Surat serah tugas adalah dokumen penting yang digunakan dalam proses pengalihan tanggungjawab antara individu, seperti pegawai dan ketua jabatan. Contoh surat serah tugas membantu menjelaskan prosedur pengalihan tugas dengan lebih jelas, memastikan bahawa semua pihak memahami peranan baru masing-masing. Dalam situasi seperti pertukaran kerja, pemindahan pegawai, atau pelantikan baharu, penggunaan surat serah tugas menjadi sangat relevan. Kewujudan surat ini juga membantu dalam mencapai ketelusan dan menjaga rekod yang teratur, mengelakkan sebarang kekeliruan di masa hadapan. Dengan mencipta contoh surat serah tugas yang tepat dan terperinci, proses transisi tugas menjadi lebih lancar dan berkesan.
Struktur Terbaik untuk Contoh Surat Serah Tugas
Surat serah tugas adalah dokumen penting yang digunakan untuk memindahkan tanggungjawab dari satu individu kepada individu lain. Biasanya digunakan dalam konteks pekerjaan, surat ini memastikan semua informasi penting mengenai tugas yang diserahkan dapat difahami dengan jelas. Jadi, jom kita lihat struktur terbaik untuk surat serah tugas yang berkesan!
Komponen Utama Surat Serah Tugas
Setiap surat serah tugas perlu mengandungi beberapa komponen penting. Berikut adalah senarai komponen yang perlu ada dalam surat tersebut:
- Alamat Pengirim: Letakkan alamat anda di bahagian atas surat.
- Tarikh: Letakkan tarikh di mana surat itu ditulis.
- Nama Penerima: Sertakan nama dan jawatan penerima tugas.
- Salam Pembuka: Gunakan salam yang sesuai seperti “Saudara/Saudari” atau “Tuan/Puan”.
- Perenggan Pengenalan: Nyatakan tujuan surat dengan jelas.
- Perenggan Utama: Huraikan tugas yang diserahkan dan terangkan segala butiran penting.
- Maklumat Tambahan: Jika ada sebarang maklumat tambahan, sertakan di sini.
- Penutup: Akhiri surat dengan ucapan terima kasih dan harapan agar tugas dapat diteruskan dengan baik.
- Nama Pengirim: Nyatakan nama anda dan tanda tangan jika perlu.
Contoh Struktur Surat Serah Tugas
Berikut adalah contoh struktur surat serah tugas yang boleh kamu ikuti:
| Bahagian | Contoh |
|---|---|
| Alamat Pengirim | Jalan 123, Kampung ABC, 12345 Kuala Lumpur |
| Tarikh | 15 Mei 2023 |
| Nama Penerima | Tuan Ahmad, Pengurus Projek |
| Salam Pembuka | Saudara Tuan Ahmad, |
| Perenggan Pengenalan | Saya ingin memaklumkan tentang penyerahan tugas projek XYZ kepada Tuan. |
| Perenggan Utama | Tugas yang akan diserahkan termasuk pengurusan bajet, pengkordinasian dengan pasukan, dan laporan bulanan kepada pihak pengurusan. |
| Maklumat Tambahan | Untuk sebarang pertanyaan, Tuan boleh menghubungi saya melalui email atau telefon. |
| Penutup | Terima kasih atas kerjasama Tuan. Saya yakin Tuan akan menguruskan tugas ini dengan baik. |
| Nama Pengirim | Siti Aisyah |
Dengan mengikuti struktur ini, surat serah tugas yang kamu hasilkan pasti lebih jelas dan profesional. Ingat, tujuan utama surat ini adalah untuk memastikan segala maklumat dan tanggungjawab disampaikan dengan betul!
Contoh Surat Serah Tugas
Berikut adalah sepuluh contoh surat serah tugas yang boleh digunakan dalam pelbagai situasi.
1. Surat Serah Tugas kepada Pengganti
Tarikh: 10 Oktober 2023
Kepada: En. Ahmad Bin Ali
Pegawai Kewangan
Jabatan Kewangan
Dengan segala hormatnya, saya, Siti Nurhaliza Binti Ibrahim, ingin memaklumkan bahawa saya akan bercuti selama dua minggu mulai 15 Oktober 2023 hingga 29 Oktober 2023. Oleh itu, saya serahkan tugas harian saya kepada En. Ahmad Bin Ali selaku pegawai pengganti sepanjang tempoh tersebut.
Antara tugas yang perlu diselesaikan adalah seperti berikut:
- Menyemak penyata kewangan bulanan.
- Menguruskan pembayaran gaji kepada semua pekerja.
- Memastikan semua invois dibayar dalam tempoh yang ditetapkan.
Saya telah menyediakan semua dokumen yang diperlukan dan meletakkannya di dalam fail yang terpisah untuk rujukan En. Ahmad. Sebarang pertanyaan boleh diajukan melalui email saya atau melalui nombor telefon yang telah diberikan. Terima kasih atas kerjasama yang diberikan.
2. Surat Serah Tugas Projek kepada Rakan Sekerja
Tarikh: 11 Oktober 2023
Kepada: Puan Liyana Binti Mohd
Ketua Projek
Jabatan Pemasaran
Dengan ini, saya, Fikri Bin Rahman, ingin memaklumkan bahawa saya akan menyerahkan tugas saya sebagai ketua projek kempen pemasaran ‘Kempen Hijau’ kepada Puan Liyana. Ini adalah disebabkan oleh komitmen lain yang memerlukan perhatian saya sepenuhnya.
Saya percaya Puan Liyana adalah individu yang tepat untuk meneruskan pelaksanaan projek ini. Dalam proses peralihan ini, berikut adalah beberapa perkara yang perlu diberikan perhatian:
- Memastikan semua bahan promosi siap dan dihantar tepat pada masanya.
- Menguruskan mesyuarat berkala dengan pasukan untuk mendapatkan kemas kini status.
- Menilai dan mengimplementasikan sebarang maklum balas daripada pelanggan.
Saya telah memindahkan semua dokumen dan maklumat berkaitan projek ini kepada Puan Liyana. Jika ada sebarang pertanyaan, Puan boleh menghubungi saya melalui email atau telefon. Saya menghargai kerjasama Puan dalam memastikan kelancaran projek ini. Terima kasih!
3. Surat Serah Tugas Sebagai Pengurus Acara
Tarikh: 12 Oktober 2023
Kepada: Encik Zainal Abidin
Pegawai Acara
Jabatan Pemajuan Sosial
Saya, Nadia Binti Mohamad, ingin memberitahu bahawa saya akan menyerahkan tugas saya sebagai pengurus untuk acara ‘Pesta Kebudayaan’ kepada Encik Zainal Abidin berkuat kuasa serta merta. Tindakan ini adalah bagi membolehkan saya menumpukan perhatian kepada projek lain yang amat memerlukan komitmen saya.
Berikut adalah beberapa tanggung jawab yang perlu diambil alih:
- Menguruskan anggaran dan peruntukan acara.
- Mengkoordinasi dengan semua pempamer untuk memastikan kehadiran mereka.
- Memastikan semua keperluan logistik dipenuhi sebelum acara berlangsung.
Saya telah menyerahkan semua dokumen berkaitan kepada Encik Zainal, dan boleh diakses di pejabat. Jika ada apa-apa pertanyaan, saya sentiasa dapat dihubungi melalui email. Terima kasih atas kerjasama yang diberikan bagi memastikan kejayaan acara ini!
4. Surat Serah Tugas Pengajaran kepada Rakan Guru
Tarikh: 13 Oktober 2023
Kepada: Puan January Binti Hassan
Guru Bahasa Melayu
Sekolah Menengah Kebangsaan Bandar Baru
Dengan segala hormatnya, saya, Encik Rahman Bin Amir, ingin memaklumkan bahawa saya akan bercuti sakit mulai 15 Oktober 2023 hingga 22 Oktober 2023. Oleh itu, saya memohon Puan January untuk mengambil alih kelas Bahasa Melayu saya semasa ketiadaan saya.
Berikut adalah pelajaran yang perlu diajar semasa ketiadaan saya:
- Topik: Sastera Melayu Moden – Analisis dan Interpretasi.
- Aktiviti: Perbincangan Kumpulan dan Pembentangan.
- Penghantaran Tugas: Pampasan untuk membincangkan di kelas seterusnya.
Saya telah menyediakan semua bahan pengajaran dan tugas yang diperlukan untuk Puan. Jika terdapat apa-apa yang ingin ditanyakan, hubungan melalui email adalah amat dialu-alukan. Terima kasih atas budi baik Puan!
5. Surat Serah Tugas kepada Penjawat Awam
Tarikh: 14 Oktober 2023
Kepada: Encik Fariz Bin Sulaiman
Pembantu Menteri
Kementerian Pendidikan
Saya, Puan Zulaikha Binti Hashim, ingin memaklumkan bahawa saya akan menyerahkan tugas saya sebagai pegawai sementara kepada Encik Fariz Bin Sulaiman berkuat kuasa serta merta, disebabkan oleh urusan peribadi yang mendesak.
Antara tanggungjawab utama yang perlu diambil alih adalah:
- Meneliti dan meluluskan permohonan bantuan pendidikan.
- Berurusan dengan pegawai lain bagi memastikan kelancaran operasi harian.
- Menjaga saluran komunikasi dengan rakyat berkaitan isu pendidikan.
Saya telah memindahkan semua rekod penting kepada Encik Fariz dan akan sentiasa ada untuk memberikan sokongan melalui talian jika perlu. Terima kasih atas kerjasama yang diberikan dalam memastikan kesinambungan tugas ini.
6. Surat Serah Tugas kepada Pemangku Jawatan
Tarikh: 15 Oktober 2023
Kepada: Puan Suhaila Binti Rahmat
Pemangku Pengurus Sumber Manusia
Syarikat ABC Sdn. Bhd.
Dengan ini, saya, Muhammad Ali Bin Hassan, ingin memaklumkan kepada Puan bahawa saya akan menyerahkan tugas sebagai Pengurus Sumber Manusia kepada Puan Suhaila berkuat kuasa segera, akibat daripada tidak dapat hadir ke pejabat kerana masalah kesihatan.
Berikut adalah tugas-tugas yang perlu diteruskan:
- Mengendalikan pengambilan pekerja bagi jawatan kosong yang ada.
- Menjalankan sesi orientasi yang telah dijadualkan.
- Menyelia proses memberi maklum balas kepada pekerja baru.
Saya telah menyediakan semua dokumen yang berkaitan dan meletakkannya di dalam sistem pengurusan dokumen. Jika memerlukan sebarang maklumat lanjut, Puan boleh menghubungi saya dengan mudah. Terima kasih atas sokongan Puan dalam menggalas tugas ini!
7. Surat Serah Tugas kepada Ketua Jabatan
Tarikh: 16 Oktober 2023
Kepada: En. Amirul Shahril
Ketua Jabatan IT
Perbadanan XYZ
Saya, Puan Rina Binti Mohamed, ingin memaklumkan bahawa saya terpaksa menyerahkan tugas saya sebagai Pengurus Projek IT kepada En. Amirul Shahril kerana terpaksa menghadiri kursus luar selama dua minggu.
Antara tanggungjawab yang perlu diambil alih adalah:
- Mengawasi pelaksanaan projek sistem kapasiti tinggi semasa ketiadaan saya.
- Berkomunikasi dengan pemaju dan pengguna untuk mendapatkan kemas kini.
- Melaporkan kepada pihak pengurusan mengenai kemajuan projek.
Saya telah menyediakan semua maklumat dan dokumen berkaitan dalam sistem pengurusan projek. Terima kasih di atas kesediaan En. Amirul untuk membantu dalam memastikan kelancaran projek ini!
8. Surat Serah Tugas kepada Staf Bawahan
Tarikh: 17 Oktober 2023
Kepada: Puan Farhana Binti Sulaiman
Staf Sumber Manusia
Syarikat DEF Sdn. Bhd.
Dengan hormatnya, saya, Encik Asyraf Bin Ibrahim, menyampaikan surat ini untuk menyerahkan tugas saya kepada Puan Farhana sempena ketiadaan saya kerana urusan keluarga yang tidak dapat dielakkan.
Berikut adalah senarai tugas yang perlu terus dipantau:
- Memastikan semua pengisian borang tuntutan dibayar tepat pada waktu.
- Berhubung dengan pihak pengurusan berkaitan isu yang timbul.
- Mengawasi proses pemutihan rekod pekerja dan mengemaskini data.
Saya ingin mengucapkan terima kasih atas kerjasama dan dedikasi Puan dalam menyelesaikan tugas ini. Sekiranya terdapat sebarang pertanyaan, Puan boleh menghubungi saya pada bila-bila masa. Semoga semua berjalan lancar!
9. Surat Serah Tugas untuk Berkongsi Pengetahuan
Tarikh: 18 Oktober 2023
Kepada: Puan Ilyana Binti Rahim
Pensyarah Jabatan Kejuruteraan
Universiti XYZ
Saya, Encik Kamal Bin Ismail, ingin menyerahkan tugas mengajar bagi kursus ‘Rekabentuk Kejuruteraan’ kepada Puan Ilyana bagi semester akan datang. Ini adalah kerana saya akan menjalani program penyelidikan di luar negara.
Berikut adalah beberapa perkara yang perlu diperhatikan:
- Menyediakan silibus pembelajaran dan memberi maklum balas dari pelajar.
- Menjalankan ujian penilaian untuk pelajar dan mengumpulkan keputusan.
- Menjalin kerjasama dengan industri untuk lawatan dan projek pelajar.
Saya telah memindahkan semua bahan ajaran dan penyampaian pengajaran kepada Puan. Sekiranya ada sebarang pertanyaan, Puan boleh menghubungi saya melalui email. Terima kasih kepada Puan atas tahun kerjasama ini!
10. Surat Serah Tugas untuk Ketiadaan Sementara
Tarikh: 19 Oktober 2023
Kepada: Encik Azran Bin Mohd
Pegawai Penyelidikan
Jabatan Penyelidikan dan Inovasi
Saya, Puan Yasmin Binti Khalid, ingin memaklumkan kepada Encik Azran bahawa saya terpaksa menyerahkan tugas saya ketika ketiadaan saya akibat halangan peribadi yang tidak dapat dielakkan.
Berikut adalah tanggungjawab yang perlu diambil berat:
- Meneruskan pengumpulan dan analisis data untuk projek yang sedang dijalankan.
- Menjamin agar semua laporan penyelidikan dipatuhi dan dihantar dalam masa yang ditetapkan.
- Berkomunikasi dengan ahli pasukan lain mengenai tema yang sedang diuji.
Secara keseluruhannya, semua dokumen dan maklumat telah diserahkan kepada Encik Azran untuk makluman lanjut. Terima kasih kerana bersedia untuk membantu demonstarasi saya dan tugas-tugas dalam memastikan kelangsungan penyelidikan. Sila hubungi saya jika terdapat sebarang keperluan.
Sekian sahaja perkongsian tentang contoh surat serah tugas ni. Harap korang semua dapat manfaat dan ilmu baru yang berguna untuk urusan kerja masing-masing. Jangan lupa untuk datang lagi nanti, ada banyak lagi topik menarik yang kita boleh bincangkan bersama! Terima kasih kerana meluangkan masa untuk membaca artikel ni. Jaga diri dan sampai jumpa lagi!