Surat rasmi format memainkan peranan penting dalam komunikasi formal di Malaysia, terutama di kalangan pelajar dan profesional. Contoh surat rasmi seperti surat permohonan, surat rasmi kepada pihak berkuasa, dan surat perniagaan memberikan panduan kepada penulis tentang struktur dan gaya bahasa yang sesuai. Institusi pendidikan sering menggunakan surat rasmi untuk menghantar permohonan bantuan atau maklumat, manakala organisasi kerajaan memerlukan surat rasmi untuk komunikasi antara jabatan. Format yang betul dan penggunaan bahasa yang tepat akan membantu mengukuhkan mesej yang ingin disampaikan. Oleh itu, memahami contoh surat rasmi format adalah penting untuk memastikan komunikasi yang berkesan dalam konteks formal.
Struktur Terbaik untuk Contoh Surat Rasmi
Surat rasmi adalah dokumen penting yang digunakan dalam pelbagai situasi, baik dalam dunia pekerjaan mahupun urusan rasmi lainnya. Apabila menulis surat rasmi, penting untuk mengikuti format yang betul supaya mesej dapat disampaikan dengan jelas dan profesional. Berikut adalah struktur yang perlu anda ikuti untuk contoh surat rasmi:
| Elemen Surat | Penerangan |
|---|---|
| 1. Alamat Pengirim | Ini adalah alamat lengkap pengirim surat. Letakkan di bahagian atas sebelah kiri. Jika ia surat rasmi, gunakan alamat pejabat. |
| 2. Tarikh | Letakkan tarikh surat ditulis. Ini diletak di bawah alamat pengirim, sebelah kanan. |
| 3. Alamat Penerima | Alamat lengkap penerima, diletakkan di bawah tarikh, sebelah kiri. |
| 4. Salam Pembuka | Biasanya menggunakan salam “Yang Berhormat,” “Kepada,” atau “Salam Sejahtera,” diikuti dengan nama penerima jika ada. |
| 5. Perenggan Pembuka | Pengenalan atau maksud surat ditulis. Ini sangat penting untuk menerangkan tentang tujuan surat. |
| 6. Isi Surat | Bahagian ini adalah di mana anda akan menulis maklumat terperinci yang ingin disampaikan. Jadi, pastikan ianya jelas dan padat. |
| 7. Perenggan Penutup | Nyatakan tindakan yang ingin diambil seterusnya atau harapan anda terhadap surat tersebut. |
| 8. Salam Penutup | Seperti “Sekian,” atau “Yang benar,” diikuti dengan nama pengirim. |
| 9. Tandatangan | Letakkan tandatangan pengirim di bawah salam penutup. |
| 10. Nama Pengirim dan Jawatan | Nama penuh dan jawatan pengirim ditulis di bawah tanda tangan. |
Berikut adalah contoh ringkas tentang bagaimana elemen-elemen ini digabungkan dalam satu surat rasmi:
Contoh Surat Rasmi
Alamat Pengirim:
Jalan Melati 12,
Taman Kurnia,
12345 Kuala Lumpur
Tarikh:
1 Januari 2023
Alamat Penerima:
Encik Ali bin Ahmad,
Jalan Sejahtera 5,
Taman Ceria,
54321 Petaling Jaya
Salam Pembuka:
Yang Berhormat, Encik Ali,
Perenggan Pembuka:
Saya ingin memaklumkan bahawa surat ini bertujuan untuk membincangkan tentang…
Isi Surat:
1. Perkara pertama yang ingin dibincangkan ialah…
2. seterusnya adalah…
3. Akhir sekali, saya ingin menyentuh tentang…
Perenggan Penutup:
Saya harap kita dapat berjumpa untuk membincangkan perkara ini lebih lanjut.
Salam Penutup:
Sekian,
Tandatangan:
[ Contoh Tandatangan ]
Nama Pengirim dan Jawatan:
Nurul Aina,
Pengurus Projek
Dengan mengikuti struktur ini, anda akan dapat menulis surat rasmi yang kemas dan profesional. Pastikan juga untuk menyemak keterangan dan ejaan sebelum menghantar surat untuk memastikan tiada kesilapan. Selamat menulis surat rasmi!
Contoh Surat Rasmi dalam Bahasa Malaysia
Surat rasmi adalah salah satu cara penting dalam berkomunikasi secara profesional. Berikut adalah 10 contoh surat rasmi yang boleh digunakan untuk pelbagai tujuan:
1. Surat Permohonan Kursus
Alamat Pengirim:
Jalan Kelayang No. 10,
75000 Melaka,
Malaysia.
Tarikh: 1 Mac 2023
Kepada:
Pengarah,
Institusi Latihan Kemahiran,
Jalan Cendana, 123,
75000 Melaka.
Yang Berhormat,
Per: Permohonan untuk Menyertai Kursus Peningkatan Kemahiran
Dengan segala hormatnya, saya ingin memohon untuk menyertai kursus peningkatan kemahiran dalam bidang teknologi informasi yang akan diadakan pada bulan Mei 2023. Saya percaya bahawa penyertaan dalam kursus ini akan menambah pengetahuan dan kemahiran saya dalam bidang yang semakin berkembang ini.
Saya adalah seorang pegawai IT di syarikat ABC Sdn Bhd dan telah berkhidmat selama tiga tahun. Dalam tempoh tersebut, saya telah mengendalikan beberapa projek berkaitan teknologi informasi dan ingin meningkatkan lagi kemahiran saya melalui kursus yang ditawarkan ini.
Saya berharap permohonan ini akan dipertimbangkan dan saya sedia maklum akan segala syarat yang perlu dipatuhi. Terima kasih atas perhatian tuan/puan.
Yang benar,
Ahmad Zaki
2. Surat Memohon Cuti
Alamat Pengirim:
Jalan Kenangan No. 7,
75000 Melaka,
Malaysia.
Tarikh: 5 Mac 2023
Kepada:
Ketua Jabatan,
Syarikat XYZ,
Jalan Perpaduan, 45,
75000 Melaka.
Yang Berhormat,
Per: Permohonan Cuti Khas
Dengan merujuk kepada perkara di atas, saya ingin memohon cuti khas selama lima hari bermula dari 10 Mac hingga 14 Mac 2023 bagi menjalankan urusan keluarga yang penting. Saya telah merancang segala tugas dan tanggungjawab saya agar tidak mengganggu operasi jabatan dalam tempoh tersebut.
Saya akan memastikan semua tugas yang tertangguh akan diselesaikan sebelum tarikh cuti saya dan sedia untuk membantu serta memberikan arahan kepada rakan sekerja selama saya bercuti. Saya mohon agar permohonan ini dapat dipertimbangkan dan diluluskan. Terima kasih atas perhatian tuan/puan.
Yang benar,
Farah Amani
3. Surat Rayuan untuk Pihak Berkuasa
Alamat Pengirim:
Jalan Impian No. 8,
75000 Melaka,
Malaysia.
Tarikh: 10 Mac 2023
Kepada:
Ketua Pengarah,
Jabatan Kebajikan Masyarakat,
Jalan Taman Permai, 90,
75000 Melaka.
Yang Berhormat,
Per: Rayuan Bantuan Kebajikan
Dengan segala hormatnya, saya ingin membuat rayuan bagi mendapatkan bantuan kebajikan untuk keluarga saya yang kini berada dalam keadaan sukar. Saya merupakan seorang ibu tunggal dengan tiga orang anak yang masih sedang bersekolah dan kini tidak mempunyai pendapatan tetap setelah suami saya meninggal dunia baru-baru ini.
Keperluan harian kami semakin sukar dan saya memohon untuk mendapat bantuan kewangan serta keperluan lain bagi memastikan anak-anak dapat meneruskan pendidikan mereka. Saya juga bersedia untuk memenuhi syarat dan proses yang diperlukan oleh pihak tuan.
Dengan rendah diri, saya berharap permohonan ini akan dipertimbangkan dan memberi peluang kepada kami untuk keluar dari kesulitan yang dihadapi. Terima kasih atas perhatian tuan/puan.
Yang benar,
Siti Hawa
4. Surat Tuntutan Hutang
Alamat Pengirim:
Jalan Jujur No. 13,
75000 Melaka,
Malaysia.
Tarikh: 15 Mac 2023
Kepada:
Encik Amin,
Jalan Gemilang, 22,
75100 Melaka.
Yang Berhormat,
Per: Tuntutan Pembayaran Hutang
Saya menulis surat ini bagi tujuan menuntut pembayaran balik hutang yang telah dijanjikan oleh tuan kepada saya. Mengikut rekod, jumlah yang perlu dibayar adalah RM2,000.00 dan tarikh akhir pembayaran adalah pada 1 Februari 2023, tetapi sehingga kini pembayaran tersebut masih belum diterima.
Saya berharap tuan dapat menyelesaikan pembayaran tersebut dalam tempoh 14 hari dari tarikh surat ini. Kegagalan untuk berbuat demikian mungkin akan menyebabkan saya mengambil tindakan lanjut. Saya berhasrat untuk menyelesaikan perkara ini dengan cara baik dan berharap untuk mendengar maklum balas dari pihak tuan secepat mungkin.
Terima kasih atas perhatian tuan dan diharap agar perkara ini dapat diselesaikan tanpa sebarang masalah.
Yang benar,
Tengku Amir
5. Surat Laporan Ketidakhadiran
Alamat Pengirim:
Jalan Selesa No. 5,
75000 Melaka,
Malaysia.
Tarikh: 20 Mac 2023
Kepada:
Guru Kelas,
SMK Perdana,
Jalan Harapan, 15,
75000 Melaka.
Yang Berhormat,
Per: Laporan Ketidakhadiran
Dengan hormatnya, saya menulis surat ini untuk memaklumkan tentang ketidakhadiran anak saya, Nurul Hidayah, yang belajar di Tingkatan 4B pada tarikh 18 dan 19 Mac 2023. Beliau tidak dapat hadir ke sekolah kerana menghidap demam panas.
Walaupun tidak hadir, saya telah memastikan beliau mengulangkaji pelajaran di rumah dengan bantuan rakan-rakan sekolahnya. Saya berharap pihak tuan dapat memahaminya dan memberikan kerjasama dalam membantu Nurul menampung pelajaran yang tertinggal.
Terima kasih di atas perhatian pihak tuan dan kami berharap dapat berhubung dengan lebih lanjut jika diperlukan.
Yang benar,
En. Abdullah
6. Surat Tawaran Kerja
Alamat Pengirim:
Jalan Harapan No. 10,
75000 Melaka,
Malaysia.
Tarikh: 25 Mac 2023
Kepada:
Norasikin Idham,
Jalan Sejahtera, 5,
75100 Melaka.
Yang Berhormat,
Per: Tawaran Pekerjaan Sebagai Eksekutif Pemasaran
Dengan ini, kami ingin mengucapkan tahniah kepada puan kerana telah terpilih untuk mengisi jawatan Eksekutif Pemasaran di syarikat kami yang akan bermula pada 1 April 2023. Kami telah menilai semua calon dan percaya bahawa puan adalah yang paling sesuai untuk berkhidmat dalam pasukan kami.
Butiran lanjut mengenai tawaran dan gaji akan dihantar selepas puan mengesahkan penerimaan tawaran ini. Kami berharap puan dapat mengesahkan secepat mungkin sama ada puan menerima tawaran ini atau tidak. Jika puan memerlukan maklumat tambahan, jangan ragu untuk menghubungi kami.
Sekali lagi, tahniah dan kami berharap dapat bekerja sama dengan puan.
Yang benar,
Puan Zainab,
Pengurus Sumber Manusia
7. Surat Pengesahan Pendaftaran Pelajar
Alamat Pengirim:
Jalan Keluarga No. 12,
75000 Melaka,
Malaysia.
Tarikh: 30 Mac 2023
Kepada:
Encik Hasan,
Jalan Pelajar, 20,
75100 Melaka.
Yang Berhormat,
Per: Pengesahan Pendaftaran Pelajar
Dengan surat ini, kami ingin mengesahkan bahawa Encik Hasan telah mendaftar sebagai pelajar untuk program Diploma Pengajian Perniagaan di Kolej ABC bagi sesi 2023/2024. Kami menghargai minat dan komitmen Encik bagi menuntut ilmu di institusi kami.
Pendaftaran telah diadakan pada 25 Mac 2023 dan semua dokumen yang diperlukan telah dihantar dengan lengkap. Kami mengalu-alukan kehadiran Encik untuk sesi orientasi pelajar baru pada 1 April 2023.
Jika ada sebarang pertanyaan atau keperluan tambahan, jangan ragu untuk menghubungi kami di pejabat kolej. Terima kasih atas kepercayaan Encik kepada kami.
Yang benar,
Puan Lisa,
Pendaftar
8. Surat Temu Duga
Alamat Pengirim:
Jalan Cita No. 16,
75000 Melaka,
Malaysia.
Tarikh: 1 April 2023
Kepada:
Encik Rashid,
Jalan Cinta, 30,
75100 Melaka.
Yang Berhormat,
Per: Panggilan untuk Temu Duga Jawatan
Kami dengan sukacitanya ingin memaklumkan Encik bahawa anda telah terpilih untuk menghadiri sesi temu duga bagi jawatan sebagai Pereka Grafik di syarikat kami, yang akan diadakan pada 5 April 2023, jam 10:00 pagi di pejabat kami. Kami teruja untuk berbincang lebih lanjut mengenai kemahiran dan pengalaman anda.
Harap maklum bahawa anda perlu membawa salinan dokumen berkaitan seperti resume dan portofolio kerja sebelumnya. Jika ada sebarang pertanyaan lanjut, sila hubungi kami di nombor telefon yang tertera di bawah.
Terima kasih dan kami menantikan kehadiran Encik pada hari yang ditetapkan.
Yang benar,
Puan Sarah,
Pengurus Sumber Manusia
9. Surat Perpindahan Sekolah
Alamat Pengirim:
Jalan Pelangi No. 3,
75000 Melaka,
Malaysia.
Tarikh: 5 April 2023
Kepada:
Pengetua,
SMK Lestari,
Jalan Harmoni, 25,
75000 Melaka.
Yang Berhormat,
Per: Permohonan Perpindahan Sekolah
Saya, Encik Ramli, ingin memohon untuk memindahkan anak saya, Adi, dari SMK Lestari ke Sekolah Menengah Kebangsaan Aspirasi berikutan perubahan alamat kediaman kami. Ini adalah satu keputusan yang sukar bagi kami sekeluarga memandangkan Adi telah menimba banyak pengalaman dan persahabatan di sekolah ini.
Namun, kami percaya bahawa perpindahan ini adalah untuk kebaikan masa depan Adi. Kami memohon agar pihak sekolah dapat memberikan surat pengesahan perpindahan dan membantu dalam proses pemindahan dokumen. Kami berterima kasih atas kerjasama pihak tuan dalam hal ini.
Yang benar,
Encik Ramli
10. Surat Jemputan Majlis
Alamat Pengirim:
Jalan Aman No. 4,
75000 Melaka,
Malaysia.
Tarikh: 10 April 2023
Kepada:
Encik Fariz,
Jalan Maju, 35,
75100 Melaka.
Yang Berhormat,
Per: Jemputan ke Majlis Perkahwinan
Saya ingin dengan sukacitanya menjemput Encik Fariz ke majlis perkahwinan anak saya, Siti pada 15 April 2023, bertempat di Dewan Serbaguna Melaka, jam 2:00 petang. Kehadiran Encik akan membawa makna yang besar bagi keluarga kami.
Majlis ini akan menjadi satu-satunya hiasan memperingati hari bahagia mereka dan kami memberi jaminan bahawa ianya akan diisi dengan penuh tradisi dan kegembiraan. Mohon saudaraku untuk mengesahkan kehadiran agar kami dapat membuat persiapan yang baik untuk majlis tersebut.
Terima kasih di atas perhatian dan kehadiran Encik adalah amat dihargai.
Yang benar,
Encik Ali
Terima kasih kerana meluangkan masa untuk membaca artikel tentang contoh surat rasmi format ini! Harapnya, tips dan panduan yang kami kongsikan dapat membantu anda dalam menulis surat rasmi dengan lebih mudah. Jika anda ada sebarang soalan atau ingin tahu lebih banyak lagi tentang topik-topik lain, jangan segan-segan untuk datang kembali. Kami sentiasa berbesar hati untuk berkongsi info berguna dengan anda. Jumpa lagi!