Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia menyediakan garis panduan untuk penulisan surat rasmi kerajaan. Kementerian Pendidikan Malaysia sering menggunakan format surat rasmi dalam komunikasi rasmi. Suruhanjaya Pilihan Raya Malaysia mengeluarkan dokumen rasmi yang mengikuti contoh surat rasmi kerajaan. Pejabat Perdagangan Dalam Negeri dan Hal Ehwal Pengguna juga memerlukan surat rasmi dalam urusan rasmi mereka. Majlis Perbandaran memanfaatkan surat rasmi sebagai alat untuk berhubung dengan masyarakat dan menguruskan hal ehwal tempatan. Artikel ini akan menerangkan kepentingan dan cara penulisan “jabatan contoh surat rasmi kerajaan” yang betul dan berkesan.
Struktur Jabatan Contoh Surat Rasmi Kerajaan
Surat rasmi kerajaan adalah dokumen yang digunakan untuk berkomunikasi secara formal antara agensi kerajaan, individu, dan pihak swasta. Untuk memastikan surat rasmi ini tidak hanya jelas, tetapi juga memenuhi semua standard yang diperlukan, struktur yang betul adalah sangat penting. Berikut adalah cara yang terbaik untuk menyusun surat rasmi kerajaan.
1. Kepala Surat
Pada bahagian atas surat, mesti ada kepala surat yang mengandungi:
- Nama jabatan atau agensi
- Alamat lengkap
- Logo jabatan (jika ada)
- Tarikh surat ditulis
2. Rujukan Surat
Seterusnya, rujukan surat harus ada, yang boleh diisi dalam bentuk:
- Nombor rujukan surat sebelumnya atau yang berkaitan
- Rujukan kepada penerima surat
3. Penerima Surat
Pastikan untuk menyertakan maklumat penerima dengan tepat, termasuk:
- Nama penuh
- Jawatan
- Alamat lengkap penerima
4. Salutation / Salam Pembuka
Memulakan surat dengan ucapan yang sesuai adalah penting. Contoh:
- Yang dihormati
- Yang Berhormat
- Saudara/Saudari
5. Isi Surat
Ini adalah bahagian utama surat, di mana anda akan menjelaskan tujuan penulisan surat dengan jelas dan langsung. Untuk melakukannya, ikuti struktur di bawah:
| Struktur | Keterangan |
|---|---|
| Pengenalan | Kemukakan tujuan surat dan latar belakang yang relevan. |
| Isi Utama | Nyatakan maklumat atau permohonan dengan jelas, termasuk sebarang butiran sokongan. |
| Penutup | Ringkaskan intipati surat dan tunjukkan harapan untuk maklum balas atau tindakan lanjut. |
6. Salam Penutup
Menutup surat dengan ucapan penutup yang formal, seperti:
- Yang benar
- Salam hormat
- Segala hormat
7. Tandatangan dan Nama Pengirim
Akhir sekali, sertakan tandatangan pengirim, diikuti dengan nama penuh dan jawatan mereka. Ini menunjukkan keperibadian dan tanggung jawab surat tersebut.
8. Nota Tambahan
Jika perlu, anda juga boleh sertakan lampiran atau dokumen tambahan untuk menyokong isi surat. Pastikan untuk menyatakan bilangan lampiran di akhir surat.
Sebagai contoh:
- Lampiran: 2 dokumen
Dengan mematuhi susunan ini, surat rasmi kerajaan yang ditulis akan tampil lebih professional dan mudah difahami.
Contoh Surat Rasmi Kerajaan
Bahagian ini menyediakan sepuluh contoh surat rasmi kerajaan dalam Bahasa Malaysia untuk pelbagai tujuan. Setiap surat ini direka untuk mengikut format rasmi dan etika komunikasi yang sesuai.
1. Surat Permohonan Bantuan Kewangan
Alamat Penghantar
Nama Penghantar
Jabatan Penghantar
Tarikh
Kepada,
Ketua Jabatan Kebajikan Masyarakat
Alamat Jabatan
Tuan/Puan,
PER: PERMOHONAN BANTUAN KEWANGAN UNTUK PROJEK KOMUNITI
Saya, [Nama Penghantar], dari [Jabatan Penghantar], ingin memohon bantuan kewangan bagi melaksanakan Projek [Nama Projek] yang bertujuan untuk [Tujuan Projek] di kawasan [Nama Kawasan]. Projek ini dijadualkan berlangsung dari [Tarikh Mula] hingga [Tarikh Tamat].
Sehubungan dengan itu, saya mohon pertimbangan Tuan/Puan untuk meluluskan bantuan kewangan sebanyak [Jumlah] untuk menampung kos pelaksanaan projek ini. Satu kertas kerja yang lengkap dengan anggaran perbelanjaan dan objektif projek disertakan bersama surat ini.
Kerjasama dan perhatian daripada pihak Tuan/Puan amat dihargai. Saya sedia untuk memberikan maklumat lanjut atau perbincangan lanjut mengenai perkara ini pada bila-bila masa.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
[Nama Penghantar]
[Jawatan Penghantar]
2. Surat Permohonan Cuti Belajar
Nama Penghantar
Jawatan
Jabatan
Alamat
Tarikh
Kepada,
Pengarah Jabatan Sumber Manusia
Nama Pejabat
Alamat Pejabat
Tuan/Puan,
PER: PERMOHONAN CUTI BELAJAR UNTUK MENGIKUTI PROGRAM IJAZAH
Saya, [Nama Penghantar], seorang [Jawatan] di [Jabatan], ingin memohon cuti belajar untuk melanjutkan pengajian dalam bidang [Bidang Pengajian] di [Nama Institusi] selama [Tempoh Cuti]. Pengajian ini dijadualkan bermula pada [Tarikh Mula] dan berakhir pada [Tarikh Tamat].
Di dalam surat ini, saya sertakan semua dokumen yang diperlukan seperti surat penerimaan dari institusi dan pelan pengajian. Saya yakin bahawa pengajian ini akan meningkatkan pengetahuan dan kemahiran saya dalam [Bidang Berkaitan], yang seterusnya akan memberi manfaat kepada organisasi.
Sehubungan dengan itu, saya berharap pihak Tuan/Puan dapat mempertimbangkan permohonan ini. Saya berjanji untuk kembali bertugas dengan komitmen yang lebih tinggi bagi menyumbang kepada organisasi selepas tamat pengajian.
Kerjasama Tuan/Puan dalam hal ini amat saya hargai. Terima kasih.
Yang benar,
[Nama Penghantar]
3. Surat Maklumbalas Aduan
Nama Penghantar
Jawatan
Jabatan
Alamat
Tarikh
Kepada,
Pengadu
Alamat Pengadu
Tuan/Puan,
PER: MAKLUM BALAS TERHADAP ADUAN [Tajuk Aduan]
Saya merujuk kepada aduan yang telah Tuan/Puan ajukan kepada kami bertarikh [Tarikh Aduan]. Kami telah menjalankan siasatan yang mendalam terhadap isu yang dikemukakan.
Setelah meneliti kes ini, kami mendapati bahawa [Huraian Penyiasatan]. Oleh itu, kami mohon maaf atas kesulitan yang dialami dan memaklumkan bahawa langkah-langkah telah diambil untuk menyelesaikan isu tersebut, iaitu [Langkah Penyelesaian].
Kerjasama dan kesabaran Tuan/Puan amat kami hargai dalam menjaga hubungan baik antara pihak kami dan masyarakat. Sekiranya terdapat sebarang pertanyaan lanjut, silalah hubungi kami di [Nombor Telefon] atau [Alamat Email].
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
[Nama Penghantar]
4. Surat Pengesahan Keputusan Peperiksaan
Nama Penghantar
Jabatan Pendidikan
Alamat
Tarikh
Kepada,
Ibu Bapa/Penjaga
Alamat Ibu Bapa/Penjaga
Tuan/Puan,
PER: PENGESAHAN KEPUTUSAN PEPERIKSAAN ANAK ANDA
Saya mengambil kesempatan ini untuk memaklumkan bahawa anak Tuan/Puan, [Nama Pelajar] telah menduduki peperiksaan [Nama Peperiksaan] yang dijalankan pada [Tarikh Peperiksaan]. Dengan sukacitanya, kami ingin mengesahkan bahawa beliau telah memperoleh keputusan yang cemerlang, dengan [Butiran Keputusan].
Keputusan ini menunjukkan usaha gigih dan komitmen beliau dalam bidang akademik, dan kami berharap beliau akan meneruskan prestasi yang cemerlang dalam pengajian seterusnya.
Sekiranya Tuan/Puan ingin mendapatkan maklumat lanjut mengenai prestasi akademik anak Tuan/Puan atau mempunyai sebarang pertanyaan, sila hubungi kami di [Nombor Telefon].
Terima kasih atas perhatian Tuan/Puan.
Yang benar,
[Nama Penghantar]
[Jawatan]
5. Surat Panggilan Mesyuarat
Nama Penghantar
Jawatan
Jabatan
Alamat
Tarikh
Kepada,
Nama Penerima
Jawatan Penerima
Jabatan Penerima
Tuan/Puan,
PER: PANGGILAN MESYUARAT JABATAN
Saya merujuk kepada perkara di atas. Dengan ini, saya ingin memaklumkan bahawa mesyuarat jabatan akan diadakan pada [Tarikh dan Waktu] di [Lokasi Mesyuarat].
Agenda mesyuarat adalah seperti berikut:
- [Agenda 1]
- [Agenda 2]
- [Agenda 3]
Saya mohon semua yang berkaitan agar hadir pada mesyuarat ini untuk membincangkan isu-isu penting. Sila maklumkan kepada saya jika Tuan/Puan tidak dapat hadir.
Kerjasama dan komitmen Tuan/Puan amat dihargai. Terima kasih.
Yang benar,
[Nama Penghantar]
6. Surat Penghargaan kepada Individu
Nama Penghantar
Jawatan
Jabatan
Alamat
Tarikh
Kepada,
Nome Penerima
Jawatan Penerima
Jabatan Penerima
Tuan/Puan,
PER: SURAT PENGHARGAAN ATAS SUMBANGAN ANDA
Dengan sukacitanya saya ingin mengambil kesempatan ini untuk mengucapkan setinggi-tinggi penghargaan kepada Tuan/Puan atas sumbangan dan dedikasi yang telah ditunjukkan dalam [Aktiviti atau Projek yang Dijalankan].
Sumbangan Tuan/Puan telah memberi impak positif yang besar, dan kami sangat menghargai usaha serta komitmen yang telah ditunjukkan. Tanpa kerjasama dan sokongan dari Tuan/Puan, kejayaan ini tidak mungkin tercapai.
Kami berharap agar Tuan/Puan akan terus menyumbang kepada [Nama Organisasi] dan menjalin hubungan baik di masa akan datang. Kerja keras dan dedikasi Tuan/Puan tidak akan dilupakan.
Terima kasih atas segala sokongan daripada Tuan/Puan.
Yang benar,
[Nama Penghantar]
7. Surat Penawaran Jawatan
Nama Penghantar
Jawatan
Jabatan
Alamat
Tarikh
Kepada,
Nama Calon
Alamat Calon
Tuan/Puan,
PER: TAWARAN JAWATAN DI [NAMA ORGANISASI]
Dengan suka cita, kami ingin mengesahkan bahawa Tuan/Puan telah dipilih untuk mengisi jawatan [Nama Jawatan] di [Nama Organisasi]. Tuan/Puan akan melaporkan diri pada [Tarikh Lapor Diri].
Maklumat lanjut mengenai faedah dan syarat kerja akan disertakan di dalam surat tawaran rasmi yang akan kami kirimkan kemudian. Kami yakin bahawa Tuan/Puan akan memberi sumbangan yang positif kepada organisasi seiring visi dan misi kami.
Sekiranya Tuan/Puan mempunyai sebarang pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi kami di [Nombor Telefon] atau [Alamat Email].
Tarikh maklum balas daripada Tuan/Puan adalah sebelum [Tarikh Akhir Maklum Balas]. Terima kasih.
Yang benar,
[Nama Penghantar]
8. Surat Permohonan Pindah Jabatan
Nama Penghantar
Jawatan
Jabatan
Alamat
Tarikh
Kepada,
Ketua Jabatan
Nama Pejabat
Alamat Pejabat
Tuan/Puan,
PER: PERMOHONAN PINDAH JABATAN
Saya, [Nama Penghantar], ingin memohon untuk dipindahkan ke [Nama Jabatan Baharu] disebabkan oleh [Alasan Pindah]. Saya percaya bahawa pemindahan ini akan memberi manfaat kepada saya untuk terus berkembang dan memberi sumbangan yang lebih baik kepada organisasi.
Sehubungan dengan itu, saya sertakan sekali surat sokongan serta maklumat peribadi saya untuk tindakan lanjut. Dengan rendah hati saya memohon kerjasama daripada pihak Tuan/Puan untuk mempertimbangkan permohonan ini.
Kerjasama dan perhatian Tuan/Puan amat saya hargai. Harap maklum balas daripada pihak Tuan/Puan secepat mungkin. Terima kasih.
Yang benar,
[Nama Penghantar]
9. Surat Pemberitahuan Penutupan Pejabat
Nama Penghantar
Jawatan
Jabatan
Alamat
Tarikh
Kepada,
Nama Penerima
Jawatan Penerima
Jabatan Penerima
Tuan/Puan,
PER: PEMBERITAHUAN PENUTUPAN PEJABAT
Dengan segala hormatnya, kami ingin memaklumkan bahawa pejabat kami akan ditutup pada [Tarikh Penutupan] sempena [Sebab Penutupan]. Pejabat akan dibuka semula pada [Tarikh Pembukaan].
Semua urusan penting perlu diselesaikan sebelum hari penutupan dan sebarang pertanyaan boleh diajukan sebelum tarikh tersebut. Kami meminta maaf di atas sebarang kesulitan yang mungkin timbul dan menghargai kerjasama daripada semua pihak.
Terima kasih atas perhatian Tuan/Puan.
Yang benar,
[Nama Penghantar]
10. Surat Pengesahan Kehadiran
Nama Penghantar
Jawatan
Jabatan
Alamat
Tarikh
Kepada,
Nama Penerima
Jawatan Penerima
Jabatan Penerima
Tuan/Puan,
PER: PENGESAHAN KEHADIRAN DI [Nama Acara]
Dari [Tarikh Mula] hingga [Tarikh Tamat], kami ingin mengesahkan kehadiran Tuan/Puan dalam [Nama Acara] yang berlangsung di [Lokasi Acara]. Kehadiran Tuan/Puan adalah sangat dihargai dan akan memberikan asas penting dalam menambah baik kerjasama antara kita.
Berikut adalah butiran lanjut mengenai acara tersebut:
- Tarikh: [Tarikh]
- Waktu: [Waktu]
- Lokasi: [Lokasi]
Jika ada sebarang pertanyaan lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kami. Terima kasih atas perhatian Tuan/Puan dan kami menantikan kehadiran Tuan/Puan pada acara tersebut.
Yang benar,
[Nama Penghantar]
Terima kasih kerana meluangkan masa untuk membaca artikel mengenai jabatan contoh surat rasmi kerajaan ini. Harap-harap, info yang kami kongsikan membantu anda dalam memahami cara-cara menulis surat rasmi dengan lebih baik. Jangan lupa singgah lagi ke laman kami nanti untuk lebih banyak tips dan panduan berguna. Sampai jumpa lagi di lain kali!