Surat melampirkan dokumen adalah elemen penting dalam urusan rasmi yang melibatkan pelbagai institusi seperti sekolah, syarikat, dan agensi kerajaan. Contohnya, surat permohonan untuk mendapatkan surat pengesahan dari sekolah memerlukan dokumen sokongan yang diiringi. Di samping itu, surat berkenaan sering digunakan dalam proses pemohonan kerja, di mana calon perlu melampirkan resume dan sijil pendidikan. Penghantaran dokumen rasmi melalui surat juga berlaku dalam konteks permohonan bantuan kewangan dari institusi kewangan atau NGO. Dengan mengikuti contoh surat melampirkan dokumen yang betul, penghantar akan memastikan semua maklumat yang diperlukan disertakan untuk memudahkan proses analisis dan keputusan.
Struktur Terbaik untuk Contoh Surat Melampirkan Dokumen
Surat melampirkan dokumen adalah salah satu bentuk komunikasi yang penting dalam dunia profesional. Ia bukan saja berfungsi untuk mengesahkan pengiriman dokumen tetapi juga untuk memastikan penerima memahami isi surat tersebut dengan jelas. Di bawah ini, kita akan bincangkan struktur terbaik bagi surat yang melampirkan dokumen. Struktur yang baik akan membuat surat anda kelihatan lebih teratur dan profesional.
1. Nombor Rujukan
Nombor rujukan ini penting terutamanya jika dokumen yang dihantar adalah untuk urusan rasmi. Ia memudahkan penerima untuk rujuk kembali kepada surat ini di masa hadapan.
2. Tarikh
Jangan lupa untuk mencantumkan tarikh surat ditulis. Ini penting untuk rekod dan untuk penerima tahu bila surat itu dihantar.
3. Penghantar dan Penerima
- Nama Penghantar: Sertakan nama penuh anda.
- Alamat Penghantar: Alamat lengkap tempat anda tinggal atau pejabat.
- Nama Penerima: Nama orang yang sepatutnya menerima surat.
- Alamat Penerima: Pastikan alamat penerima ditulis dengan betul untuk mengelakkan sebarang masalah penghantaran.
4. Perkara
Sertakan tajuk atau perkara utama surat anda. Ini membantu penerima memahami tujuan surat dengan cepat.
5. Isi Surat
Ini adalah bahagian terpenting surat. Anda perlu menjelaskan tujuan surat anda dengan ringkas dan jelas. Berikut adalah beberapa elemen yang boleh disertakan:
- Keterangan tentang dokumen yang dilampirkan.
- Tujuan hantar dokumen tersebut.
- Permohonan atau tindakan selanjutnya yang diharapkan daripada penerima.
6. Lampiran
Senaraikan dokumen yang dilampirkan selepas isi surat. Gunakan format yang mudah dibaca, seperti berikut:
| No. | Nama Dokumen |
|---|---|
| 1 | Salinan Kad Pengenalan |
| 2 | Pengesahan Pendaftaran Syarikat |
| 3 | Dokumen Perjanjian |
7. Penutup
Akhir sekali, ucapkan terima kasih kepada penerima atas perhatian mereka dan nyatakan harapan untuk mendengar daripada mereka. Ini membuatkan surat anda lebih mesra dan sopan.
8. Tandatangan
Jangan lupa untuk menandatangani surat anda. Ini menunjukkan bahawa surat itu rasmi dan anda bertanggungjawab terhadap isi surat tersebut.
Dengan mengikuti struktur di atas, surat melampirkan dokumen anda akan kelihatan lebih profesional dan tersusun. Pastikan anda semak kembali surat sebelum menghantarnya untuk elakkan sebarang kesalahan. Selamat menulis surat!
Contoh Surat Melampirkan Dokumen di Malaysia
Berikut adalah beberapa contoh surat melampirkan dokumen untuk pelbagai tujuan. Setiap contoh akan membantu anda memahami cara menulis surat dengan tepat dan profesional.
1. Surat Permohonan Bantuan Kewangan
Tarikh: 15 Januari 2023
Kepada:
Pengurus,
Tabung Bantuan Kewangan,
Pejabat Kebajikan Masyarakat,
No. 10, Jalan Seri,
Kuala Lumpur.
Yang Berhormat,
Saya ingin memohon bantuan kewangan daripada pihak tuan untuk kelangsungan hidup keluarga saya. Bersama ini saya lampirkan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk menyokong permohonan saya.
Dokumen yang dilampirkan adalah seperti berikut:
- Salinan kad pengenalan saya
- Penyata gaji terkini
- Surat pengesahan daripada majikan
- Dokumen perubatan bagi ahli keluarga yang memerlukan penjagaan khusus
Saya berharap tuan dapat mempertimbangkan permohonan ini dengan sebaik-baiknya. Terima kasih atas perhatian tuan.
Yang benar,
Ahmad Bin Ali
2. Surat Permohonan Pekerjaan
Tarikh: 20 Februari 2023
Kepada:
Pengurus Sumber Manusia,
ABC Sdn Bhd,
No. 5, Jalan Perdagangan,
Johor Bahru.
Yang Berhormat,
Saya, Nurul Aini, ingin memohon jawatan sebagai Eksekutif Pemasaran di syarikat tuan. Bersama surat ini, saya melampirkan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk memudahkan proses permohonan saya.
Dokumen yang dilampirkan adalah:
- Resume terkini
- Salinan sijil akademik
- Surat rujukan daripada majikan lepas
Saya sangat berminat untuk menyertai pasukan tuan dan sedia untuk menghadiri sesi temuduga pada bila-bila masa. Terima kasih atas pertimbangan tuan.
Yang benar,
Nurul Aini Binti Rahman
3. Surat Permohonan Cuti Sakit
Tarikh: 5 Mac 2023
Kepada:
Pengurus,
XYZ Sdn Bhd,
No. 12, Jalan Utama,
KL Sentral.
Yang Berhormat,
Saya ingin memohon cuti sakit selama 3 hari bermula dari 7 Mac hingga 9 Mac 2023 kerana mengalami masalah kesihatan. Untuk menyokong permohonan ini, saya melampirkan dokumen berikut:
Dokumen yang dilampirkan adalah:
- Surat pengesahan doktor
- Salinan kad pengenalan
Harap maklum dan terima kasih atas perhatian tuan. Saya akan memastikan tugas-tugas saya diserahkan kepada rakan sekerja semasa ketiadaan saya di pejabat.
Yang benar,
Haris Bin Mohd
4. Surat Permohonan Penyemakan Semula Gaji
Tarikh: 10 April 2023
Kepada:
HR,
DEF Corporation,
No. 8, Jalan Gemilang,
Shah Alam.
Yang Berhormat,
Saya, Siti Sarah, ingin memohon agar pihak tuan menimbangkan semula wang gaji bulanan saya. Saya telah melampirkan beberapa dokumen bagi menyokong permohonan ini.
Dokumen yang dilampirkan adalah:
- Salinan penyata gaji terkini
- Rekod prestasi kerja selama setahun
- Surat pengesahan daripada ketua jabatan
Saya berharap permohonan ini dapat dipertimbangkan dengan seadilnya. Terima kasih di atas perhatian tuan.
Yang benar,
Siti Sarah Binti Osman
5. Surat Rayuan Pihak Berkuasa Tempatan
Tarikh: 15 Mei 2023
Kepada:
Ketua,
Jabatan Perbandaran,
Bandar Raya,
Pulau Penang.
Yang Berhormat,
Saya, Mohamad Razif, ingin merayu keputusan yang dikeluarkan oleh pihak tuan berkaitan permohonan lesen perniagaan saya yang ditolak. Saya melampirkan dokumen berikut untuk pertimbangan tuan:
Dokumen yang dilampirkan adalah:
- Salinan permohonan asal
- Dokumen pengesahan lokasi perniagaan
- Surat sokongan dari jiran sekutu
Saya berharap tuan dapat memainkan peranan dalam menyemak semula keputusan ini. Terima kasih atas kerjasama tuan.
Yang benar,
Mohamad Razif Bin Ibrahim
6. Surat Permohonan Tempahan Ruang Acara
Tarikh: 25 Jun 2023
Kepada:
Pengurus Acara,
G-Hall,
No. 20, Jalan Festiva,
Kota Damansara.
Yang Berhormat,
Saya, Linda Tan, ingin memohon untuk menempah ruang G-Hall bagi mengadakan acara tahunan syarikat kami pada 10 Julai 2023. Bersama ini, saya melampirkan dokumen yang berkaitan.
Dokumen yang dilampirkan adalah:
- Salinan maklumat acara yang dirancang
- Maklumat kontak yang boleh dihubungi
Saya berharap pihak tuan dapat memberikan maklum balas secepat mungkin untuk membolehkan kami merancang lebih lanjut. Terima kasih atas perhatian tuan.
Yang benar,
Linda Tan Bing Koi
7. Surat Permohonan Jalan Lalu-Lalang
Tarikh: 15 Ogos 2023
Kepada:
Ketua Jabatan,
Jabatan Kerja Raya,
No. 2, Jalan Raya,
Melaka.
Yang Berhormat,
Saya, Nazrul, ingin memohon kebenaran untuk menggunakan jalan tersebut bagi mengadakan pemasangan alat penyiraman kebun di kawasan saya. Saya melampirkan dokumen berikut:
Dokumen yang dilampirkan adalah:
- Peta lokasi kawasan
- Surat sokongan dari jiran terdekat
Terima kasih di atas kerjasama tuan dan saya berharap permohonan ini mendapat perhatian sewajarnya.
Yang benar,
Nazrul Bin Zakaria
8. Surat Permohonan Khidmat Sumber
Tarikh: 20 September 2023
Kepada:
Ketua,
Bahagian Sumber Manusia,
GHI Sdn Bhd,
No. 15, Jalan Teknologi,
Subang Jaya.
Yang Berhormat,
Saya, Aishah, ingin memohon khidmat sumber manusia untuk membantu dalam proses pengambilan pekerja baru. Saya melampirkan dokumen yang diperlukan untuk mempercepatkan proses ini.
Dokumen yang dilampirkan adalah:
- Senarai jawatan kosong
- Jadual penjadualan temuduga
- Maklumat calon yang telah disenarai pendek
Saya berharap permohonan ini dapat diproses dengan segera. Terima kasih atas kerjasama tuan.
Yang benar,
Aishah Binti Mohamad
9. Surat Makluman Kecemasan
Tarikh: 5 Oktober 2023
Kepada:
Pengurus,
Jabatan Kecemasan,
Hospital Awam,
No. 1, Jalan Crisis,
Kuching.
Yang Berhormat,
Saya, Rahim, ingin memaklumkan tentang keperluan untuk mendapatkan rawatan segera untuk ibu saya yang mengalami masalah kesihatan. Dalam surat ini, saya melampirkan dokumen berkaitan.
Dokumen yang dilampirkan adalah:
- Rekod perubatan ibu saya
- Salinan kad pengenalan
- Surat pengesahan dari doktor peribadi
Saya berharap tindakan segera dapat diambil untuk memastikan keselamatan dan kesihatan ibu saya. Terima kasih.
Yang benar,
Rahim Bin Hassan
10. Surat Pengesahan Latihan
Tarikh: 30 November 2023
Kepada:
Pengerusi,
Persatuan Pendidikan,
10, Jalan Pembelajaran,
Petaling Jaya.
Yang Berhormat,
Saya ingin mengesahkan penyertaan saya dalam latihan yang dijadualkan pada 5 Disember 2023. Untuk makluman, saya melampirkan dokumen berkaitan seperti berikut:
Dokumen yang dilampirkan adalah:
- Salinan bukti pendaftaran
- Pengesahan jemputan dari penganjur
Terima kasih di atas perhatian dan kerjasama tuan. Saya berharap dapat menyertai sesi latihan tersebut dengan baik.
Yang benar,
Hani Binti Razak
Jadi, itu dia contoh surat melampirkan dokumen yang mungkin dapat membantu korang dalam urusan rasmi. Walaupun nampak simple, surat ni sebenarnya sangat penting untuk memastikan semua dokumen sampai dengan cara yang betul. Terima kasih sebab sudi membaca artikel ni, harapnya korang dapat manfaat daripadanya. Jangan lupa singgah lagi di sini lain kali, banyak tips menarik menanti! Jumpa lagi!