Surat rasmi contoh merupakan dokumen penting dalam urusan rasmi yang sering digunakan oleh individu dan organisasi. Pelbagai jenis surat rasmi seperti surat permohonan, surat pengesahan, dan surat tuntutan, berfungsi untuk menyampaikan mesej atau maklumat dengan cara yang formal dan teratur. Contoh surat rasmi menyediakan panduan yang berguna dalam penulisan surat yang betul dan berkesan, membolehkan pengirim menyampaikan niat mereka dengan jelas. Penggunaan format yang sesuai dalam surat rasmi ini memastikan bahawa penerima memahami konteks dan tujuan surat tersebut dengan mudah. Oleh itu, menguasai cara menulis surat rasmi adalah kemahiran yang sangat berharga dalam persekitaran profesional.
Struktur Terbaik untuk Surat Rasmi Contoh
Surat rasmi adalah dokumen penting yang digunakan dalam situasi formal. Jika anda seorang yang perlu menulis surat rasmi, memahami struktur yang betul adalah kunci untuk menyampaikan mesej dengan jelas. Berikut adalah panduan tentang cara menulis surat rasmi yang baik dan berkesan.
1. Maklumat Penghantar
Bahagian ini biasanya terletak di penjuru kiri atas surat. Ia perlu merangkumi:
- Nama penuh penghantar
- Alamat lengkap
- Nombor telefon (jika perlu)
- Email (jika perlu)
2. Tarikh
Seterusnya, anda perlu menulis tarikh surat itu ditulis. Ia perlu diletakkan di bawah maklumat penghantar, tetapi di sebelah kanan surat. Contohnya:
1 Januari 2023
3. Maklumat Penerima
Di bawah tarikh, sertakan maklumat penerima surat. Rujukan ini juga perlu di sebelah kiri surat, dan mengandungi:
- Nama penerima
- Jawatan (jika ada)
- Nama organisasi (jika berkaitan)
- Alamat penerima
4. Salam Pembuka
Pastikan anda menggunakan salam yang sesuai. Contoh yang biasa digunakan termasuk:
- Yang Berhormat
- Tuan/Puan
- Assalamualaikum
5. Isi Surat
Bahagian ini adalah tempat anda menyampaikan maklumat atau permintaan. Anda boleh membahagikan isi surat kepada beberapa perenggan untuk memudahkan pemahaman. Berikut adalah cara anda boleh strukturkan isi surat:
| Perenggan | Kandungan |
|---|---|
| 1 | Pengenalan kepada isu atau topik yang dibincangkan |
| 2 | Detail dan penjelasan lanjut tentang isu tersebut |
| 3 | Permintaan atau tindakan yang diharapkan daripada penerima |
6. Salam Penutup
Gunakan salam penutup yang formal seperti:
- Yang benar,
- Salam sejahtera,
7. Tanda Tangan
Di bawah salam penutup, tinggalkan ruang untuk tanda tangan anda. Selepas itu, sertakan nama penuh anda dan sebarang maklumat tambahan yang relevan seperti jawatan anda.
8. Lampiran (Jika Perlu)
Jika ada dokumen sampingan yang disertakan bersama surat, anda boleh menyenaraikannya di bawah nota lampiran dengan cara ini:
- Contoh lampiran 1: Dokumen A
- Contoh lampiran 2: Dokumen B
Dengan mengikuti struktur ini, anda akan dapat menulis surat rasmi yang jelas dan teratur, sekaligus menunjukkan profesionalisme anda. Sediakan juga ruang yang mencukupi bagi setiap bahagian, jangan terlalu padat, agar penerima merasa mudah untuk membaca surat anda!
Contoh Surat Rasmi untuk Pelbagai Tujuan
Berikut adalah sepuluh contoh surat rasmi yang boleh dijadikan panduan untuk pelbagai tujuan komunikasi rasmi.
1. Surat Permohonan Cuti
Tarikh: 12 Oktober 2023
Pengarah Sumber Manusia,
ABC Sdn. Bhd.,
No. 5, Jalan Kesenian,
50400 Kuala Lumpur.
Per: Permohonan Cuti
Yang Berhormat,
Dengan segala hormatnya, saya ingin memohon cuti selama tiga hari dari 19 hingga 21 Oktober 2023 atas sebab peribadi. Saya berjanji akan menyelesaikan semua tugasan sebelum cuti tersebut dan akan memastikan kelancaran penyampaian tugas dalam pasukan saya.
Saya berharap tuan/puan dapat mempertimbangkan permohonan saya ini. Terima kasih atas perhatian dan sokongan tuan/puan. Saya sedia untuk berbincang lebih lanjut jika diperlukan.
Segala kerjasama dan perhatian tuan/puan saya hargai.
Yang benar,
Ahmad bin Mohamad
2. Surat Notis Rasmi
Tarikh: 15 Oktober 2023
Ketua Pasukan Kebersihan,
XYZ Corp.,
No. 10, Jalan Teknologi,
50000 Kuala Lumpur.
Per: Notis Kebersihan
Yang Berhormat,
Kami ingin mengingatkan semua kakitangan tentang pentingnya mengekalkan kebersihan dalam kawasan pejabat. Ini termasuk membuang sampah pada tempatnya serta menjaga kebersihan meja kerja masing-masing.
Harap maklum bahawa pemeriksaan kebersihan akan dijalankan pada 25 Oktober 2023. Semua kakitangan diminta untuk memberikan kerjasama dalam memastikan pejabat kita sentiasa dalam keadaan bersih dan selesa.
Terima kasih atas kerjasama anda.
Yang benar,
Noraini binti Ahmad
3. Surat Tawaran Kerja
Tarikh: 20 Oktober 2023
Bandar Sdn. Bhd.,
No. 1, Jalan Maju,
82000 Johor Bahru.
Per: Tawaran Pekerjaan
Nama: Encik Zainal Abidin,
Dengan sukacitanya kami ingin menawarkan anda jawatan sebagai Eksekutif Pemasaran di Bandar Sdn. Bhd. dengan gaji bulanan sebanyak RM3,500.00. Tarikh mula bekerja dijadualkan pada 1 November 2023.
Segala terma dan syarat pekerjaan adalah seperti yang ditetapkan dalam buku panduan pekerja yang disertakan. Kami berharap anda dapat memberi jawapan sebelum 25 Oktober 2023.
Selamat datang ke pasukan kami!
Yang benar,
Razi bin Rahman
4. Surat Pengesahan Penerimaan Bayaran
Tarikh: 22 Oktober 2023
Puan Siti Fatimah,
No. 15, Jalan Sejahtera,
80100 Johor Bahru.
Per: Pengesahan Penerimaan Bayaran
Dengan segala hormatnya, kami ingin mengesahkan bahawa kami telah menerima bayaran sebanyak RM1,500.00 daripada puan pada 20 Oktober 2023 untuk invois #12345. Kami mengucapkan terima kasih atas pembayaran ini.
Segala pertanyaan lanjut boleh dirujuk kepada kami melalui emel yang tertera di bawah. Kami menghargai kerjasama dan kepercayaan puan terhadap perkhidmatan kami.
Terima kasih.
Yang benar,
Azhar bin Ismail
5. Surat Rayuan Kenaikan Gaji
Tarikh: 25 Oktober 2023
Pengurus Jabatan,
DEF Sdn. Bhd.,
No. 30, Jalan Perdagangan,
50200 Kuala Lumpur.
Per: Rayuan Kenaikan Gaji
Yang Berhormat,
Saya, Muhammad bin Zulkifli, seorang Eksekutif di jabatan penjualan, ingin merayu untuk mempertimbangkan kenaikan gaji saya. Selama lebih dari dua tahun bersama DEF Sdn. Bhd., saya telah berusaha keras untuk mencapai dan melebihi sasaran yang telah ditetapkan.
Dengan pertimbangan kepada sumbangan saya, saya berharap pihak pengurusan dapat memberikan pertimbangan yang sewajarnya. Saya bersedia untuk memberikan sebarang maklumat atau dokumen tambahan yang diperlukan.
Terima kasih atas perhatian tuan/puan. Komitmen saya kepada syarikat adalah utuh dan saya ingin menyumbang lebih ke arah kejayaan bersama.
Yang benar,
Muhammad bin Zulkifli
6. Surat Permohonan Maaf
Tarikh: 30 Oktober 2023
Puan Aida Rahim,
No. 27, Jalan Kebajikan,
82000 Johor Bahru.
Per: Permohonan Maaf
Yang Berhormat,
Saya ingin memohon maaf atas sebarang kekeliruan yang timbul dalam komunikasi kami sebelum ini. Saya menyedari bahawa maklumat yang saya berikan tidak tepat dan telah menyebabkan salah faham.
Saya menghargai kerjasama dan kesabaran puan dalam situasi ini. Saya berjanji akan lebih teliti dalam memastikan semua maklumat yang disampaikan adalah tepat bagi mengelakkan masalah yang sama di masa hadapan.
Terima kasih atas pengertian puan.
Yang benar,
Farihan binti Haji Ibrahim
7. Surat Permohonan Sumbangan
Tarikh: 5 November 2023
Persatuan Kebajikan Untuk Anak Yatim,
No. 14, Jalan Damai,
50000 Kuala Lumpur.
Per: Permohonan Sumbangan
Yang Berhormat,
Dengan ini kami daripada Persatuan Kebajikan Untuk Anak Yatim memohon sumbangan daripada tuan/puan bagi membantu kanak-kanak yang kurang bernasib baik. Sumbangan ini akan digunakan untuk membeli keperluan harian mereka serta untuk pendidikan mereka.
Sokongan daripada pihak tuan/puan amat kami hargai dan akan memberikan impak yang besar kepada kehidupan mereka. Kami amat berterima kasih atas pertimbangan dan sokongan tuan/puan.
Untuk pertanyaan lanjut, sila hubungi kami melalui emel atau nombor telefon yang tertera.
Yang benar,
Rina binti Abdul Rahman
8. Surat Penarikan Diri
Tarikh: 10 November 2023
Puan Maria Sulaiman,
Pengurus Sumber Manusia,
GHI Sdn. Bhd.,
No. 44, Jalan 6,
60000 Kuala Lumpur.
Per: Penarikan Diri
Yang Berhormat,
Melalui surat ini, saya ingin memaklumkan rasmi bahawa saya akan menarik diri dari jawatan saya di GHI Sdn. Bhd. berkuat kuasa serta-merta. Keputusan ini tidak diambil dengan mudah, tetapi adalah demi kebaikan karier dan masa depan saya.
Saya ingin mengucapkan terima kasih kepada syarikat dan rakan-rakan atas peluang dan pengalaman yang diberikan selama ini. Saya akan sentiasa menghargai kenangan indah yang telah dikongsi.
Saya berharap agar semua perhubungan dan kerjasama yang telah terjalin kekal baik walaupun saya tidak lagi bersama syarikat.
Yang benar,
Siti Nurhaliza
9. Surat Pemberitahuan Mesyuarat
Tarikh: 15 November 2023
Puan Fatimah Binti Abdul,
Pengurus Jabatan,
JKL Corp.
No. 9, Jalan Terus,
50000 Kuala Lumpur.
Per: Pemberitahuan Mesyuarat
Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa akan diadakan mesyuarat bagi membincangkan isu-isu semasa dalam jabatan kita pada:
- Tarikh: 20 November 2023
- Waktu: 3.00 petang
- Tempat: Bilik Mesyuarat 1
Semua kakitangan diminta hadir dan menyediakan laporan masing-masing untuk dibentangkan dalam mesyuarat tersebut. Kerjasama dan komitmen semua diperlukan untuk memastikan kelancaran mesyuarat.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasama semua.
Yang benar,
Azfar bin Jamal
10. Surat Ucapan Terima Kasih
Tarikh: 25 November 2023
Encik Hasan Ismail,
No. 11, Jalan Persahabatan,
50000 Kuala Lumpur.
Per: Ucapan Terima Kasih
Yang Berhormat,
Kami ingin mengucapkan terima kasih kepada Encik Hasan atas sumbangan dan bantuan yang telah diberikan kepada pihak kami dalam program amal yang lepas. Sokongan dan kepimpinan Encik sangat bermakna bagi kejayaan program tersebut.
Berharap agar kita dapat bekerjasama lagi di masa hadapan. Sekali lagi, terima kasih di atas segala usaha dan sokongan yang diberikan.
Yang benar,
Diana binti Ismail
Terima kasih kerana meluangkan masa untuk membaca artikel ini tentang “surat rasmi contoh”. Kita harap ia dapat membantu anda dalam menyediakan surat rasmi dengan lebih mudah dan berkesan. Jangan lupa untuk datang lagi ke laman kami untuk lebih banyak info dan tips berguna yang lain. Sampai jumpa lagi, semoga hari anda ceria!