Surat pengesahan kakitangan adalah dokumen penting yang mengesahkan status pekerjaan seorang pekerja dalam sesebuah organisasi. Contoh surat pengesahan kakitangan biasanya menyertakan maklumat mengenai nama pekerja, jawatan yang dipegang, tarikh mula bekerja, dan gaji bulanan. Pengesahan ini sering diperlukan dalam urusan seperti permohonan pinjaman, penyewaan rumah, dan pendaftaran institusi pendidikan. Pengeluaran surat pengesahan kakitangan adalah tanggungjawab pihak pengurusan sumber manusia yang perlu memastikan semua maklumat yang diberikan adalah tepat dan terkini. Dalam konteks ini, surat pengesahan kakitangan juga berfungsi sebagai bukti rasmi bagi pekerja untuk mendapatkan pelbagai faedah dan kemudahan.
Struktur Terbaik untuk Contoh Surat Pengesahan Kakitangan
Surat pengesahan kakitangan merupakan dokumen penting yang digunakan oleh majikan untuk mengesahkan status kerja seseorang pekerja. Surat ini biasanya dikeluarkan setelah pekerja menyelesaikan tempoh percubaan atau sebagai pengesahan rasmi tentang jawatan dan maklumat peribadi pekerja. Memiliki struktur yang baik untuk surat ini adalah kunci agar semua maklumat disampaikan dengan jelas dan tepat. Di sini, kita akan membincangkan struktur terbaik untuk contoh surat pengesahan kakitangan.
1. Tajuk Surat
Tajuk surat perlu jelas dan mudah difahami. Biasanya, kita boleh mula dengan menyatakan “Surat Pengesahan Kakitangan” di bahagian atas surat. Pastikan ia ditulis dalam format yang jelas. Contohnya:
| Contoh Tajuk |
|---|
| Surat Pengesahan Kakitangan |
2. Butiran Syarikat
Setelah tajuk, sertakan butiran mengenai syarikat. Ini termasuk nama syarikat, alamat, nombor telefon dan alamat emel. Contohnya:
- Nama Syarikat: ABC Sdn Bhd
- Alamat: No 10, Jalan Utama, Taman Perindustrian, Kuala Lumpur
- Nombor Telefon: 03-12345678
- Emel: [email protected]
3. Tarikh
Berikan tarikh surat ditulis. Ini penting untuk rekod. Biasanya, ia diletakkan di sebelah kanan atas surat.
4. Alamat Pekerja
Seterusnya, masukkan alamat pekerja yang disahkan. Ini memberi maklumat lengkap mengenai kepada siapa surat ini ditujukan.
- Nama Pekerja: Ahmad Bin Ali
- Alamat: No 5, Jalan Kenanga, Taman Bunga, Kuala Lumpur
5. Pernyataan Pengesahan
Ini adalah bahagian paling penting. Dalam pernyataan ini, nyatakan bahawa kakitangan tersebut telah disahkan dan sertakan jawatan serta tarikh pengesahan. Contohnya:
Dengan ini, kami ingin mengesahkan bahawa:
- Nama: Ahmad Bin Ali
- Jawatan: Eksekutif Pemasaran
- Tarikh Mula: 1 Januari 2023
- Tarikh Pengesahan: 1 Julai 2023
6. Tanda Tangan
Bahagian ini memerlukan tanda tangan daripada pihak pengurus atau penyelia. Anda juga boleh menambah nama dan jawatan orang yang menandatangani surat tersebut.
| Nama | Jawatan |
|---|---|
| Fatima Binti Hassan | Pengurus Sumber Manusia |
7. Penutup
Walaupun tidak terdapat penutup yang formal seperti dalam surat rasmi lain, anda boleh menambah ayat ringkas yang menunjukkan sokongan syarikat terhadap kakitangan. Contohnya:
Kami yakin Ahmad akan memberikan yang terbaik dalam kerjayanya dan menyumbang kepada kejayaan syarikat.
Itulah dia struktur terbaik untuk surat pengesahan kakitangan. Dengan mengikuti panduan ini, surat anda pasti akan lengkap dan profesional!
Contoh Surat Pengesahan Kakitangan
Berikut adalah 10 contoh surat pengesahan kakitangan untuk pelbagai tujuan yang boleh dijadikan rujukan.
1. Surat Pengesahan Pekerjaan
Kepada,
Encik Ahmad bin Ali
Pengurus Sumber Manusia
XYZ Corporation Sdn Bhd
[Alamat]
[Tarikh]
Per: Pengesahan Pekerjaan
Untuk makluman, kami ingin mengesahkan bahawa Encik Ahmad bin Ali merupakan pekerja di XYZ Corporation Sdn Bhd sejak 1 Januari 2020. Beliau terlibat dalam jabatan pemasaran dan memegang jawatan sebagai Eksekutif Pemasaran. Encik Ahmad menunjukkan prestasi kerja yang baik dan mempunyai sikap yang positif terhadap tugasnya. Kami menghargai sumbangan beliau dalam mencapai objektif syarikat.
Jika ada sebarang pertanyaan, sila hubungi pejabat kami. Terima kasih.
Yang benar,
[Nama Penulis]
[Jawatan]
[Nombor Telefon]
2. Surat Pengesahan Kehadiran
Kepada,
Definisi Sumber Manusia
ABC Ltd.
[Alamat]
[Tarikh]
Per: Pengesahan Kehadiran
Dengan ini kami ingin mengesahkan bahawa Cik Siti Aishah binti Abdullah telah hadir ke mesyuarat diadakan pada 15 Mei 2023 bertempat di bilik mesyuarat utama. Kehadiran beliau penting bagi membincangkan beberapa projek yang sedang berjalan dan sumbangan beliau dalam mesyuarat tersebut amat dihargai. Sila maklumkan jika anda memerlukan maklumat lanjut mengenai kehadiran beliau.
Terima kasih.
Yang benar,
[Nama Penulis]
[Jawatan]
[Nombor Telefon]
3. Surat Pengesahan Cuti
Kepada,
Encik Hasan bin Jamal
Pengurus Pembangunan
QRS Technologies Sdn Bhd
[Alamat]
[Tarikh]
Per: Pengesahan Cuti
Dengan ini kami mengesahkan bahawa Cik Nurul Aini binti Mohd Noor telah diberikan cuti selama tujuh hari bermula dari 10 hingga 16 Okt 2023 atas alasan peribadi. Sebagai penanggungjawab bagi projek yang sedang berjalan, kami telah membuat persediaan untuk memastikan tiada gangguan dalam proses kerja sepanjang tempoh beliau bercuti. Semua tugasan dan tanggungjawab akan dipindahkan sementara kepada Cik Fara. Sekiranya ada keperluan segera, Cik Nurul Aini boleh dihubungi melalui email.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
[Nama Penulis]
[Jawatan]
[Nombor Telefon]
4. Surat Pengesahan Perjawatan
Kepada,
Puan Maimunah binti Ibrahim
HR Officer
MNO Global Sdn Bhd
[Alamat]
[Tarikh]
Per: Pengesahan Perjawatan
Dari pihak kami, ingin mengesahkan bahawa Puan Maimunah binti Ibrahim telah dilantik sebagai Pegawai Sumber Manusia di MNO Global Sdn Bhd. Beliau telah menjalani proses pemilihan yang ketat dan menunjukkan kepakaran yang diperlukan untuk jawatan ini. Puan Maimunah akan mula bertugas pada 1 November 2023 dan dijadualkan untuk menghadiri orientasi bersama kakitangan baru. Kami yakin bahawa Puan Maimunah akan memberi sumbangan yang bernilai kepada organisasi kami.
Sekiranya ada sebarang pertanyaan, sila hubungi pejabat sumber manusia.
Terima kasih.
Yang benar,
[Nama Penulis]
[Jawatan]
[Nombor Telefon]
5. Surat Pengesahan Latihan
Kepada,
Encik Zainal b. Rahman
Jabatan Latihan
ABC Holdings
[Alamat]
[Tarikh]
Per: Pengesahan Latihan
Dengan surat ini, kami ingin mengesahkan bahawa Cik Laila binti Aziz telah menjalani program latihan “Pengurusan Kewangan” selama dua minggu bermula dari 3 September hingga 17 September 2023. Program ini telah membantu beliau dalam meningkatkan kemahiran pengurusan kewangan serta memberikan pemahaman yang lebih mendalam tentang proses perakaunan. Kami berharap pengetahuan yang diperoleh akan digunakan dengan sebaiknya dalam tugasan beliau di jabatan kewangan.
Terima kasih atas perhatian Tuan.
Yang benar,
[Nama Penulis]
[Jawatan]
[Nombor Telefon]
6. Surat Pengesahan Selesai Tugas
Kepada,
Encik Faisal b. Hamid
Pengurus Projek
XYZ Engineering
[Alamat]
[Tarikh]
Per: Pengesahan Selesai Tugas
Dengan ini kami mengesahkan bahawa Cik Sarah binti Mohd telah menyelesaikan tugasnya dalam projek Pengubahsuaian Bangunan XYZ dengan jayanya. Beliau telah terlibat secara langsung dalam fasa reka bentuk dan pelaksanaan projek tersebut. Sumbangan Cik Sarah sangat signifikan dalam memastikan semua kerja dilakukan dalam tempoh masa yang ditetapkan. Kami ingin merakamkan penghargaan kepada Cik Sarah atas dedikasi dan komitmennya.
Sekiranya ada sebarang pertanyaan, sila hubungi kami.
Terima kasih.
Yang benar,
[Nama Penulis]
[Jawatan]
[Nombor Telefon]
7. Surat Pengesahan Pemindahan
Kepada,
Encik Shahril b. Ibrahim
Pengurus Operasi
MNO Textiles
[Alamat]
[Tarikh]
Per: Pengesahan Pemindahan Kakitangan
Dengan ini, kami ingin mengesahkan bahawa Cik Aida binti Mohd Tahir telah dipindahkan dari Jabatan Pengeluaran ke Jabatan Kualiti berkuatkuasa mulai 1 November 2023. Pemindahan ini dibuat untuk memberi peluang kepada beliau untuk menggunakan kemampuan dan kemahiran dalam bidang yang lebih sesuai dan memberi sumbangan yang lebih besar kepada syarikat. Kami berharap Cik Aida akan terus menunjukkan prestasi yang baik dalam tugas barunya.
Untuk maklumat lanjut, sila hubungi saya.
Terima kasih.
Yang benar,
[Nama Penulis]
[Jawatan]
[Nombor Telefon]
8. Surat Pengesahan Sertifikat
Kepada,
Encik Amir b. Rahim
Analis Kualiti
ABC Industries
[Alamat]
[Tarikh]
Per: Pengesahan Pencapaian Sertifikat
Dengan sukacitanya kami mengesahkan bahawa Cik Dian binti Halim telah berjaya memperoleh Sertifikat Pengurusan Kualiti ISO 9001 pada 25 Ogos 2023. Pencapaian ini menandakan kemajuan dalam kemahiran beliau dalam pengurusan kualiti dan dapat memberikan impak yang positif kepada amalan-perusahaan kita. Penguasaan Cik Dian dalam bidang ini diharapkan dapat meningkatkan mutu produk syarikat dan kepuasan pelanggan. Sekiranya ada sebarang pertanyaan, sila hubungi kami di pejabat.
Terima kasih.
Yang benar,
[Nama Penulis]
[Jawatan]
[Nombor Telefon]
9. Surat Pengesahan Tempoh Percubaan
Kepada,
Encik Mohd Nasir b. Jayus
Pegawai Perolehan
XYZ Construction
[Alamat]
[Tarikh]
Per: Pengesahan Lulus Tempoh Percubaan
Dengan ini kami ingin mengesahkan bahawa Cik Farah binti Hashim telah lulus tempoh percubaan selama enam bulan yang ditetapkan di XYZ Construction. Prestasi beliau semasa dalam tempoh percubaan adalah memuaskan dan sangat membantu dalam proses kerja jabatan. Kami berbesar hati untuk mengesahkan bahawa Cik Farah kini menjadi kakitangan tetap syarikat. Kami mengharapkan yang terbaik bagi beliau untuk terus berjaya di masa depan.
Sekiranya ada sebarang pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi kami.
Terima kasih.
Yang benar,
[Nama Penulis]
[Jawatan]
[Nombor Telefon]
10. Surat Pengesahan Kontrak
Kepada,
Encik Daniel b. Lim
Pengurus Kontrak
BCD Infra
[Alamat]
[Tarikh]
Per: Pengesahan Kontrak Kakitangan
Dengan sukacitanya kami mengesahkan bahawa Cik Nia binti Ahmad telah menandatangani kontrak perkhidmatan dengan BCD Infra untuk jawatan Pembantu Administrasi, berkuatkuasa pada 1 September 2023. Kami percaya Cik Nia akan membawa nilai tambah kepada organisasi ini dengan kemahiran dan pengalaman yang dimilikinya. Kami berharap kerjasama ini akan memberi kesan yang positif dalam mencapai matlamat syarikat. Untuk sebarang pertanyaan, sila hubungi kami.
Terima kasih.
Yang benar,
[Nama Penulis]
[Jawatan]
[Nombor Telefon]
Terima kasih kerana meluangkan masa untuk membaca artikel tentang contoh surat pengesahan kakitangan ini! Kami harap info yang kami kongsikan tadi dapat membantu anda dalam menyediakan dokumen yang diperlukan. Jangan lupa singgah lagi di sini untuk artikel-artikel menarik yang lain. Kami sentiasa ada update dan informasi berguna untuk anda. Sampai jumpa lagi, ya!