Surat penjelasan tunjuk sebab merupakan dokumen penting dalam proses pengurusan disiplin di institusi pendidikan dan organisasi. Contoh surat ini biasanya digunakan oleh pelajar atau pekerja untuk memberikan penjelasan terhadap tindakan atau kesalahan yang telah dilakukan. Dalam surat tersebut, penulis perlu menyertakan maklumat peribadi seperti nama, alamat, dan nombor kad pengenalan. Surat ini juga perlu menghuraikan kesalahan dengan jelas dan memberikan alasan yang munasabah bagi tindakan tersebut. Selain itu, penulis harus menyatakan komitmen untuk memperbaiki diri dan mematuhi peraturan yang ditetapkan oleh pihak berkuasa.
Struktur Terbaik untuk Contoh Surat Penjelasan Tunjuk Sebab
Surat penjelasan tunjuk sebab adalah dokumen penting yang sering digunakan dalam pelbagai situasi, terutamanya apabila seseorang itu perlu memberikan penjelasan rasmi mengenai sesuatu perkara. Contoh yang biasa adalah apabila kakitangan tidak hadir ke tempat kerja tanpa notis atau apabila pelajar tidak dapat hadir ke kelas. Struktur surat ini haruslah jelas dan teratur supaya mesej yang ingin disampaikan dapat difahami dengan mudah. Mari kita lihat struktur yang terbaik untuk surat penjelasan tunjuk sebab.
1. Penghargaan dan Pengenalan
Mulakan surat anda dengan ucapan penghargaan yang sopan. Ini menunjukkan sikap hormat dan profesionalisme. Selepas itu, perkenalkan dirimu dan jabatan atau kelas jika perlu.
- Contoh: “Saya ingin mengambil kesempatan ini untuk mengucapkan terima kasih kepada pihak tuan/puan kerana mengambil masa untuk membaca surat ini.”
- Contoh: “Nama saya [Nama Anda], seorang pelajar di [Nama Institusi] di [Nama Kelas].”
2. Isi Surat
Dalam bahagian ini, anda perlu menerangkan situasi yang menyebabkan anda perlu menulis surat ini. Berikan maklumat yang lengkap tetapi ringkas. Gunakan ayat yang jelas supaya pembaca dapat memahami dengan baik.
- Nyatakan alasan: Berikan sebab yang kukuh mengapa anda tidak hadir atau mengapa ada situasi yang mendesak.
- Beri tarikh dan waktu: Contohnya, “Saya tidak dapat hadir pada [tarikh] kerana [sebab].”
- Maklumat tambahan: Sertakan sebarang bukti atau dokumen sokongan jika perlu.
3. Tindakan Yang Telah Diambil
Penting untuk menunjukkan bahawa anda telah mengambil langkah-langkah untuk menyelesaikan isu yang dihadapi. Ini boleh memberi keyakinan kepada penerima bahawa anda bertanggungjawab.
- Contoh: “Saya telah berbincang dengan [nama] untuk memastikan saya tidak ketinggalan dengan pelajaran.”
- Contoh: “Saya juga telah mendapatkan surat daripada doktor untuk menyokong alasan tidak hadir saya.”
4. Permohonan Maaf
Setiap surat penjelasan tunjuk sebab seharusnya mengandungi permohonan maaf bagi mengekspresikan rasa penyesalan anda mengenai keadaan tersebut. Ini menunjukkan bahawa anda menghargai masa dan budi bicara penerima.
- Contoh: “Saya memohon maaf atas sebarang kesulitan yang mungkin telah timbul akibat ketidakhadiran saya.”
- Contoh: “Saya sangat menghargai pemahaman dan kesabaran tuan/puan.”
5. Penutup
Di akhir surat, buatlah penutup yang ringkas tetapi padat. Nyatakan harapan untuk mendapatkan maklum balas dan bersedia untuk sebarang pertanyaan. Sertakan tanda tangan dan nama penuh anda.
| Komponen | Contoh |
|---|---|
| Penutup | “Sekian, terima kasih.” |
| Tanda Tangan | [Tandatangan] |
| Nama Penuh | [Nama Anda] |
Dengan mengikuti struktur di atas, surat penjelasan tunjuk sebab anda pasti akan lebih teratur dan memberi impak yang positif kepada penerima. Pastikan semua maklumat yang diberikan adalah tepat dan seboleh-bolehnya gunakan bahasa yang sopan dan profesional. Happy writing!
Contoh Surat Penjelasan Tunjuk Sebab
Berikut adalah sepuluh contoh surat penjelasan tunjuk sebab untuk pelbagai situasi yang mungkin anda hadapi di tempat kerja atau sekolah.
1. Kelewatan Penyerahan Tugasan
Kepada: [Nama Penyelia/ Guru]
Tarikh: [Tarikh]
Per: Surat Penjelasan Kelewatan Penyerahan Tugasan
Dengan segala hormatnya, saya, [Nama Anda], ingin memohon maaf di atas kelewatan penyerahan tugasan [Nama Tugasan] yang sepatutnya dihantar pada [Tarikh]. Kelewatan ini berlaku disebabkan [nyatakan sebab, contoh: masalah kesihatan, situasi keluarga yang mendesak, dsb.].
Saya menyedari bahawa kelewatan ini mungkin menyebabkan masalah kepada proses pengajaran dan pembelajaran, serta menimbulkan rasa tidak puas hati di pihak tuan/puan. Oleh itu, saya memohon budi bicara tuan/puan untuk menerima tugasan tersebut walaupun lewat dan memberi saya sedikit masa untuk menyelesaikannya.
Saya berjanji akan mengatur masa saya dengan lebih baik pada masa akan datang dan memastikan situasi seperti ini tidak akan berulang. Terima kasih di atas pemahaman dan sokongan tuan/puan.
Yang benar,
[Nama Anda]
[Nombor Telefon]
2. Ketidakhadiran ke Mesyuarat
Kepada: [Nama Penyelia]
Tarikh: [Tarikh]
Per: Surat Penjelasan Mengenai Ketidakhadiran ke Mesyuarat
Dengan segala hormatnya, saya ingin memohon maaf kerana tidak dapat menghadiri mesyuarat yang dijadualkan pada [Tarikh] disebabkan [nyatakan sebab, contoh: kemalangan, keperluan mendesak di rumah, dsb.]. Ketiadaan saya semasa mesyuarat adalah tidak dapat dielakkan dan saya sangat menghargai pemahaman tuan/puan terhadap situasi ini.
Saya telah berbincang dengan [Nama Rakan Kerja] mengenai apa yang dibincangkan semasa mesyuarat tersebut, dan saya berjanji akan berusaha untuk mengejar maklumat dan tugas yang mungkin terlepas. Saya akan mengambil langkah proaktif untuk tetap berinformasi dan menyumbang kepada projek yang sedang berjalan.
Sekali lagi, saya memohon maaf atas sebarang ketidakselesaan yang ditimbulkan dan berterima kasih atas kerjasama dan sokongan tuan/puan. Sekiranya terdapat sebarang perkara yang perlu saya ketahui dengan lebih lanjut, sila maklumkan kepada saya.
Yang benar,
[Nama Anda]
[Jawatan]
Kepada: [Nama Pensyarah/ Guru]
Tarikh: [Tarikh]
Per: Surat Penjelasan Mengenai Kehadiran Pelajaran
Dengan rasa hormat, saya ingin mengusulkan penjelasan mengenai ketidakhadiran saya ke kelas [Nama Kelas] pada [Tarikh] dan [Tarikh]. Ketidakhadiran saya adalah disebabkan oleh [sebab, contoh: sakit, hal keluarga, dsb.].
Saya sangat menghargai peluang untuk belajar dan menyedari bahawa setiap sesi pelajaran adalah penting untuk perkembangan akademik saya. Oleh sebab itu, saya berusaha untuk mendapatkan segala maklumat yang telah diajar semasa ketiadaan saya dan berjanji akan berusaha lebih keras untuk meningkatkan prestasi saya di masa hadapan.
Jika ada bahan ajaran yang perlu saya pelajari atau tugasan yang perlu saya siapkan, saya sangat berbesar hati jika tuan/puan dapat berkongsi maklumat tersebut dengan saya. Terima kasih banyak atas sokongan dan pemahaman tuan/puan.
Yang benar,
[Nama Anda]
[ID Pelajar]
4. Pembatalan Janji Temu
Kepada: [Nama Penerima]
Tarikh: [Tarikh]
Per: Surat Penjelasan Pembatalan Janji Temu
Dengan hormat, saya merujuk kepada janji temu yang telah dijadualkan pada [Tarikh] untuk [tujuan janji temu]. Saya ingin mohon maaf kerana terpaksa membatalkan janji temu tersebut dengan alasan [nyatakan sebab, contoh: situasi mendesak, masalah peribadi, dsb.].
Saya menyedari bahawa ini mungkin menyebabkan kecewa dan gangguan kepada pihak tuan/puan, dan untuk itu saya sangat memohon maaf. Saya berharap untuk dapat mengatur semula pertemuan ini pada masa yang lebih sesuai bagi kedua-dua pihak. Sila beritahu saya bila waktu yang sesuai bagi anda.
Terima kasih atas pemahaman dan sokongan anda. Saya menghargai peluang untuk menyambung perbincangan mengenai hal ini pada masa akan datang.
Yang benar,
[Nama Anda]
[Maklumat Perhubungan]
5. Pemilihan Tidak Menepati Tarikh Akhir
Kepada: [Nama Penyelia]
Tarikh: [Tarikh]
Per: Surat Penjelasan Mengenai Kelewatan Dalam Pemilihan
Saya ingin memohon maaf kerana tidak dapat memenuhi tarikh akhir untuk pemilihan [nama pilihan] yang telah ditetapkan pada [Tarikh]. Kelewatan ini berlaku disebabkan oleh [nyatakan sebab, contoh: kesibukan kerja, kekeliruan tentang tarikh, dsb.].
Saya menyedari bahawa kepentingan mematuhi tarikh akhir ini sangat tinggi dan ia penting untuk pengurusan yang berkesan. Saya berkomitmen untuk memastikan bahawa situasi ini tidak akan berulang pada masa hadapan. Saya sedang mengambil langkah-langkah untuk memperbaiki pengurusan masa saya agar sebarang tanggungjawab dapat dijadualkan dan diselesaikan dengan lebih teratur.
Terima kasih di atas pemahaman tuan/puan dan saya berharap agar dapat membuktikan diri pada masa akan datang dalam apa jua tanggungjawab yang diberikan.
Yang benar,
[Nama Anda]
[Jawatan dan Nombor Telefon]
6. Mengulang Ujian
Kepada: [Nama Pensyarah]
Tarikh: [Tarikh]
Per: Surat Penjelasan Mengenai Permohonan Mengulang Ujian
Dengan hormatnya, saya ingin merujuk kepada tidak dapat menghadiri ujian [Nama Ujian] pada [Tanggal] yang lalu. Alasan untuk ketiadaan saya adalah [nyatakan sebab, contoh: kecemasan kesihatan, urusan peribadi, dsb.].
Saya memohon maaf kerana tidak dapat memaklumkan lebih awal dan sedar bahawa ini mungkin menimbulkan ketidakselesaan serta menyebabkan kekeliruan di pihak tuan/puan. Sebagai pelajar yang komited, saya berasa sangat kecewa tidak dapat menyertai ujian tersebut dan berharap dapat diberi peluang untuk mengulangnya jika mungkin.
Saya bersedia untuk memenuhi semua syarat yang ditetapkan untuk ujian ulang dan akan memastikan persediaan menepati standard yang diperlukan. Saya menghargai sebarang budi bicara tuan dalam perkara ini.
Terima kasih atas perhatian dan pemahaman tuan/puan. Saya berharap untuk mendengar maklum balas positif daripada tuan/puan mengenai permohonan ini.
Yang benar,
[Nama Anda]
[ID Pelajar]
7. Kelewatan Pembayaran
Kepada: [Nama Penerima/Pihak Pengurusan]
Tarikh: [Tarikh]
Per: Surat Penjelasan Mengenai Kelewatan Pembayaran
Dengan segala hormatnya, saya ingin memohon maaf kerana kelewatan dalam pembayaran [nyatakan jumlah atau bilangan]. Pembayaran sepatutnya dibuat pada [Tarikh] tetapi disebabkan oleh [nyatakan sebab, contoh: masalah kewangan tidak dijangka, kelewatan gaji, dsb.], saya tidak dapat melunaskannya dalam waktu yang ditetapkan.
Saya menyedari bahawa kelambatan ini mungkin menyebabkan kesulitan kepada pihak tuan/puan, dan untuk itu, saya ingin menyatakan rasa kesal saya. Saya sedang berusaha untuk menyelesaikan isu ini dan merancang untuk membuat pembayaran selewat-lewatnya pada [Tarikh baru].
Di masa hadapan, saya akan berusaha untuk memperbaiki pengurusan kewangan saya agar situasi seperti ini tidak akan berulang. Terima kasih di atas kesabaran dan pemahaman tuan/puan dalam perkara ini.
Yang benar,
[Nama Anda]
[Maklumat Perhubungan]
8. Permohonan Cuti Tidak Berjadual
Kepada: [Nama Penyelia/Atasan]
Tarikh: [Tarikh]
Per: Surat Penjelasan Mengenai Permohonan Cuti Tidak Berjadual
Dengan ini, saya ingin memohon maaf kerana terpaksa mengambil cuti tidak berjadual pada [Tarikh] tanpa notis awal. Sebab utama saya mengambil cuti adalah [nyatakan sebab, contoh: situasi kecemasan keluarga, kesihatan, dsb.].
Saya menyedari bahawa ketiadaan saya dapat memberi impak kepada keselarasan kerja di pejabat dan mencetuskan ketidakselesaan kepada pasukan. Saya berkomitmen untuk memastikan tugas yang tertinggal akan dibereskan secepat mungkin sejurus selepas saya kembali bekerja.
Saya ingin memohon budi bicara tuan/puan agar memahami keadaan yang mendesak ini. Saya sangat menghargai sebarang sokongan daripada tuan/puan dan berjanji akan mematuhi semua prosedur yang akan datang mengenai cuti.
Yang benar,
[Nama Anda]
[Jawatan]
9. Ketidakhadiran Akibat Sakit
Kepada: [Nama Pensyarah/Guru]
Tarikh: [Tarikh]
Per: Surat Penjelasan Mengenai Ketidakhadiran Akibat Sakit
Dengan hormatnya, saya ingin memohon maaf atas ketidakhadiran saya ke kelas pada [Tanggal] dan [Tanggal] lalu. Saya terpaksa berehat daripada aktiviti pembelajaran kerana [nyatakan jenis sakit atau masalah kesihatan]. Saya mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk pulih sepenuhnya dan mendapatkan rawatan yang sesuai.
Saya sedar bahawa ketidakhadiran ini mungkin menyebabkan kekurangan maklumat dan saya bertekad untuk mendapatkan semua bahan pengajaran yang tertinggal. Saya berbesar hati untuk menanyakan kepada rakan-rakan dan mendapati maklumat daripada bahan yang diberikan sepanjang masa ketidakhadiran saya.
Terima kasih di atas pemahaman tuan/puan di atas situasi ini. Saya berharap untuk membuktikan bahawa saya dapat sentiasa terlibat sepenuhnya dalam pembelajaran sebaik sahaja saya kembali.
Yang benar,
[Nama Anda]
[ID Pelajar]
10. Ketidakupayaan Menyelesaikan Tugas Rasmi
Kepada: [Nama Penerima]
Tarikh: [Tarikh]
Per: Surat Penjelasan Mengenai Ketidakupayaan Menyelesaikan Tugas Rasmi
Dengan hormat, saya ingin memohon maaf kerana tidak dapat menyelesaikan tugas [Nama Tugas] yang telah diberi pada [Tarikh]. Alasannya adalah [nyatakan sebab, contoh: kesibukan luar biasa, masalah teknikal, kesihatan, dsb.]. Saya memohon maaf di atas sebarang gangguan yang mungkin ditimbulkan kepada proses kerja.
Dalam usaha untuk menyelesaikan tugas ini secepat mungkin, saya telah pun mengambil langkah-langkah untuk mendapatkan bantuan daripada rakan sekerja dan merancang tempoh masa tambahan di luar waktu kerja untuk mencapai penyelesaian. Saya komited untuk memastikan hasil yang memuaskan dan menghargai sebarang masukan spesifik yang mungkin ada.
Saya sangat menghargai pandangan tuan/puan dan berharap untuk menunjukkan usaha lebih baik pada masa hadapan. Terima kasih kerana memberi perhatian kepada situasi ini.
Yang benar,
[Nama Anda]
[Jawatan]
Sekian saja perkongsian mengenai contoh surat penjelasan tunjuk sebab. Harap-harap ia dapat membantu anda dalam menyediakan surat yang diperlukan. Terima kasih kerana sudi membaca artikel ini! Jangan lupa singgah lagi nanti untuk lebih banyak tips dan panduan yang berguna. Sampai jumpa!