun penggantian tugas untuk memastikan kelancaran operasi jabatan di sepanjang ketiadaan saya.
Saya berharap agar permohonan cuti ini dapat dipertimbangkan dan mendapat kelulusan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasama pihak tuan/puan.
Yang benar,
Nama Anda
No. Telefon: 012-3454321
6. Surat Iringan Tawaran Kerjasama
Tarikh: 22 Oktober 2023
Kepada: Pengurus Pemasaran
Nama Syarikat
Alamat Syarikat
Dengan hormatnya, saya ingin memperkenalkan tawaran kerjasama yang mungkin dapat memberikan faedah kepada kedua belah pihak. Saya melampirkan proposal yang mengandungi butiran lanjut mengenai cadangan kerjasama tersebut.
Kami percaya bahawa dengan menggabungkan kekuatan dan sumber yang ada, kita dapat mencapai matlamat bersama yang lebih baik. Kami berbesar hati untuk berbincang lebih lanjut mengenai kerjasama ini.
Sila hubungi saya jika terdapat sebarang pertanyaan atau jika anda ingin menetapkan pertemuan untuk berbincang lebih lanjut. Terima kasih di atas perhatian anda.
Yang benar,
Nama Anda
Jawatan
No. Telefon: 012-8765432
7. Surat Iringan Permohonan Pindah Jabatan
Tarikh: 28 Oktober 2023
Kepada: Pengurus Jabatan Sumber Manusia
Nama Syarikat
Alamat Syarikat
Saya ingin memohon untuk berpindah ke Jabatan Kewangan bermula 1 Disember 2023. Saya melampirkan surat permohonan dan dokumen sokongan untuk perhatian pihak tuan/puan.
Di dalam tempoh lebih dari dua tahun di jabatan sekarang, saya merasa telah memperoleh pengalaman yang berguna. Namun, saya berkeyakinan bahawa kemampuan dan minat saya lebih sesuai dengan keperluan Jabatan Kewangan.
Saya berharap permohonan ini dapat dipertimbangkan dengan positif. Jika perlu, saya bersedia untuk menyertai sesi perbincangan lanjut. Terima kasih banyak atas perhatian dan kerjasama.
Yang benar,
Nama Anda
No. Telefon: 012-1238907
8. Surat Iringan Makluman Penyerahan Projek
Tarikh: 30 Oktober 2023
Kepada: Pengurus Projek
Nama Syarikat
Alamat Syarikat
Saya dengan sukacitanya ingin memaklumkan bahawa projek XYZ telah berjaya disiapkan dan saya melampirkan laporan akhir serta dokumen berkaitan untuk rujukan pihak tuan/puan.
Projek ini telah dilaksanakan dengan jayanya dan saya percaya hasil yang diperolehi akan memenuhi kehendak dan harapan syarikat. Kerja sama semua pihak terlibat amat dihargai.
Saya berharap untuk mendengar maklum balas daripada pihak tuan/puan. Terima kasih di atas sokongan dan kerjasama sepanjang projek ini.
Yang benar,
Nama Anda
No. Telefon: 012-5432167
9. Surat Iringan Penghantaran Dokumen Perundangan
Tarikh: 1 November 2023
Kepada: Peguam
Nama Firma Guaman
Alamat Firma Guaman
Dengan hormatnya, saya ingin menghantar dokumen-dokumen berkaitan dengan kes yang sedang kami kendalikan. Saya melampirkan dokumen tersebut untuk perhatian pihak tuan/puan.
Dokumen ini termasuk penyata perubatan dan bukti pembayaran yang mungkin diperlukan dalam proses litigasi. Kami berharap dokumen ini dapat disemak dan digunakan secepat mungkin.
Jika terdapat sebarang pertanyaan atau keperluan untuk dokumen tambahan, sila hubungi saya. Terima kasih atas kerjasama yang lulus daripada pihak tuan/puan.
Yang benar,
Nama Anda
Jawatan
No. Telefon: 012-6543210
10. Surat Iringan Penghantaran Surat Tawaran
Tarikh: 10 November 2023
Kepada: Nama Calon
Alamat Calon
Dengan segala hormatnya, kami ingin memaklumkan bahawa anda telah dipilih untuk mengisi jawatan sebagai Eksekutif Jualan di syarikat kami. Kami melampirkan surat tawaran rasmi untuk rujukan anda.
Mohon anda membaca dan mengesahkan penerimaan tawaran ini dalam tempoh tujuh hari dari tarikh surat ini. Kami berbesar hati untuk menyambut anda ke dalam pasukan kami dan tidak sabar untuk bekerja bersama anda.
Terima kasih dan tahniah sekali lagi. Jika terdapat sebarang pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi kami.
Yang benar,
Nama Anda
Jawatan
No. Telefon: 012-1122334
Terima kasih kerana sudi meluangkan masa membaca artikel tentang contoh surat iringan menghantar dokumen ini! Harapnya, informasi yang kami kongsikan dapat membantu anda dalam menyediakan surat yang tepat dan berkesan. Jangan lupa untuk singgah lagi di sini untuk lebih banyak tips dan panduan berguna di masa akan datang. Sampai jumpa lagi, dan semoga segala urusan anda dipermudahkan!