Surat tanda tangan bagi pihak adalah dokumen penting yang digunakan dalam pelbagai situasi rasmi dan perniagaan. Dokumen ini sering diperlukan dalam pengendalian perjanjian antara syarikat, seperti ketika menandatangani kontrak dengan klien. Pentadbiran awam juga memerlukan surat tanda tangan bagi pihak dalam urusan rasmi mereka. Pengurus projek biasanya menggunakan surat ini untuk membolehkan wakil mereka menandatangani dokumen penting. Selain itu, institusi kewangan sering menetapkan keperluan untuk surat tanda tangan bagi pihak semasa proses pengesahan pinjaman.
Contoh Surat Tanda Tangan Bagi Pihak
Surat tanda tangan bagi pihak adalah dokumen penting yang digunakan untuk menunjukkan kelulusan atau persetujuan bagi sesuatu keputusan atau perjanjian daripada pihak yang berkuasa. Surat ini sering digunakan dalam pelbagai situasi, seperti dalam konteks perniagaan, institusi pendidikan, atau organisasi kerajaan. Jadi, penting untuk mengetahui struktur dan cara penulisan surat tanda tangan ini dengan betul.
Struktur Surat Tanda Tangan
Surat tanda tangan bagi pihak biasanya mempunyai beberapa bahagian utama yang perlu diikuti untuk memastikan ianya jelas dan professional. Berikut adalah struktur umum surat ini:
- Header Surat
- Nama dan alamat pengirim
- Tarikh
- Nama dan alamat penerima
- Salam Pembuka
- Biasanya menggunakan “Yang Berhormat” atau “Yang Dihormati”
- Isi Surat
- Nyatakan tujuan surat dengan jelas
- Berikan latar belakang atau maklumat penting jika perlu
- Pastikan surat itu ringkas dan tepat ke point
- Penutup
- Ucapkan terima kasih
- Nyatakan harapan atau tindakan seterusnya
- Tanda Tangan
- Nama penuh penandatangan
- Jawatan
- Syarikat atau organisasi
Contoh Surat Tanda Tangan
Berikut adalah contoh ringkas surat tanda tangan bagi pihak:
| Nama Pengirim | Alamat Pengirim | Tarikh | Nama Penerima | Alamat Penerima |
|---|---|---|---|---|
| ABC Sdn Bhd | No 1, Jalan Selaras, 12345 Kuala Lumpur | 1 Januari 2023 | Encik Ahmad | No 2, Jalan Ilmu, 54321 Selangor |
Surat ini adalah untuk memaklumkan bahawa kami, ABC Sdn Bhd, telah membuat keputusan untuk melantik Cik Sara sebagai wakil kami dalam urusan menyediakan dokumen bagi projek XYZ.
Dengan ini, kami merestui Cik Sara untuk menandatangani sebarang dokumen yang berkaitan dengan projek ini bagi pihak syarikat kami.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasama anda. Kami berharap untuk mendengar maklum balas daripada pihak anda mengenai perkara ini.
Yang benar,
________________________
Nama Penuh Penandatangan
Jawatan (contoh: Pengurus)
Dengan memahami struktur dan contoh surat tanda tangan bagi pihak, anda dapat memastikan surat anda disusun dengan baik dan dapat dipahami oleh penerima. Maka, pastikan untuk mengikuti garis panduan ini setiap kali anda menulis surat sedemikian!
Contoh Surat Tanda Tangan Bagi Pihak
Berikut adalah sepuluh contoh surat tanda tangan bagi pihak yang boleh anda rujuk untuk pelbagai tujuan dalam komunikasi rasmi. Setiap contoh di bawah mempunyai konteks dan tujuan yang jelas, sesuai digunakan dalam situasi yang berbeza.
1. Surat Tanda Tangan Pemilihan Wakil
Tarikh: 15 Januari 2023
Kepada,
Pihak Pengurusan,
Dengan ini, saya, ________________ (Nama Penuh & Jawatan) mewakili _____________ (Nama Organisasi) ingin mengesahkan pemilihan encik/cik ________________ (Nama Penuh Wakil) sebagai wakil rasmi kami dalam mesyuarat yang akan diadakan pada ____________ (Tarikh Mesyuarat).
Pemilihan ini dibuat selepas mengambil kira sumbangan dan kebolehan beliau dalam bidang ini. Kami percaya bahawa beliau akan dapat menyampaikan pandangan dan maklumat yang diperlukan dengan baik. Kami berharap pengurusan dapat memberikan kerjasama penuh kepada wakil kami sepanjang mesyuarat tersebut.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasama yang diberikan.
Yang benar,
______________________
(Tandatangan)
(Nama Penuh)
(Jawatan)
2. Surat Tanda Tangan Untuk Pengeluaran Dokumen
Tarikh: 20 Februari 2023
Kepada,
Pihak Jabatan Perkhidmatan Awam,
Dengan segala hormatnya, saya, ________________ (Nama Penuh & Jawatan) ingin memohon agar pihak tuan memberikan kebenaran untuk encik/cik ________________ (Nama Penuh Penerima) mengambil dokumen bernombor ____________________ (Nombor Dokumen) bagi pihak saya. Dokumen tersebut adalah penting untuk proses pengesahan yang sedang berlangsung.
Untuk makluman, semua dokumen berkaitan telah disediakan dan saya juga memberi mandat kepada beliau untuk menandatangani sebarang borang berkaitan yang diperlukan. Saya boleh dihubungi di talian ____________ (Nombor Telefon) jika ada sebarang pertanyaan lanjut.
Kerjasama tuan amat dihargai.
Yang benar,
______________________
(Tandatangan)
(Nama Penuh)
(Jawatan)
3. Surat Tanda Tangan Bagi Persetujuan Kontrak
Tarikh: 10 Mac 2023
Kepada,
Pihak Kontraktor,
Saya, ________________ (Nama Penuh & Jawatan) mewakili ________________ (Nama Organisasi) ingin mengesahkan bahawa kami telah bersetuju dengan terma dan syarat kontrak yang telah dibincangkan sebelum ini. Oleh itu, saya memberikan kebenaran kepada encik/cik ________________ (Nama Penuh Pihak Kedua) untuk menandatangani kontrak tersebut bagi pihak kami.
Kami percaya bahawa melalui kerjasama ini, projek yang dirancang akan mendapat hasil yang memuaskan untuk kedua-dua pihak. Sila hubungi saya jika ada sebarang dokumen atau maklumat tambahan yang diperlukan sebelum menandatangani kontrak.
Terima kasih atas perhatian yang diberikan.
Yang benar,
______________________
(Tandatangan)
(Nama Penuh)
(Jawatan)
4. Surat Tanda Tangan Permohonan Cuti
Tarikh: 25 April 2023
Kepada,
Pengurus Sumber Manusia,
Dengan hormatnya, saya, ______________ (Nama Penuh) ingin memohon cuti selama ____________ (Bilangan Hari) bermula dari __________ (Tarikh Mula) hingga __________ (Tarikh Akhir) atas urusan peribadi. Oleh yang demikian, saya memberikan kebenaran kepada encik/cik ______________ (Nama Wakil) untuk menandatangani permohonan ini bagi pihak saya.
Permohonan ini dibuat setelah mempertimbangkan semua kerja yang diperlukan dan memastikan semua tugas penting saya akan diuruskan dengan baik semasa ketiadaan saya. Saya akan memastikan bahawa semua laporan dan menyerahkan tugas saya kepada rakan sekerja sebelum bercuti.
Sekian, terima kasih atas kerjasama dan perhatian yang diberikan.
Yang benar,
______________________
(Tandatangan)
(Nama Penuh)
(Jawatan)
5. Surat Tanda Tangan Bagi Persetujuan Pembiayaan
Tarikh: 30 Mei 2023
Kepada,
Pengurus Kewangan,
Dengan ini, saya, _______________ (Nama Penuh & Jawatan) mewakili ________________ (Nama Organisasi) ingin mengesahkan persetujuan untuk pembiayaan projek ____________ (Nama Projek) yang telah dibentangkan. Untuk tujuan ini, saya melantik encik/cik ______________ (Nama Wakil) untuk menandatangani dokumen berkaitan pembiayaan bagi pihak organisasi kami.
Adalah menjadi harapan kami agar projek ini dapat dilaksanakan dengan lancar dan membawa kebaikan kepada semua pihak terlibat. Kerjasama dan sokongan dari pihak tuan amat kami hargai dalam merealisasikan projek ini.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasama yang diberikan.
Yang benar,
______________________
(Tandatangan)
(Nama Penuh)
(Jawatan)
6. Surat Tanda Tangan Untuk Pendaftaran Syarikat
Tarikh: 5 Jun 2023
Kepada,
Suruhanjaya Syarikat Malaysia,
Saya ________________ (Nama Penuh & Jawatan) mewakili ____________ (Nama Syarikat) ingin memohon pendaftaran syarikat kami. Saya mengizinkan encik/cik ________________ (Nama Penuh Wakil) untuk menandatangani semua dokumen yang berkaitan dengan pendaftaran ini bagi pihak kami.
Sila hubungi kami jika terdapat sebarang pertanyaan atau dokumen tambahan yang diperlukan. Kami berharap agar proses pendaftaran dapat berjalan dengan lancar. Kerjasama dari pihak tuan disanjung tinggi.
Yang benar,
______________________
(Tandatangan)
(Nama Penuh)
(Jawatan)
7. Surat Tanda Tangan Perwakilan Mesyuarat
Tarikh: 15 Julai 2023
Kepada,
Jawatankuasa Mesyuarat,
Saya, ______________ (Nama Penuh & Jawatan) dari ___________ (Nama Organisasi) ingin memaklumkan bahawa encik/cik ______________ (Nama Penuh Wakil) akan mewakili saya dalam mesyuarat yang akan diadakan pada __________ (Tarikh Mesyuarat).
Ianya adalah penting untuk memastikan maklumat dan pandangan kami dapat disampaikan dengan tepat. Kami percaya bahawa wakil kami akan menjalankan tanggungjawab ini dengan baik. Sila maklumkan kepada kami tentang sebarang agenda yang perlu dibincangkan sebelum mesyuarat.
Terima kasih atas kerjasama yang baik daripada pihak tuan.
Yang benar,
______________________
(Tandatangan)
(Nama Penuh)
(Jawatan)
8. Surat Tanda Tangan Untuk Perjalanan Rasmi
Tarikh: 22 Ogos 2023
Kepada,
Pengurus Perjalanan,
Dikesempatan ini, saya, ________________ (Nama Penuh & Jawatan) mewakili ____________ (Nama Organisasi) ingin memaklumkan bahawa encik/cik ______________ (Nama Penuh Wakil) akan melaksanakan perjalanan rasmi ke ___________ (Destinasi) untuk tujuan ________ (Tujuan Perjalanan) dari ________ (Tarikh) hingga ________ (Tarikh).
Saya membenarkan wakil kami untuk menandatangani semua dokumen berkaitan perjalanan ini, termasuk tiket dan penginapan. Kami berharap perjalanan ini dapat memberikan manfaat kepada organisasi serta meningkatkan hubungan dengan pihak luar.
Kerjasama anda sangat dihargai.
Yang benar,
______________________
(Tandatangan)
(Nama Penuh)
(Jawatan)
9. Surat Tanda Tangan Untuk Pembelian Peralatan
Tarikh: 18 September 2023
Kepada,
Pihak Pembekal,
Saya, ________________ (Nama Penuh & Jawatan) mewakili ____________ (Nama Organisasi) ingin memaklumkan mengenai keputusan kami untuk membeli peralatan ____________ (Jenis Peralatan) dari syarikat anda. Oleh yang demikian, saya memberikan kebenaran kepada encik/cik ________________ (Nama Penuh Wakil) untuk menandatangani dokumen jual beli bagi pihak kami.
Kami berharap proses pembelian ini dapat dilaksanakan dengan baik dan mempercepatkan proses operasi dalam organisasi kami. Kerjasama anda amat kami hargai. Sila maklumkan jika ada prosedur tambahan yang perlu diikuti.
Yang benar,
______________________
(Tandatangan)
(Nama Penuh)
(Jawatan)
10. Surat Tanda Tangan Untuk Menghadiri Kursus
Tarikh: 25 Oktober 2023
Kepada,
Pendaftar Kursus,
Saya, ________________ (Nama Penuh) ingin memohon pendaftaran encik/cik ______________ (Nama Penuh Wakil) untuk menghadiri kursus ____________ (Nama Kursus) yang akan diadakan pada __________ (Tarikh Kursus). Saya mempercayakan kepada beliau untuk menghadiri dan mewakili organisasi kami dalam kursus tersebut.
Penglibatan ini adalah penting untuk meningkatkan kemahiran dan pengetahuan kakitangan kami. Sila beritahu jika ada dokumen atau informasi tambahan yang diperlukan sebelum kursus. Kerjasama anda sangat kami hargai.
Terima kasih atas perhatian anda.
Yang benar,
______________________
(Tandatangan)
(Nama Penuh)
(Jawatan)
Jadi, itu dia sedikit sebanyak tentang contoh surat tanda tangan bagi pihak. Harap info yang kami kongsikan dapat membantu korang dalam urusan rasmi kelak. Terima kasih kerana sudi meluangkan masa untuk membaca artikel ini! Jangan lupa untuk datang lagi ke sini lain kali ya, kami akan terus sediakan lebih banyak tips dan maklumat berguna untuk korang. Jaga diri dan sampai jumpa lagi!