Surat kiriman rasmi permohonan merupakan dokumen penting dalam dunia pejabat, terutama dalam konteks permohonan rasmi seperti pinjaman, cuti, atau keahlian. Dalam proses ini, pemohon perlu menyusun surat dengan format yang tepat untuk mencapai tujuan mereka. Elemen-elemen seperti alamat, tarikh, dan maklumat penerima memainkan peranan penting dalam meningkatkan kredibiliti surat tersebut. Contoh surat kiriman rasmi permohonan boleh diambil dari pelbagai sumber, termasuk laman web rasmi kerajaan, panduan akademik, dan buku rujukan. Penggunaan bahasa yang formal dan jelas juga merupakan aspek utama dalam penyediaan surat ini agar ia memenuhi standard yang ditetapkan.
Struktur Terbaik untuk Contoh Surat Kiriman Rasmi Permohonan
Surat kiriman rasmi permohonan adalah salah satu dokumen penting yang biasanya digunakan untuk memohon sesuatu, seperti cuti, biasiswa, atau bantuan kewangan. Untuk memastikan surat anda diterima dan diproses dengan baik, adalah penting untuk menulisnya dengan struktur yang betul. Berikut adalah panduan tentang cara untuk menyusun surat kiriman rasmi permohonan anda.
1. Muka Surat
Muka surat surat kiriman rasmi perlu diatur dengan kemas dan profesional. Berikut adalah elemen yang perlu ada:
- Nama penulis dan alamat
- Tarikh
- Nama penerima dan alamat
| Elemen | Contoh |
|---|---|
| Nama dan Alamat Penulis | Ali bin Ahmad No. 123, Jalan Merah, 76000 Melaka |
| Tarikh | 1 Januari 2023 |
| Nama dan Alamat Penerima | Encik Zulkifli Pengurus Sumber Manusia, ABC Sdn Bhd, No. 456, Jalan Biru, 75000 Melaka |
2. Perkara
Seterusnya, anda perlu menulis perkara atau tajuk surat. Ini adalah untuk memberi tahu penerima tentang tujuan surat tersebut. Contohnya:
Per: Permohonan Cuti
3. Pembuka Surat
Mulakan surat dengan sapaan yang sesuai. Jika anda tahu nama penerima, gunakan nama mereka, contohnya:
“Yang Berhormat Encik Zulkifli,”
Jika tidak tahu nama, anda boleh menggunakan:
“Tuan/Puan,”
4. Isi Surat
Bahagian ini adalah inti surat di mana anda menyatakan tujuan permohonan. Anda boleh membahagikan isi kepada beberapa perenggan:
- Pengenalan: Kenalkan diri anda dan nyatakan tujuan surat. Contohnya:
- Butiran Permohonan: Berikan maklumat lanjut tentang permohonan anda. Seperti tarikh dan sebab. Contohnya:
- Penyertaan Dokumen Sokongan: Nyatakan jika ada dokumen sokongan yang dilampirkan. Contohnya:
“Saya Ali bin Ahmad, seorang pelajar di Kolej ABC, ingin memohon cuti selama seminggu…”
“Cuti yang diperlukan adalah dari 10 Januari hingga 17 Januari 2023 kerana…”
“Saya juga melampirkan surat pengesahan dari pensyarah…”
5. Penutup Surat
Bahagian terakhir adalah penutup surat di mana anda mengucapkan terima kasih kepada penerima dan harapan untuk balasan. Contohnya:
“Terima kasih atas perhatian Tuan. Saya berharap untuk mendapat maklum balas daripada Tuan.”
6. Tandatangan
Setelah siap menulis, jangan lupa untuk menandatangani surat itu. Jika anda menghantar secara elektronik, gunakan tandatangan digital atau hanya taip nama anda. Tambah juga jawatan anda jika perlu.
Dengan mengikuti struktur ini, surat kiriman rasmi permohonan anda akan kelihatan lebih teratur dan profesional. Ingat, komunikasi yang baik adalah kunci untuk mencapai apa yang anda hajatkan!
Contoh Surat Kiriman Rasmi Permohonan
Berikut adalah contoh-contoh surat kiriman rasmi permohonan yang boleh digunakan dalam pelbagai situasi.
1. Surat Permohonan Cuti Belajar
Nama: Muhammad Ali bin Ahmad
Alamat: No. 45, Jalan Bunga Raya, 75000 Melaka.
Tel: 012-3456789
Tarikh: 1 November 2023
Pengarah,
Jabatan Pendidikan Tinggi,
Kompleks Pendidikan,
Jalan Kementerian, 50480 Kuala Lumpur.
Per: Permohonan Cuti Belajar
Dengan segala hormatnya, saya merujuk kepada perkara di atas. Saya, Muhammad Ali bin Ahmad, seorang pegawai di Jabatan Pendidikan, ingin memohon cuti belajar selama dua tahun untuk melanjutkan pengajian ke peringkat Sarjana di Universiti Malaya dalam bidang Pendidikan.
Penyelidikan yang akan saya jalankan adalah berkaitan dengan metodologi pengajaran yang lebih efektif di sekolah-sekolah luar bandar. Dengan ini, saya percaya ia dapat memberi impak yang positif kepada masyarakat dan sistem pendidikan kita.
Saya telah berbincang dengan penyelia saya dan mendapat sokongan penuh beliau. Saya juga bersedia untuk mengemukakan semua dokumen yang diperlukan bagi menyokong permohonan ini. Diharapkan pihak tuan/puan dapat mempertimbangkan permohonan saya dan memberikan jawapan secepat mungkin.
Segala kerjasama dan perhatian daripada pihak tuan/puan diucapkan terima kasih.
Yang benar,
Muhammad Ali bin Ahmad
2. Surat Permohonan Penghargaan
Nama: Siti Nurhaliza binti Mohamad
Alamat: No. 10, Lorong Melati, 12345 Kuala Lumpur.
Tel: 019-8765432
Tarikh: 2 November 2023
Ketua Jabatan,
Jabatan Kebajikan Masyarakat,
Jalan Pusat Bandar, 50400 Kuala Lumpur.
Per: Permohonan Penghargaan
Dengan hormatnya, saya ingin memohon agar nama saya, Siti Nurhaliza binti Mohamad yang merupakan pegawai di Jabatan Kebajikan Masyarakat, dipertimbangkan untuk menerima penghargaan atas sumbangan yang telah saya berikan kepada komuniti setempat.
Sepanjang tahun ini, saya telah melaksanakan beberapa program yang bertujuan untuk membantu golongan miskin dan memerlukan, termasuk program bantuan makanan dan pendidikan. Saya percaya usaha ini membawa manfaat besar kepada penerima dan masyarakat secara keseluruhan.
Saya berharap pihak tuan/puan dapat mempertimbangkan permohonan ini dan memberikan maklum balas yang positif. Sekiranya diperlukan, saya sedia untuk memberikan lebih banyak maklumat dan dokumentasi berkaitan.
Terima kasih atas perhatian dan sokongan yang diberikan kepada saya selama ini.
Yang benar,
Siti Nurhaliza binti Mohamad
3. Surat Permohonan Kelonggaran Bayaran Cukai
Nama: Lim Wei Jiet
Alamat: No. 7, Jalan Dato’ Ahmad Razali, 22000 Kuala Terengganu.
Tel: 014-5678901
Tarikh: 3 November 2023
Ketua,
Jabatan Cukai Dalam Negeri,
Jalan Sultan Ismail, 50480 Kuala Lumpur.
Per: Permohonan Kelonggaran Bayaran Cukai
Dengan hormatnya, saya ingin memohon kelonggaran dalam bayaran cukai bagi tahun ini. Saya, Lim Wei Jiet, pemilik perniagaan kecil yang terjejas teruk akibat pandemik COVID-19. Oleh itu, saya memohon agar pihak tuan/puan dapat memberikan sedikit kelonggaran dalam pembayaran cukai saya bagi membolehkan saya untuk terus bertahan.
Saya telah melampirkan segala dokumen berkaitan yang menunjukkan kemerosotan pendapatan perniagaan saya. Saya berharap pihak tuan/puan dapat memahami situasi ini dan memberi sokongan apabila mempertimbangkan permohonan ini.
Saya berjanji untuk tetap memenuhi tanggungjawab semasa keadaan menjadi lebih baik. Segala kerjasama dan bantuan daripada pihak tuan/puan amat saya hargai.
Terima kasih atas perhatian yang diberikan.
Yang benar,
Lim Wei Jiet
4. Surat Permohonan Pembiayaan Projek
Nama: Rina binti Ahmad
Alamat: No. 20, Jalan Anggerik, 30300 Ipoh.
Tel: 011-2345678
Tarikh: 4 November 2023
Pengerusi,
Yayasan Panduan Masyarakat,
Jalan Sistematik, 50460 Kuala Lumpur.
Per: Permohonan Pembiayaan Projek Keusahawanan
Dengan segala hormatnya, saya ingin memohon pembiayaan untuk projek keusahawanan yang akan saya jalankan. Nama saya Rina binti Ahmad dan saya bercadang untuk memulakan perniagaan kedai makanan di kawasan setempat yang menyediakan makanan sihat dan berkhasiat.
Saya telah melakukan kajian dan melihat potensi dalam perniagaan ini untuk memberi pilihan makanan sihat kepada masyarakat. Dengan pembiayaan yang dicadangkan, saya akan dapat membeli bahan mentah serta meningkatkan promosi bagi perniagaan tersebut.
Saya berjanji akan menggunakan dana ini dengan sebaik mungkin dan menyediakan laporan kemajuan bagi pihak yayasan. Mohon jasa baik pihak tuan/puan untuk memberikan pertimbangan positif terhadap permohonan ini.
Terima kasih di atas perhatian tuan/puan.
Yang benar,
Rina binti Ahmad
5. Surat Permohonan Sewa Premis
Nama: Amir bin Zainal
Alamat: No. 25, Jalan Wawasan, 58000 Kuala Lumpur.
Tel: 013-6789012
Tarikh: 5 November 2023
Pengurus,
Hartamas Properties,
Jalan Damansara, 50480 Kuala Lumpur.
Per: Permohonan Sewa Premis Niaga
Dengan hormatnya, saya, Amir bin Zainal, ingin memohon untuk menyewa sebuah premis niaga yang telah diiklankan oleh pihak tuan. Saya berhasrat untuk membuka sebuah kedai runcit di lokasi tersebut dan yakin ia akan memberikan keuntungan tidak hanya kepada saya tetapi juga kepada masyarakat sekitar.
Saya telah membuat penyelidikan dan percaya kawasan tersebut mempunyai potensi yang besar. Sekiranya permohonan sewa ini diluluskan, saya berjanji akan menjaga premis dengan sebaiknya serta mengikuti semua kaedah dan garis panduan yang ditetapkan oleh pihak tuan.
Saya berharap pihak tuan/puan dapat mempertimbangkan permohonan ini. Untuk maklumat lanjut, saya sedia untuk mengadakan pertemuan pada bila-bila masa yang sesuai.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasama yang diberikan.
Yang benar,
Amir bin Zainal
6. Surat Permohonan Penangguhan Bayaran
Nama: Farah binti Mansor
Alamat: No. 8, Taman Bukit Indah, 83000 Batu Pahat.
Tel: 012-3456789
Tarikh: 6 November 2023
Pengurus Kewangan,
ABC Bank Berhad,
Jalan Raja Laut, 50350 Kuala Lumpur.
Per: Permohonan Penangguhan Bayaran Pinjaman
Dengan segala hormatnya, saya ingin memohon penangguhan untuk bayaran pinjaman peribadi saya disebabkan masalah kewangan yang tidak dijangka. Nama saya Farah binti Mansor, dan saya telah menjadi pelanggan tetap di bank ini selama lebih lima tahun.
Saya telah mengalami kerugian pendapatan disebabkan keadaan kesihatan yang memerlukan saya untuk berubat. Di atas situasi ini, saya berharap agar pihak tuan dapat menangguhkan bayaran pinjaman saya untuk tempoh tiga bulan bagi membolehkan saya menguruskan kewangan dengan lebih baik.
Saya berjanji akan menyelesaikan segala tanggungjawab sebaik sahaja keadaan kembali pulih. Mohon jasa baik pihak tuan untuk mempertimbangkan permohonan ini dengan sebaik mungkin. Segala kerjasama yang diberikan amat dihargai.
Terima kasih di atas perhatian dan sokongan yang diberikan.
Yang benar,
Farah binti Mansor
7. Surat Permohonan Kerjasama
Nama: Hafiz bin Rahim
Alamat: No. 30, Jalan Taman Sari, 80300 Johor Bahru.
Tel: 019-1234567
Tarikh: 7 November 2023
Ketua,
Persatuan Belia Johor,
Jalan Sinaran, 80350 Johor Bahru.
Per: Permohonan Kerjasama Dalam Program Belia
Dengan hormatnya, saya ingin memohon kerjasama daripada pihak tuan/puan dalam menganjurkan program pembangunan belia yang dirancang bulan depan. Nama saya Hafiz bin Rahim dan saya merupakan salah seorang ahli aktif dalam Persatuan Belia Sihat Johor.
Program ini bertujuan untuk meningkatkan kemahiran serta kesedaran tentang kepentingan aktiviti sihat dalam kalangan belia. Saya percaya kerjasama daripada pihak tuan akan memberikan impak yang besar dalam kejayaan program ini.
Sekiranya pihak tuan berminat, saya sedia untuk mengatur satu pertemuan bagi membincangkan butiran lanjut mengenai program ini. Diharapkan permohonan ini akan mendapat pertimbangan positif daripada pihak tuan.
Terima kasih atas perhatian yang diberikan.
Yang benar,
Hafiz bin Rahim
8. Surat Permohonan Pilihan Rayuan
Nama: Zara binti Mohd Noor
Alamat: No. 15, Kampung Tradisional, 40000 Sekinchan.
Tel: 014-5678901
Tarikh: 8 November 2023
Ketua,
Jabatan Pengajian Tinggi,
Jalan Titiwangsa, 50400 Kuala Lumpur.
Per: Permohonan Rayuan Keputusan Permohonan Pendaftaran Universiti
Dengan segala hormatnya, saya, Zara binti Mohd Noor ingin merayu keputusan permohonan pendaftaran saya di Universiti Malaya. Saya ingin mendapatkan tempat dalam program Sarjana Muda Sains Sosial.
Saya telah memohon pada tarikh yang ditetapkan tetapi memohon rayuan ini kerana percaya bahawa keputusan pencapaian SPM dan STPM saya tidak mencerminkan potensi sebenarnya.
Sepanjang pengajian tersebut, saya terlibat aktif dalam kegiatan ekstrakurikulum dan khidmat masyarakat. Saya berharap pihak tuan dapat mempertimbangkan permohonan ini dan memulangkan semula ruangan untuk temuduga. Kerjasama pihak tuan amat saya hargai.
Terima kasih atas perhatian yang diberikan.
Yang benar,
Zara binti Mohd Noor
9. Surat Permohonan Minta Kerja
Nama: Khairul Azhar bin Sharif
Alamat: No. 50, Taman Melati, 53200 Kuala Lumpur.
Tel: 016-7890123
Tarikh: 9 November 2023
Pengurus Sumber Manusia,
XYZ Sdn Bhd,
Jalan Perusahaan, 50400 Kuala Lumpur.
Per: Permohonan Jawatan Pegawai Pemasaran
Dengan segala hormatnya, saya ingin memohon jawatan sebagai Pegawai Pemasaran di syarikat yang tuan/puan pimpin. Nama saya Khairul Azhar bin Sharif dan saya mempunyai latar belakang dalam pemasaran serta pengalaman bekerja dalam industri tersebut selama tiga tahun.
Saya percaya bahawa pengalaman dan kemahiran yang saya ada dapat memberi sumbangan yang positif dalam mencapai matlamat syarikat. Saya bersedia untuk memberikan komitmen penuh serta bekerja dalam pasukan.
Untuk maklumat lanjut, saya lampirkan resume dan dokumen sokongan lain. Saya berharap tuan/puan dapat mempertimbangkan permohonan ini. Saya bersedia untuk mengikuti temuduga pada bila-bila masa yang sesuai untuk tuan/puan.
Terima kasih atas perhatian yang diberikan.
Yang benar,
Khairul Azhar bin Sharif
10. Surat Permohonan Kemudahan Tempatan
Nama: Aisha binti Razak
Alamat: No. 32, Taman Desa, 40100 Shah Alam.
Tel: 018-7654321
Tarikh: 10 November 2023
Ketua,
Majlis Perbandaran Shah Alam,
Jalan Koperasi, 40000 Shah Alam.
Per: Permohonan Kemudahan Tempatan
Dengan segala hormatnya, saya, Aisha binti Razak ingin memohon kemudahan tempat letak kereta awam di kawasan tempat tinggal saya. Keadaan lalu lintas yang semakin sesak di sini menyebabkan kesulitan kepada penduduk ketika ingin mencari tempat letak kereta.
Permohonan ini adalah untuk memudahkan kami yang ingin mengunjungi kawasan sekitar tanpa menghadapi masalah yang berkaitan dengan tempat letak kereta. Saya percaya penambahan kemudahan ini akan meningkatkan keselesaan penduduk.
Saya berharap pihak tuan/puan dapat mempertimbangkan permohonan ini serta memberi maklum balas secepat mungkin. Segala kerjasama dan bantuan daripada pihak tuan/puan amat saya hargai.
Terima kasih di atas perhatian yang diberikan.
Yang benar,
Aisha binti Razak
Sekian sahaja untuk artikel kali ini mengenai contoh surat kiriman rasmi permohonan. Kami berharap ianya dapat membantu anda dalam menulis surat dengan lebih berkesan dan profesional. Jangan lupa untuk datang kembali nanti, kerana kami akan sentiasa berkongsi lebih banyak tips dan panduan yang menarik. Terima kasih kerana sudi meluangkan masa untuk membaca! Semoga hari anda ceria!